Правила хранения документов в архивах
Правила хранения документов в архивах

Правила хранения документов в архивах

16.06.2023
4 мин
702

Статья будет полезна сотрудникам архивов, руководителям и бухгалтерам.

Организации хранят документы организации в своих архивах или отдают документы на хранение в сторонние организации. Линия консультаций «1С‑Рарус» подготовила статью о том, какие документы можно уничтожать, как правильно выполнять уничтожение и как отражать такие действия.

С какого момента считать срок годности документа?

Период хранения документа начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован организацией. Например, для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога.

Какие сроки установлены для хранения документов?

Общее правило — документы должны храниться 5 лет, если иное не предусмотрено законодательством. Рассмотрим наиболее часто встречаемые сроки хранения документов.

5 лет

  • Документы бухгалтерского учета.
  • Документы налогового учета.
  • Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
  • Счета-фактуры.

Не менее 5 лет

Обратите внимание: если более продолжительный срок не установлен.

  • Первичные учетные документы.
  • Регистры бухгалтерского учета.
  • Бухгалтерская отчетность.
  • Аудиторские заключения.
  • Документы учетной политики.
  • Стандарты экономического субъекта.
  • Другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

50–75 лет

  • Лицевые счета работников.
  • Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении.
  • Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг.
  • Личные карточки работников.

Обратите внимание: мы рекомендуем ориентироваться на максимальный срок хранения документов, чтобы у организаций не возникали ошибки с соблюдением срока.

О том, как автоматически вести учет, мы писали здесь.

Как уничтожить документы организации по истечению срока годности?

Организация должна оформить процедуру уничтожения документов.

Так, нужно выполнить следующие действия:

  1. Организация должна создать постоянно действующую экспертную комиссию. Она создается для инвентаризации документов, у которых уже истек срок хранения.

    Обратите внимание: членов комиссии нужно указать в приказе руководителя.

  2. После выявления соответствующих документов необходимо утвердить с руководителем организации акты по документам на уничтожение.
  3. Передать документы на утилизацию.
  4. Оформить приемо-сдаточную накладную.
  5. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить акт об уничтожении документов.
  6. Передать акт на уничтожение руководителю.

Обратите внимание: документы по утилизации организация должна хранить в архиве.

Подписывайтесь на Telegram-канал « ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вы читаете статью из рубрики:
Ответы ЛК «1С-Рарус»

Есть вопросы по статье? Задайте их нам!

Рассылка «Новости компании»: узнавайте о новых продуктах, услугах и спецпредложениях

Посмотреть все рассылки «1С‑Рарус»

Поле не должно быть пустым
Электронная почта указывается только латиницей, обязательно должен присутствовать знак @, доменное имя не может быть короче двух символов

Посмотреть все рассылки «1С-Рарус»

Иконка «Предупреждение» Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфидециальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Рарус»

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!