В каких случаях нужно возмещать расходы командированного сотрудника на проезд?

Статья будет полезна бухгалтерам и руководителям.

Статья 168 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель, отправляющий сотрудника в командировку, должен возместить ему расходы на проезд.

При этом процедура и размеры возмещения устанавливаются работодателем самостоятельно в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Обратите внимание: в соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ, для возмещения затрат расходы на транспорт должны быть обоснованы и подтверждаться документально.

Как обосновать транспортные расходы?

Мы рекомендуем работодателю зафиксировать случаи, когда сотруднику разрешается пользоваться тем или иным транспортом, например, такси, в коллективном договоре или локальных нормативных актах. Такое действие поможет избежать спорных ситуаций при возмещении сотруднику потраченных средств.

Как учитывать командировочные расходы на проезд?

Налоговый кодекс РФ не содержит перечень документов, которые должен представить сотрудник работодателю для возмещения командировочных расходов на проезд. Следовательно, организация может подтвердить расходы различными видами документ.

Тем не менее, мы рекомендуем воспользоваться следующим способом. Для того, чтобы учесть транспортные расходы и возместить их, сотрудник должен представить работодателю кассовый чек. Выдача чека пассажиру является обязанностью водителя.

Обратите внимание: чек может быть представлен или в электронном, или в бумажном виде.

При этом оплата такси может быть подтверждена и заказом-нарядом перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

Резюмируя

Работодатель должен возмещать расходы командированному сотруднику.
Транспортные расходы на проезд сотрудника могут учитываться, если это предусмотрено локальным нормативным актом или коллективным договором.
Чтобы учесть расходы сотрудника на проезд в командировке, он должен предоставить подтверждающие документы.
Подтверждающими документами могут быть, например, чек в электронном или бумажном виде, а также заказ-наряд перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.
Чтобы не было разночтений, работодателю стоит отразить случае возмещения транспортных расходов в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно: