Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.
Сотрудники, у которых изменяются какие-либо данные, могут предоставить новую информацию отделу кадров организации. Линия консультаций «1С-Рарус» рассмотрит, нужны ли для подтверждения изменений копии обновленных документов.
В Трудовом законодательстве РФ нет положений, согласно которым сотрудники обязаны уведомлять работодателя об изменениях в личных данных или представлять оригиналы документов в отдел кадров для снятия копий.
Сотрудники, у которых поменялись какие-либо личные данные, должны лишь ознакомить с ними работника отдела кадров организации.
В соответствии с Законодательством РФ, работодатели должны соблюдать порядок ведения и хранения трудовых книжек сотрудников. Так, за непредставление достоверных сведений о сотрудниках на работодателя может быть наложена ответственность в виде штрафа.
Обратите внимание: мы рекомендуем организациям прописать в локальных нормативных актах или трудовых договорах обязанность сотрудника сообщать работодателю об изменении личных данных.
Если у сотрудника организации поменялась фамилия, отдел кадров может внести изменение в трудовую книжку только на основании каких-либо из следующих документов:
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о заключении брака;
- свидетельство о расторжении брака;
- свидетельство о перемене имени;
- каких-либо еще документов, содержащих личную информацию о сотруднике.
Обратите внимание: информация должна быть изложена с опорой на номер документа, дату и орган, выдавший документ.
Таким образом, работодателю не нужно получать от сотрудника копии документов. Для подтверждения изменений в личных данных достаточной является демонстрация наличия подтверждающих документов.
Резюмируя
- Сотрудник не обязан предоставлять работодателю сведения об изменении личных данных.
- Под личными данными сотрудника можно понимать его паспортные или персональные данные.
- Работодатель может сделать обязанностью сотрудника предоставление сведений в случае изменений личных данных, указав это в локальных нормативных актах или трудовом договоре.
- Работодателю не нужно снимать копии с обновленных документов. Достаточно лишь убедиться в факте их наличия.
Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.
Вам также может быть интересно:
Ответы ЛК «1С-Рарус»
![Должна ли организация подавать нулевое уведомление по НДФЛ? title=](/upload/iblock/013/lxi8hwvukre8ml61o4sxg5bk6w5nc4ui/664620_1_80_icon.jpg)
![Можно ли совмещать системы налогообложения при торговле оптом и в розницу? title=](/upload/iblock/7ec/ahirbq8c3zz0ex5dmzoni209qe1cq471/666536_mini.png)
![Какой МРОТ используется при расчете больничного новому сотруднику? title=](/upload/iblock/7b4/eb93a6n1p41dhvbbn3lg6e7ax2v69naj/icon_80_publication.jpg)
![Как считать пособие по временной нетрудоспособности при занятости на ГПД и ТД? title=](/upload/iblock/a30/xwr7eq2jathtk1hkyhrlnxsybycudcu4/80x80-_104_.jpg)
![Как учитывать страховую премию? title=](/upload/iblock/07a/efgcvy4ufafk2782mzxf768650iujz1u/666690_mini.jpg)
![Когда отвечать на требование ИФНС, если бухгалтер в отпуске? title=](/upload/iblock/a10/i3dik3cgetjp2lca4243dtah70gzd4ek/665271_mini.jpg)