ПАО «Детский Мир» включает в себя сеть магазинов «Детский Мир» и центры раннего развития ELC. За 59-летнюю историю оператор открыл свыше 400 торговых точек в 158 городах России, а также 12 супермаркетов в 4 крупнейших городах Казахстана. Сеть активно развивается на территории республики.
В ИТ-систему компании входит «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», интегрированная со сторонней программой по учету товародвижения. Решение «1С» позволяет сотрудникам казахстанского офиса вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с нормами законодательства республики, совершать банковские операции в тенге и иностранной валюте, производить взаиморасчеты с персоналом. Многолетний опыт использования программы показал, что функционал «1С» наилучшим образом подходит для организации процессов.
Сотрудники казахстанского офиса работают с системой через удаленный доступ: сама база данных располагается на серверной площадке компании в Москве. Ежедневно данные по товародвижению выгружаются с использованием технологии WEB-сервиса из учетной системы в программу «1С». На их основе казахстанские бухгалтера генерируют стандартные и аналитические отчеты, «закрывают» месяц.
В соответствии с новыми планами «Детского мира» по расширению сети в республике были спрогнозированы рост товарооборота и увеличение объема передаваемых данных. Отметив на старте реализации заявленных планов снижение работоспособности системы и ошибки при самостоятельной настройке новых параметров, руководство сети приняло решение о реновации ИТ-системы.
Силами ИТ-департамента ПАО «Детский мир» и стороннего подрядчика в московском офисе была заменена система товарного учета и на ее базе дополнительно реализован функционал Главной кассы магазинов и офиса. Для ее интеграции с программой «1С: Бухгалтерия 8 для Казахстана» и удаленной настройки рабочих мест сотрудников в Казахстане пригласили специалистов «1С-Рарус».
Кузин Андрей Вячеславович, начальник управления финансовых приложений Департамента Информационных Технологий ПАО «Детский Мир», отмечает: «Совместно мы работали над оптимизацией бухгалтерских процессов в части передачи данных товародвижения и кассовых документов. При этом для нас важно было сохранить функционал «1С», с которым бухгалтерам уже несколько лет комфортно работать. Также требовалось настроить стабильную выгрузку данных из новой товароучетной системы, увеличить скорость загрузки информации в «1С», реализовать возможность гибкой настройки параметров базы «1С» и системы мониторинга загрузки документов».
Основные результаты проекта:
- Ускорен обмен данными между «1С:Бухгалтерией 8 для Казахстана» и новой системой учета.
- Оптимизированы процессы сверки документов товародвижения между системами. Это было достигнуто путем создания достаточно быстрого интерфейса обмена данными. Новый интерфейс обладает прозрачными настройками и возможностью мониторинга процессов.
Ранее в процессах сверки документов были задействованы усилия сразу 2 отделов компании: бухгалтерии и службы технической поддержки. Блок работы бухгалтера, при котором сверка оборотов по 41 и 62 счетам (с последующей детализацией), отнимал много времени. Бухгалтерам не удавалось найти требуемый документ посредством детализированного поиска. Поэтому далее отбор выполняли сотрудники технической поддержки, применяя специальные фильтры. Ввиду непрозрачности интерфейса обмена и в зависимости от сложности задачи эта процедура могла занимать до 14 дней.
В ходе проектных работ был создан новый интерфейс обмена информацией между системами, а процесс сверки документации — полностью переписан. Благодаря новой системе мониторинга интеграционный обмен был улучшен в разы, что позволило затрачивать на сверку документов не более 2 часов.
- Оптимизация информационных процессов в бухгалтерской службе положительно сказалась на сроках закрытия финансового месяца — этот процесс ускорился на 6 дней.
- За счет стабильной работы обновленного интерфейса с системой товарного учета, а также новой системы мониторинга загрузки данных временные затраты на сопровождение системы сократились на 50%.
Андрей Кузин резюмирует: «В ходе проекта нам удалось провести ряд работ по модернизации ИТ-системы предприятия. Теперь система отлично справляется с возросшими потоками информации, приложения открываются без сбоев и «зависаний». Ежедневно точные данные о выручке и товародвижении двенадцати казахстанских магазинов сети передаются в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» и становятся доступными для анализа сотрудникам как офиса на месте, так и центрального офиса в Москве. Одним из главных преимуществ проекта стало сокращение времени закрытия итогов месяца, формирования и сдачи регламентированной бухгалтерской отчетности. Сегодня мы продолжаем сотрудничать с «1С-Рарус» в рамках сопровождения обновленной системы».
