Работа с 1С:Бухгалтерией: как изменить ответственные лица организации?

Статья будет полезна бухгалтерам, системным администраторам и руководителям.

Наряду с использованием электронных первичных и сводных документов, по‑прежнему сохраняет свою актуальность бумажный документооборот. Линия консультаций «1С‑Рарус» рассмотрит сегодня, как создавать ответственные лица, чтобы в документах проставлялись ФИО и должность конкретного ответственного сотрудника.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» был создан функционал создания ответственных лиц. Ответственные лица — регистр сведений, то есть место хранения справочной информации о ФИО и должности сотрудников, подписывающих печатные формы определенных документов. Такой функционал может быть полезен организациям, подписывающим документы, полученные из программы «1С:Бухгалтерия».

Как добавить ответственное лицо?

Организация может установить следующие ответственные лица:

• руководитель организации,
• главный бухгалтер,
• кассир,
• ответственные за бухгалтерские регистры,
• ответственные за налоговые регистры,
• уполномоченный представитель.

Для того, чтобы создать ответственное лицо, пользователю необходимо выполнить несколько действий:

1. Перейти в раздел «Главное», затем «Реквизиты организации».

Обратите внимание: если в организации ведется учет по нескольким организациям, то путь будет такой: «Главное», затем «Организации», затем выбрать нужную организацию.

2. На вкладке «Основное» перейти в блок «Подписи».
3. Указать ФИО и должность таких ответственных лиц, как руководитель, главный бухгалтер или кассир.

Обратите внимание: наименование ответственного лица может не совпадать с должностью сотрудника. Например, несколько должностей могут иметь одинаковое наименование ответственного лица.

Где посмотреть остальные ответственные лица?

Чтобы посмотреть остальные ответственные лица, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Главное», затем «Реквизиты организации».
2. На вкладке «Основное» перейти в блок «Подписи».
3. Перейти по гиперссылке «Ответственные за подготовку отчетов».

4. В строках с наименованием ответственного лица отображаются ФИО и должность сотрудников, являющихся ответственными за определенные категории документов.

5. Чтобы внести данные об уполномоченном представителе при подаче отчетности, нужно перейти в карточку организации и выбрать блок «Налоговая инспекция».
6. Установить переключатель «Отчетность подписывает» в положение «Представитель».
7. Заполнить открывшуюся форму — сведения о представителе и документе, дающем право представления.

Как поменять ответственное лицо?

Пользователь может изменить ответственное лицо, отредактировав соответствующие данные.

Для этого необходимо:

1. Перейти карточку организации.
2. Перейти в блок «Подписи», затем гиперссылка «История».

3. В открывшемся окне нажать кнопку «Создать», выбрать новое ответственное лицо из справочника «Физические лица».
4. Указать его должность.

5. Указать дату обретения статуса ответственного лица.

Обратите внимание: указанная дата будет использоваться при распечатке документов. Ответственным будет указано то физическое лицо, которое будет действительно на дату печати документа.

6. Программа будет автоматически вести историю изменений ответственных лиц организации.
7. Нажать «Записать и закрыть».

8. Сведения о новых ответственных за подготовку отчетов лиц вносятся в программу аналогично по гиперссылке «История».
9. Готово.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Работа с 1С:Бухгалтерией: Как отражать выплату командировочных
• Как перепровести документы в 1С?
• Работа с 1С:Бухгалтерией: Как выполнить перенумерацию документов?