Что ожидают от автоматизации вообще и автоматизации управления в частности руководители небольших компаний, нужны ли им новации в этой сфере и готовы ли они тратить на их внедрение время и деньги? Каковы особенности автоматизации этой группы предприятий и что сделать для того, чтобы проект (если будет принято решение о его реализации) был реализован максимально эффективно?
По мнению генерального директора ООО «Центр Автоматизации и Консалтинга «Сиринт» (с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус») Вячеслава САВЛЮКА, автоматизация небольших предприятий достаточно специфичная и в то же время стандартная проблема: «Основным требованием таких проектов является минимизация стоимости, сроков внедрения и обслуживания программного продукта при практически полноценном наборе функций управления предприятием. Решения подобного рода должны быть легкими и удобными в работе и не быть перегруженными дополнительными функциями. Поскольку сегодня масса руководителей небольшого бизнеса собственноручно пытается посчитать свою прибыль, оценить ключевые показатели эффективности бизнеса (не всегда понимая, что это такое), возникает острая необходимость внедрения автоматизированной системы управления предприятием». Если же малое предприятие к тому же динамично развивается, наращивает обороты, расширяется, то эффективное управление без автоматизации становится практически невозможным — сложно отследить своевременное погашение дебиторско-кредиторской задолженности, теряются «хорошие» потенциальные заказчики, растут издержки и многое другое. «В небольшом развивающемся бизнесе актуальность автоматизации процессов очень высока, — считает заместитель руководителя отдела комплексного обслуживания «Центр КИС» (с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус») Михаил ЧЕРЕМНОВ. — При этом возможности компании не всегда позволяют приобрести и внедрить мощные разработки, объединяющие несколько контуров автоматизации. В этом случае наиболее востребованы решения функциональные, по возможности, комплексные, но в то же время «бюджетные». Быстрота внедрения, безусловно, важный критерий, и те из них, которые поддерживают легкость старта и не требуют больших инвестиций для запуска системы в работу, пользуются наибольшим спросом».
Зачастую система автоматизации, успешно внедренная на предприятии малого бизнеса, принесет значительный и заметный положительный эффект даже быстрее, чем аналогичная система, внедренная в большой организации. Руководитель сразу получит новые возможности для принятия решений, сотрудники освободятся от рутинной бумажной работы и начнут тратить время более рационально, и как результат — фирма заработает эффективнее. Тогда как автоматизированные системы управления предприятием в первую очередь дают полноценные инструменты управления бизнесом собственнику. Он получает четкое представление о том, какова рентабельность его бизнеса, как оптимизировать затраты, кто из его работников наиболее эффективен и какой сегмент клиентов приносит больше прибыли.
ПРЕИМУЩЕСТВА ПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЦЕНЗИОННЫМ ПО
Сегодня все больше компаний отдают предпочтение лицензионному программному обеспечению. И это не удивительно. С плюсами легальных программных продуктов пользователи знакомятся уже при его приобретении, т. к. продажей лицензионных программ занимаются только квалифицированные специалисты, имеющие сертификаты ведущих производителей ПО. Приобретая лицензионное программное обеспечение, вы всегда можете рассчитывать на грамотную консультацию по выбору решения, которое подходит именно вам, независимо от того, нужно ли просто улучшить работу существующей информационной инфраструктуры или создать ее с «нуля». «Бизнес должен быть легальным, в том числе и в части используемого программного обеспечения, — уверен Михаил ЧЕРЕМНОВ. — Плюсы использования лицензионных программ очевидны, — это возможность поддержки, получения консультаций разработчика, а как следствие — работоспособная и актуальная программа, что дает конкурентные преимущества и позволяет сосредоточиться на первоочередных задачах. «Пиратские» и домашние заготовки — это «дамоклов меч» для любого бизнеса, т. к. стабильность функционирования программы, в которой хранится критическая для ведения деятельности информация, в этом случае не гарантируется никем».
Кроме того, несоблюдение установленных законом условий использования ПО может повлечь за собой штрафы и прочие нерациональные расходы. Помимо этого, руководители могут нести персональную гражданскую и даже уголовную ответственность за нарушение авторских и смежных прав в своей организации. Тогда как использование лицензированных программных продуктов минимизирует подобные риски.
Кроме того, в процессе использования приобретенных программ у пользователей постоянно возникают различные вопросы. Легальный пользователь имеет возможность воспользоваться технической поддержкой непосредственно от производителя определенного ПО, чтобы разрешить возникшие трудности. К тому же, лицензионная копия программы, как правило, позволяет приобретать новые версии того же ПО со значительной скидкой или вовсе бесплатно. Обновленные версии обычно содержат и новые возможности, которые могут помочь вам более эффективно справляться с вашей работой. «Лицензионная программа — это прежде всего уверенность в том, что вы имеете самый последний релиз, это своевременная техническая поддержка партнеров, внедряющих и сопровождающих продукты, это отсутствие проблем с законом. «Домашние» программы — это чаще всего Excel-подобные таблицы, либо какие-нибудь программные продукты с минимальным ограниченным функционалом», — комментирует Вячеслав САВЛЮК.
Конечно, информационные технологии постоянно развиваются, и то, что сейчас является наиболее современным и технологичным, завтра будет считаться совершенно устаревшим. Регулярные обновления дают возможность быть на нужной волне, опережать конкурентов.
ТЕКУЩИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Существуют известные мировые лидеры программной индустрии, специализирующиеся на разработке различных систем автоматизации. Стоимость производимых подобными корпорациями бизнес-приложений иногда доходит до цифры с шестью нолями в долларовом эквиваленте. Цены российских разработчиков значительно более умеренны, а ассортимент программного обеспечения не уступает предложениям западных разработчиков. Появились предложения и для малых предприятий. «На рынке автоматизации небольшого бизнеса давно и прочно закрепилось несколько решений, часть из них покрывает конкретные отраслевые специфики (например, управление СТО или точкой общепита), остальные же, наоборот, нацелены на автоматизацию некоторой «абстрактной» производственной компании, — делится Вячеслав САВЛЮК. — Если вы нацелены на автоматизацию «низкоуровневых» процессов (например, расчет стоимости ремонта автомобиля), можно обратить внимание и на специализированное ПО «Рарус: Альфа-Авто», однако в большинстве случаев основная задача таких продуктов — оценка эффективности деятельности предприятия в целом, а здесь вам поможет только решение более высокого уровня. Например,«1С:Управление небольшой фирмой».
В настоящее время российский рынок систем автоматизации для небольшого бизнеса интенсивно развивается, и существующие решения соответствуют основным потребностям большинства небольших компаний. «Стоит упомянуть линейку решений «1С:Предприятие», предназначенных именно для автоматизации предприятий малого и среднего бизнеса, начиная от решения «1С:Предприниматель», учитывающего все особенности ведения учета индивидуальными предпринимателями и заканчивая «1С:Управление небольшой фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация», — разъясняет Михаил ЧЕРЕМНОВ. — В сегменте отраслевых решений — для небольшого бизнеса востребованы продукты CRM (автоматизация управления отношениями с покупателями). В этом сегменте есть интересное решение «1С:CRM СТАНДАРТ», сочетающее всю необходимую функциональность для управления взаимоотношениями с клиентами. Все вышеуказанные решения реализованы на современной платформе «1С:Предприятие 8.2» и являются именно комплексными продуктами, позволяющими автоматизировать несколько направлений деятельности и участков учета. При внедрении систем основную сложность представляет интеграция решений разных разработчиков. В этом плане решения «1С» опять же наиболее выигрышны, т. к. для ведения бухгалтерского и оперативного учета в большинстве компаний используются именно продукты «1С:Предприятие».
Вполне резонно, что в первую очередь на предприятии обычно автоматизируют различные виды учета: бухгалтерский, складской, кадровый, управленческий и т. д. Используются для этого преимущественно российские системы. С помощью таких решений, как «1С:Управление небольшой фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация», можно не просто фиксировать и сохранять информацию о текущей хозяйственной и управленческой деятельности, но и анализировать бизнес-процессы, прогнозировать внутренние риски, составлять планы и при необходимости корректировать их.
ЧТО ВХОДИТ В «ПАКЕТ»?
Пакетные предложения, как правило, включают возможность приобретения, внедрения и последующей поддержки. «Основные пакеты формируются по принципу: «ПО по фиксированной цене, работы по внедрению в качестве бонуса». Уважающая себя компания-интегратор с квалифицированными специалистами при продаже подобного софта может даже совершенно бесплатно произвести его внедрение на вашем предприятии. Связано это, прежде всего, с высокой универсальностью решений и ограниченностью задач, решаемых в процессе автоматизации», — говорит Вячеслав САВЛЮК.
В зависимости от включения в пакет различных вариантов внедрения и поддержки предложения интеграторов могут существенно отличаться по итоговой стоимости, но это основные этапы, экономить на которых, значит заведомо снижать вероятность успешного окончания проекта. «Наиболее целесообразно экономить на приобретении, что в части решений «1С:Предприятие» еще совсем недавно было невозможно из-за фиксированных цен у всех партнеров «1С», — комментирует Михаил ЧЕРЕМНОВ. — Однако в настоящее время такая возможность появилась —это новая услуга 1С ONLINE, предоставляемая «Центром Консалтинга и Информационных Систем». 1С ONLINE позволяет не приобретать программу, а использовать ее по модели SaaS —«программное обеспечение как услуга», что дает целый ряд преимуществ: прогнозируемость затрат на владение системой (используется помесячная схема оплаты), полную поддержку технической инфраструктуры партнером, легкость доступа и использования с любого рабочего места, подключенного к сети Интернет. 1С ONLINE — шаг вперед к эффективным технологиям, которые сейчас не только доступны любому пользователю, но и позволяют сэкономить. В качестве примера расчета —приобретение и использование решения «1С:Управление небольшой фирмой» на пять пользователей за один год по схеме 1С ONLINE позволяет сэкономить до 40% по сравнению с приобретением «коробочного решения».
ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Выбор системы автоматизации — вопрос очень непростой, необходимо в первую очередь получить ответы на следующие вопросы:
- Что система автоматизации может делать, каков ее функционал?
- Во что обойдется приобретение системы, запуск ее в эксплуатацию и поддержание в рабочем состоянии, какова ее совокупная стоимость владения (крайне важно знать именно общую стоимость, а не просто цену программного обеспечения)?
- Есть ли гарантии успешного завершения проекта внедрения и полноценного ввода системы в эксплуатацию (ведь внедрение системы автоматизации — это целый комплекс работ)?
- Насколько система надежна, долговечна, производительна, современна?
- Какова эффективность и возможные сроки окупаемости системы?
В зависимости от сферы деятельности предприятия можно выделить основные бизнес-процессы, автоматизация которых поможет компании снизить издержки. Например, производственным предприятиям нужно обратить внимание на процессы планирования производства, снабжения, сбыта готовой продукции и расчета себестоимости. Торговым компаниям с целью оптимизации затрат важно автоматизировать процессы закупок и продаж, прогнозирования и планирования спроса, ценообразования, управления запасами и складом.
«Для автоматизации небольших производственных предприятий и торговых компаний можно порекомендовать «1С:Управление небольшой фирмой», — советует Михаил ЧЕРЕМНОВ. — Бюджетирование является важным процессом для управления и стратегического развития предприятия, т. к. позволяет существенно повысить уровень контролируемости всех затрат, что ведет к общему снижению издержек, повышению эффективности деятельности и прибыльности предприятия. Однако еще более ценно то, что системы бюджетирования предоставляют руководителю информационную базу для принятия управленческих решений. Внедрение систем класса CRM (например, 1С:CRM СТАНДАРТ) снижает издержки, возникающие из-за отсутствия необходимой информации о работе с клиентами. Они помогают также качественно оценивать целевые группы клиентов, что способствует существенному снижению издержек на маркетинг. К примеру, CRM-системы позволяют снизить затраты времени сотрудников отделов продаж и маркетинга на выполнение таких рутинных операций, как обзвоны клиентов, анализ их удовлетворенности».
Автоматизацию можно осуществлять либо самостоятельно, с неизбежным риском траты массы времени и средств на «вникание» и исправление ошибок, либо с привлечением специалистов в данной области. Кроме того, необходимо понимать, что приобретение и внедрение программы — это 2/3 дела. Вы получаете в свое распоряжение только инструмент, которым еще нужно научиться пользоваться, т. е. пройти курс обучения.
РЕКОМЕНДАЦИИ
При выборе как интегратора, так и разработчика решения следует руководствоваться тем, сколько компаний уже используют это решение и сколько интеграторов могут осуществить не только внедрение, но и обеспечить поддержку. «Обращаться следует в компанию, которая уже достаточно давно находится на рынке, имеет солидный штат специалистов и обладает достаточной квалификацией для того, чтобы организовать полноценную техническую поддержку и сопровождение вашего проекта. Специалисты нашей компании на этапе предпродажной подготовки помогают клиенту определиться с выбором нужного ему программного продукта, количества лицензий, необходимости и стоимости Информационно-технологического сопровождения и вариантов снижения цены путем апгрейда ранее приобретенных продуктов», — считает Вячеслав САВЛЮК.
Кроме всего прочего, помощь квалифицированного интегратора, как правило, позволяет минимизировать возможные издержки и заложить основу для правильного развития бизнеса в будущем.
Материал публикуется в сокращенном виде. Полная версия доступна в издании «Бизнес в Сибири».
