Обязательно ли применять электронный формат УПД с 2026 года?

Статья будет полезна бухгалтерам, главным бухгалтерам, финансовым директорам и руководителям компаний.

С 1 января 2026 года изменились правила применения электронных форматов первичных документов. Форматы привычных электронных накладных и актов, утвержденные ФНС, утратили силу, а налоговая служба рекомендует переходить на универсальный передаточный документ (УПД).

Обязательно ли с 2026 года оформлять акты через УПД?

Нет, такой обязанности законодательство не устанавливает. С 1 января 2026 года действительно прекратили действовать приказы ФНС, которыми были утверждены форматы электронной товарной накладной ТОРГ‑12 и акта о выполненных работах (оказанных услугах) (приказ ФНС России от 20.01.2025 №ЕД‑7‑26/28@). Однако отмена этих форматов не означает запрет на использование актов и накладных в электронном виде.

Форматы электронных первичных документов

Форматы электронных документов, утвержденные ФНС, относятся к формализованным. Они делятся на две группы:

1. Обязательные формализованные документы. Их всегда нужно передавать строго по утвержденному формату ФНС:
   • счет-фактура;
   • корректировочный счет-фактура;
   • УПД;
   • УКД.
2. Необязательные формализованные документы. К ним относятся:
   • товарные накладные;
   • акты выполненных работ и оказанных услуг;
   • иные первичные документы.

Для таких документов утвержденные форматы не являются обязательными при обмене между контрагентами.

Можно ли в 2026 году продолжать обмен актами в произвольном электронном формате?

Да, можно. ФНС России разъяснила, что после 01.01.2026 сохраняется возможность:

• оформлять первичные документы в виде неформализованных электронных документов (в форматах, поддерживаемых оператором ЭДО);
• использовать бумажные акты и накладные;
• применять УПД и УКД в обязательных случаях.

Отмена форматов ТОРГ‑12 и актов не распространяется на бумажные документы. Если организация обменивается бумажными актами и электронными счетами-фактурами, такой порядок можно сохранить и в 2026 году.

В каких случаях УПД будет обязательным?

Формализованный формат УПД (XML 5.03) по-прежнему применяется:

• при замене счета-фактуры и первичного документа одним файлом;
• при электронном взаимодействии с налоговыми органами;
• если компания изначально выстроила документооборот через УПД.

Обратите внимание: если компания использует неформализованные электронные акты, их нельзя передать в ИФНС в электронном виде. В такой ситуации потребуется либо распечатать документ на бумаге, либо представить его в виде скана, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Резюмируя

• С 01.01.2026 обязанности оформлять акты выполненных работ только в формате УПД (5.03) нет.
• Форматы актов и накладных, утвержденные ФНС, утрачивают силу, но это не запрещает электронные акты.
• Неформализованные электронные документы и бумажные акты по‑прежнему допустимы.
• УПД остается обязательным для счетов‑фактур и удобным инструментом при проверках.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Материал актуален на январь 2026 года.