- Подсистема «Бюджетирование, отчетность и анализ»
- Подсистема «Интеграция и управление мастер-данными»
- Учет входящей и исходящей документации.
- Учет договорной документации.
- Подсистема аккредитации контрагентов.
О компании
Компания «Абсолют Лигал» занимается строительством и обслуживанием станций и других объектов Российских железных дорог.
В структуру «Абсолют Лигал» входят 10 компаний, между которыми распределяются разные объекты и виды работ:
- строительство, монтаж, пусконаладка;
- техническое обслуживание объектов;
- поставка и хранение товарно-материальных ценностей.
Ситуация до внедрения
До запуска цифровой трансформации консолидированная управленческая отчетность формировалась в электронных таблицах. Данные для отчетов собирались вручную с дочерних компаний, трудозатраты росли, появлялись ошибки, связанные с человеческим фактором.
Структура справочников, используемая в «1С:Бухгалтерия», не соответствовала целевой структуре справочников управленческого учета. При сборе отчета в электронных таблицах много времени уходило на преобразование и последующую проверку консолидированных данных. Каждый раз подготовка управленческого отчета превращалась в нарастающий ком проблем.
Отсутствие электронного документооборота затрудняло взаимодействие головной и дочерних компаний, сложные согласовательные процедуры тормозили запуск совместных объектов.
Задачи проекта
- Создание системы управленческой отчетности: автоматизация формирования бюджетных форм на основе данных бухгалтерского учета.
- Цифровизация документооборота: систематизация учета исходящей и входящей документации, ускорение согласования договоров и подготовки сопроводительных пакетов документов, обеспечение контроля исполнения поручений.
- Создание единой экосистемы 1С: бесшовная интеграция «1С:Управление холдингом 8», «1С:Документооборот 8», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом».
Уникальность и инновационность проекта
Компания «1С-Рарус» реализовала комплекс проектов для создания единого ИТ-ландшафта головной организации и дочерних компаний ООО «Абсолют Лигал».
На базе «1С:Управление холдингом» создана система формирования отчетности по 10 юридическим лицам, за исключением внутригрупповых оборотов. Разработанная бюджетная модель состоит из 28 основных форм, куда консолидируются фактические данные и запланированные на будущий год. Дополнительные формы представляют собой сбор финансово-экономических показателей и контрольный лист, проверяющий корректность составленной модели.
Каждая форма содержит объемные данные с постатейными показателями. Данные для заполнения форм и итоговые статьи и справочники находятся в разных структурах нормативно-справочной информации (НСИ).
Команда «1С-Рарус» нормализовала текущие данные бухгалтерии для приведения к целевому состоянию НСИ в «1С:Управление холдингом». В процессе переноса исторических данных на целевую структуру, данные уточнялись и вносились корректировки.
Сложность в настройке правил сбора данных для бюджетных форм заключалась в том, что их нужно было адаптировать под разные варианты ведения учета у дочерних организаций. И только после корректного заполнения каждой формы система собирала консолидированный мастер-бюджет: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, и балансовый лист.
В нескольких отчетах добавлена возможность вывода информации в разрезе определенного количества Топ-контрагентов и Прочих, где в первом случае выводился список с наименованиями контрагентов и детальной информацией, а во втором варианте выводилась только одна сумма по всем остальным контрагентам без детализации.
Оперативное получение качественной управленческой отчетности позволяет собственникам видеть срез структуры баланса, прибыльность бизнеса и каждой из 10 компаний.
Результаты проекта
- Внедрение позволило оптимизировать численность сотрудников финансово-экономического подразделения, получить существенную экономию фонда оплаты труда.
- Появилась единая автоматизированная методология заполнения оперативных управленческих отчетов и управленческой отчетности.
- Автоматизация управленческого учета н абазе «1С:Управление холдингом 8» позволила создать единое финансово-экономическое подразделение в составе Управляющей компании.
- Внедрение «1С:Документооборот» позволило улучшить взаимосвязи между смежными подразделениями компаний и исключить дублирование функций сотрудников.
Результаты проекта внедрения «1С:Управление холдингом 8»
- Проведена нормализация данных регламентированного учета в соответствии с целевой структурой НСИ управленческого учета.
- Настроено автоматическое получение необходимых данных бухгалтерского и налогового учетов из «1C:Бухгалтерия 8 КОРП», и загрузка плановых данных из электронных таблиц.
- В отчетах снизилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Появилась возможность расшифровки сумм отчетов до конкретных проводок напрямую в «1С:Управление холдингом 8» без перехода в сторонние системы.
- В одном отчете стали доступны данные разных периодов: план текущего периода, факт прошлого периода и факт текущего периода.
- Минимум в 3 раза сократились трудозатраты на подготовку управленческой отчетности.
Результаты проекта внедрения «1С:Документооборот КОРП»
- Создана единая база хранения и учета документов. Регламентирована процедура получения, регистрации и рассмотрения входящей и исходящей документации.
- Скорость подготовки документации по разным объектам увеличена благодаря настройке маршрутизации обработки договоров и автоматическому контролю наличия сопроводительной документации.
- Согласованные и подписанные договоры выгружаются в программу «1С:Бухгалтерия 8» с автоматической установкой связи между объектами.
- Создана система учета и обработки многоуровневой цепочки договорных документов.
- Значительно ускорилось согласование и получение резолюций. В 2 раза увеличилась скорость согласования счетов на оплату.
- Усовершенствована процедура обработки входящих претензий. Уведомления рассылаются ответственным лицам и инициируется процесс анализа претензии и подготовки ответа.
- Повысился контроль поручений, при исполнении которых система «заставляет» прикладывать отчет по результатам. Внедрение программного продукта позволило дисциплинировать работу пользователей.
Архитектура решения и масштаб проекта
