Как автоматизировать передачу кадровых документов из 1С:ЗУП в 1С:Архив

Статья будет полезна руководителям кадровых служб, специалистам по управлению персоналом, бухгалтерам, юристам, IT‑специалистам, а также всем, кто отвечает за хранение кадровых документов и хочет обеспечить их сохранность и юридическую значимость на десятки лет.

Кадровые документы сопровождают сотрудника на протяжении всей работы в компании: от приема и перевода до отпусков, командировок и увольнения. Но их жизненный цикл не заканчивается после подписания или завершения трудовых отношений. Многие документы нужно хранить годами, а часть — десятилетиями.

С переходом на кадровый электронный документооборот этот вопрос становится еще важнее. Электронный приказ, заявление или трудовой договор нельзя просто сохранить в папку на сервере. Нужно обеспечить целостность файла, сохранность электронной подписи, контроль сроков хранения и возможность подтвердить юридическую значимость документа спустя годы. Для этих задач используется 1С:Архив — специализированное решение для долговременного хранения бумажных и электронных документов.

В статье рассмотрим, чем электронный архив отличается от обычного файлового хранилища, какие кадровые документы нужно передавать на хранение, как устроена передача из 1С:ЗУП в 1С:Архив и какие возможности получает компания после внедрения.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Актуальные требования к хранению кадровых документов

Хранение кадровых документов — это не внутренняя формальность, а обязанность работодателя. Порядок работы с архивными документами регулируется несколькими нормативными актами, включая:

• Федеральный закон №125‑ФЗ — регулирует архивное дело, закрепляет обязанность организаций обеспечивать сохранность всех архивных документов, включая электронные.
• Приказ Росархива №77 (2023 год) — утвердил правила хранения, учета и комплектования архивных документов.
• Приказ Минтруда №572Н (2022 год) — устанавливает требования к составу и формату электронных кадровых документов.
• Приказ Росархива №236 (2019 год) — определяет перечень документов и сроки их хранения (разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение»).
• Федеральный закон №63‑ФЗ — об электронной подписи, приравнивает документы с квалифицированной ЭП к бумажным оригиналам.

Сроки хранения кадровых документов различаются: одни документы хранятся несколько лет, другие — 50 или 75 лет, а отдельные категории подлежат постоянному хранению.

Поэтому важно не просто сохранить файл, а обеспечить его правильное архивное хранение: с учетом формата, сроков, подписей, метаданных и возможности дальнейшего предоставления по запросу.

К чему может привести несоблюдение правил?

Нарушение порядка хранения кадровых документов может привести к штрафам и правовым рискам. Ответственность может наступить по:

• Статье 13.20 КоАП РФ — за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
• Статье 13.11 КоАП РФ — за нарушения в области обработки и хранения персональных данных (а в кадровых документах их много).
• Статье 325 УК РФ — за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (вплоть до уголовной ответственности).

Риски для компании не ограничиваются штрафами. Потеря кадровых документов может осложнить трудовые споры, проверки, подтверждение стажа сотрудников и взаимодействие с контролирующими органами.

Что такое электронный архив?

Электронный архив или хранилище файлов: в чем разница

Многие компании считают, что для хранения электронных кадровых документов достаточно сетевой папки, файлового сервера или раздела в корпоративном облаке. Но такое хранилище не является архивом.

Обратите внимание: хранить кадровые документы длительного срока только в оперативной системе, например в 1С:ЗУП или 1С:Документообороте, методически неверно. Эти системы предназначены для текущей работы, а не для архивного хранения на десятки лет.

Какие кадровые документы подлежат хранению в архиве

В архив передаются:

• документы постоянного срока хранения;
• документы временного срока хранения свыше 10 лет;
• документы по личному составу.

К таким документам относятся:

• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения;
• приказы о приеме, переводе, отпуске, командировке, поощрении;
• личные дела;
• заявления сотрудников;
• согласия на обработку персональных данных;
• договоры о материальной ответственности.

Документы со сроком хранения до 10 лет могут оставаться в оперативных системах и уничтожаться после истечения срока хранения.

Важно учитывать, что не все кадровые документы можно полностью перевести в электронный вид. Некоторые документы по-прежнему требуют бумажного оформления, например:

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях;
• инструктажи по охране труда;
• трудовые книжки (если сотрудник выбрал бумажную форму).

Из чего состоит электронный архивный документ

Электронный документ, передаваемый на архивное хранение, представляет собой не просто один файл. Это архивный контейнер, который включает:

• файл основного документа в оригинальном формате;
• приложения, если они есть;
• файл метаданных с реквизитами, связями и служебной информацией;
• электронные подписи;
• файл документа в формате PDF‑A;
• машиночитаемую доверенность, если документ подписан представителем организации.

Как 1С:Архив обеспечивает юридическую значимость

1С:Архив поддерживает полный набор механизмов, необходимых для долговременного и юридически значимого хранения:

• Проверка целостности. Система автоматически сверяет хэш‑суммы файлов — если документ был изменен, это будет обнаружено.
• Работа с электронными подписями. Поддерживаются простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная подписи. Архив «улучшает» подпись до формата КДС‑А версии 3 и добавляет метку доверенного времени.
• Контроль меток времени. Служба штампов времени имеет сертификат сроком действия 10–15 лет. Архив напоминает о необходимости «перештамповки» — получения новой метки времени до истечения старой.
• Сохранение метаданных. Фиксируются все реквизиты, связи между документами, визы, резолюции.
• Аудит действий. Все операции с документами протоколируются.

Обратите внимание: если файл документа был изменен после передачи в архив, система сможет выявить нарушение целостности. Это особенно важно для кадровых документов, которые могут понадобиться при проверках, судебных спорах или подтверждении трудового стажа.

Как передать документы из 1С:ЗУП в 1С:Архив

Рассмотрим типовой сценарий.

В 1С:ЗУП оформлен кадровый документ, например приказ о направлении сотрудника в командировку. Документ подписан сотрудником через кабинет сотрудника, а со стороны работодателя — усиленной электронной подписью. К приказу приложены заявление на командировку и служебное задание. Все документы подписаны.

Шаг 1. Отметить документ к отправке

В карточке документа в 1С:ЗУП пользователь выбирает действие «Еще», затем «Отправить в 1С:Архив». Система предупреждает, что после передачи документ станет недоступен для редактирования.

Шаг 2. Сформировать пакет передачи

Документ попадает в пакет обмена. Обмен может выполняться автоматически по регламентному заданию или подтверждаться ответственным сотрудником вручную.

Шаг 3. Передать документ в архив

Обмен между 1С:ЗУП и 1С:Архивом выполняется через общий каталог. 1С:ЗУП выгружает документы и необходимую нормативно-справочную информацию, а 1С:Архив загружает данные.

Шаг 4. Принять документы в архиве

Ответственный сотрудник в 1С:Архиве получает задачу на прием пакета. В системе отображается статус:

• белый — пакет новый, не принят;
• зеленый — принят;
• красный — отклонен.

Ответственный сотрудник открывает пакет, проверяет документы. Архив автоматически определяет дело по заданным параметрам (организация, подразделение, дата, вид документа, гриф). Если дело не найдено, сотрудник назначает его вручную.

Шаг 5. Зафиксировать результат

После успешной приемки в 1С:ЗУП появляется отметка, что документ принят в архив. Также становится доступна возможность скачать архивный контейнер.

Через заданный период файлы могут быть удалены из оперативной системы и оставаться только в архиве.

Как передать бумажные документы и печатные формы

Если документ создан на бумаге и подписан собственноручно, его можно отсканировать и передать в 1С:Архив.

Для этого в 1С:ЗУП необходимо:

1. Прикрепить скан к карточке документа.
2. Указать вид документа.
3. Отметить файл для выгрузки в 1С:Архив.
4. Передать документ в архив.

Для бумажного оригинала важно указать, что передается именно скан‑копия, а не исходный электронный документ.

Аналогично можно передавать печатные формы, например расчетные ведомости. Документ формируется в 1С:ЗУП, сохраняется в PDF/A, подписывается усиленной электронной подписью с меткой времени и отправляется в архив.

Печатные формы отчетов после подписания сохраняются в разделе «Администрирование» — «Файлы» — Папка «1С:Архив».

Отметка о выгрузке в 1С:Архив в данном случае проставляется по кнопке в карточке файла.

Возможности 1С:Архива после передачи документов

После попадания документов в архив с ними можно работать по правилам архивного делопроизводства.

Формирование дел и описей

Документы группируются в электронные дела. После закрытия дел формируются сдаточные описи, которые можно распечатать, сохранить, согласовать и утвердить.

Поиск документов

В 1С:Архиве доступен поиск:

• по реквизитам (дата, номер, вид документа, организация, подразделение);
• по содержанию (поиск внутри PDF, изображений, TIFF, JPEG);
• по штрих-кодам.

Это позволяет быстро находить нужный документ без ручного просмотра папок и коробов.

Работа с запросами

В справочнике «Запросы» регистрируются входящие запросы (например, из ПФР или от бывшего сотрудника). На вкладке «Ответ» подбираются документы, формируется архивная справка или выписка. Система автоматически включает архивные шифры документов. Печатные формы («Архивная справка», «Архивная выписка») готовятся одним кликом.

Выдача документов

При временной выдаче документа оформляется карточка выдачи. В ней указывается, кому и на каком основании передается документ, а также контролируются сроки возврата.

Проверка наличия и состояния

Система поддерживает регулярную проверку дел и документов. По итогам проверки можно сформировать акт.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Для документов временного хранения система помогает сформировать акт о выделении дел к уничтожению. После утверждения акта уничтожение проводится в системе.

Что получает компания

Внедрение 1С:Архива для кадровых документов дает компании несколько важных результатов.

• Юридическая значимость: документы хранятся вместе с подписями, метками времени и в формате, пригодном для долговременного хранения.
• Соблюдение законодательства: система помогает контролировать сроки хранения, формировать описи, акты, архивные справки и другие документы.
• Безопасность: доступ к кадровым документам разграничивается по ролям, а действия пользователей фиксируются.
• Экономия места: часть бумажного архива можно перевести в электронный вид и снизить нагрузку на физическое хранение.
• Быстрый поиск: документы можно найти за минуты по реквизитам, сотруднику, виду документа или содержанию.
• Интеграция с 1С:ЗУП: передача документов выполняется автоматически, без повторного ввода данных и ручного копирования файлов.

Резюмируя

Долговременное хранение кадровых документов — это не просто задача «сохранить файлы». Это регламентированный процесс, от которого зависит юридическая значимость документов, готовность к проверкам и защита интересов компании.

Обычное файловое хранилище не решает эту задачу: в нем нет контроля целостности, работы с электронными подписями, учета сроков хранения и архивных процедур.

1С:Архив позволяет организовать полноценное хранение кадровых документов: от передачи из 1С:ЗУП до формирования дел, описей, выдачи документов и уничтожения по истечении сроков хранения.

Если компания уже внедряет КЭДО или планирует переход на электронные кадровые документы, настройка архивного хранения становится необходимым следующим шагом.