Работа с 1С:Бухгалтерией: как начислить зарплату сотрудникам?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Пользователи, которые только начинают работать в программе «1С:Бухгалтерия 8.3», могут столкнуться с рядом трудностей. Специалисты линии консультаций «1С-Рарус» подготовили инструкцию для начинающих по настройке, расчету и начислению зарплаты в программе.

Необходимо выполнить следующие операции:

1. предварительная настройка разделов программы;
2. расчет и начисление зарплаты,
3. выплата зарплаты.

Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.

Предварительная настройка подсистем

Перед тем, как выполнять расчет заработной платы сотрудникам, необходимо провести дополнительную настройку программы. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Главное», затем «Функциональность».

2. Выбрать подраздел «Сотрудники».
3. Указать необходимые настройки функциональности:
   • Кадровые документы: если планируете формировать и распечатывать кадровые приказы о приеме на работу о переводе и т. д.
   • Неполная ставка: если сотрудники организации работают неполное рабочее время и требуется автоматический расчет заработной платы таким сотрудникам.
   • Совместительство: если требуется вести учет заработной платы внешних и/или внутренних совместителей.
   • Договоры подряда: если необходима работа с договорами гражданско-правового характера.

4. Перейти в раздел «Администрирование», затем «Параметры учета».
5. Выбрать «Настройки зарплаты».

6. Установить способ учета расчетов по заработной плате и кадровому учету:
   • В этой программе. В этом случае документы кадрового учета и учета зарплаты будут оформляться и храниться в этой программе.
   • Во внешней программе. Этот способ следует выбрать, если учет кадров и зарплаты ведется в другой программе (чаще всего это в «1С:Зарплата и управлении персоналом 8»), а в «1С:Бухгалтерию 8.3» планируется выгружать только результаты расчетов. При этом в «1С:Бухгалтерии 8.3» блокируются документы учета кадров и зарплаты.

7. Гиперссылка «Настройки документов и печатных форм» позволяет настроить сортировку списка сотрудников в документах.

7. Перейти по ссылке «Порядок учета зарплаты». Выбрать организацию, если в программе ведется учет по нескольким фирмам и/или ИП.

7. Перейти на вкладку «Зарплата».
8. Установить график работы.

11. Указать способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете. При выборе способа «Отражение начислений по умолчанию» начисления отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Другие способы можно внести в справочник «Способы учета зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» — блок «Отражение в учете»).

При настройке способа отражения указывается только счет дебета и его аналитика для проводки по начислению заработной платы. По кредиту всегда по умолчанию будет указан счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Обратите внимание: способ отражения можно задать и для конкретного сотрудника (в карточке сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» — блок «Кадры» — «Сотрудники») и/или начисления (в карточке начисления в разделе «Зарплата и кадры» — блок «Расчет зарплаты» — «Начисления») . В этом случае наиболее приоритетной будет настройка начисления, далее программа будет обращаться к настройкам сотрудника и, только не найдя этих двух, обратится к настройке в целом для организации.

12. Установить даты выплаты аванса и зарплаты.
13. Выбрать размер аванса.
    • В разделе «Отражение в учете депонентов» указать или создать новый способ отражения в бухгалтерском учете невостребованных сумм депонированной зарплаты с истекшим сроком давности. Такие суммы подлежат включению в доходы предприятия посредством оформления в разделе «Зарплата и кадры», затем «Зарплата», затем «Списание зарплаты депонентов» документа «Списание депонированной зарплаты в доход предприятия».

Обратите внимание: в документе нет возможности указать счет списания и аналитику. Для этих целей как раз используется рассматриваемая настройка.

• Настройка раздела «Прямые выплаты ФСС» потеряла свою актуальность с 01.01.2021 года, когда все регионы страны перешли на прямые выплаты.
• Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор , то название подразделения должно отражаться в графе 5 подраздела 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1. Для автоматического заполнения флажок в поле «Заполнять подразделение в мероприятиях трудовой деятельности» блока «Подразделения в ЭТК» должен быть взведен. Если этого не требуется, флажок следует снять.
14. При необходимости пользователь может заполнить вкладку «Территориальные условия».

15. Для того, чтобы автоматически начислять в программе резервы по оплате труда, необходимо в разделе «Зарплата и кадры», затем «Справочники и настройки», затем «Настройки зарплаты» в блоке «Расчет зарплаты» взвести флажок в поле «Расчет резервов по оплате труда».

Обратите внимание: в этом случае в настройках зарплаты по организации появится вкладка «Резервы по оплате труда», где нужно настроить необходимость начисления резервов в бухгалтерском и налоговом учете, размер ежемесячных отчислений и предельную сумму (для налогового учета), указать количество дней отпуска, а также данные для расчета резерва на выплату годовой премии.

16. Нажать «Записать и закрыть».
17. Если зарплата сотрудникам выплачивается на личные счета, то необходимо в разделе «Зарплата и кадры» перейти в «Кадры», затем «Сотрудники». Войти в карточку каждого сотрудника и в поле «Выплата» установить способ выплаты «На счет в банке». Далее внести реквизиты счета в дополнительном окне.

Обратите внимание: в программе есть возможность выплачивать зарплату через кассу или в рамках зарплатного проекта. Способ выплаты может использоваться разный для разных сотрудников.

18. Чтобы настроить порядок учета НДФЛ и страховых взносов, нужно перейти по ссылке внизу страницы или открыть эту настройку из раздела «Главное», затем «Настройки», затем «Налоги и отчеты», выбрав нужную организацию при необходимости:
    • указать систему налогообложения;
    • задать особенности исчисления НДФЛ;
    • выбрать вид тарифа страховых взносов;
    • указать размер ставки взноса от несчастного случая;
    • при необходимости указать порядок расчета дополнительных взносов.

Расчет и начисление зарплаты за первую половину месяца

Чтобы рассчитать зарплату сотрудников, необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Все начисления».

2. Нажать кнопку «Создать».
3. Выбрать «Начисление зарплаты» и установить дату регистрации документа в информационной базе.

4. Выбрать месяц, за который начисляется аванс.
5. Установить флажок «Аванс».
6. Заполнить поле «Подразделение», если аванс выплачивается по конкретному подразделению.

Обратите внимание: если пользователь рассчитывает аванс по всем подразделениям, то поле «Подразделение» нужно оставить пустым.

7. Нажать «Заполнить», чтобы отразить всех сотрудников в табличной части.

Обратите внимание: в «1С:Бухгалтерии» аванс рассчитывается либо исходя из фактически отработанных часов, либо исходя из условно фиксированной суммы в зависимости от ранее сделанных настроек. Если вы рассчитываете аванс исходя из фактически отработанного времени, отредактируйте сумму начисленного дохода вручную. НДФЛ пересчитается автоматически.

7. В столбце «НДФЛ» проверить расчет.
8. При необходимости зарегистрировать удержание поставить курсор на нужного сотрудника, нажать кнопку «Удержать», выбрать вид удержания, заполнить необходимые данные.

Обратите внимание: по отдельным сотрудникам отражается отработанное время. Это происходит, если для них использовано предустановленное начисление «Оплата по окладу». Разработчики в коде программы предусмотрели такое свойство только для этого начисления. Возможность автоматически проставлять рабочее время отсутствует в других начислениях, даже если они созданы путем копирования преднастроенного «Оплата по окладу».

10. Нажать «Записать и закрыть».

Выплата зарплаты за первую половину месяца

Для этого пользователю нужно выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Ведомости в банк».

2. Нажать кнопку «Ведомость», выбрать «На счета сотрудников», установить дату регистрации документа в системе.

3. В поле «Вид выплаты» установить флажок «Аванс».
4. Указать месяц, за который начисляется аванс.
5. Нажать «Заполнить».

6. Можно создать ведомость по кнопке «Выплатить» из документа «Начисление зарплаты» на аванс. При этом дополнительно формируются платежные поручения на каждого человека с реквизитами, указанными ранее в карточках сотрудников, а также платежное поручение на перечисление НДФЛ как единого налогового платежа.

Обратите внимание: и ведомость, и платежные поручения будут сформированы текущей датой. При необходимости ее можно изменить.

7. На основании ведомости можно создать платежные поручения или списания с расчетного счета, нажав на кнопку «Создать на основании». По кнопке «Оплатить ведомость» автоматически создаются документы списания с расчетного счета.

8. Помимо аванса в табличной части будет также показан НДФЛ.
9. Нажать «Записать и закрыть».

Расчет и начисление зарплаты за вторую половину месяца

Чтобы рассчитать и начислить заработную плату сотруднику за вторую половину месяца, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Все начисления».
2. Нажать кнопку «Создать», затем «Начисление зарплаты».
3. Указать месяц, за который выплачивается зарплата.
4. Выбрать организацию.
5. Чтобы рассчитать зарплату для конкретного подразделения, заполнить поле «Подразделение».
6. Установить флажок «Окончательный расчет».
7. Нажать «Заполнить». В табличной части документа будут отражаться итоговые суммы начислений и удержаний, исчисленного НДФЛ, а также страховых взносов по каждому сотруднику.

Обратите внимание: в колонках «Начислено» и «Удержано» по ссылке можно ознакомиться с рассчитанными начислениями или удержаниями сотрудника соответственно и изменить их при необходимости. В колонке «НДФЛ» табличной части документа по ссылке можно посмотреть автоматически рассчитанные нарастающим итогом с начала года суммы исчисленного НДФЛ. В колонке «Взносы» табличной части документа по ссылке можно посмотреть автоматически рассчитанные суммы страховых взносов.

8. Нажать «Провести и закрыть».

Выплата зарплаты за вторую половину месяца

Для выплаты второй половины зарплаты так же, как и при выплате аванса необходимо:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Зарплата», затем «Ведомости в банк».
2. Нажать кнопку «Ведомость», далее выбрать «На счета сотрудников».
3. Заполнить шапку документа.
4. Для заполнения табличной части нажать кнопку «Заполнить».

5. В ведомости можно посмотреть расшифровки сумм выплачиваемых доходов и удерживаемого при этом НДФЛ.

Отразить фактическое перечисление зарплаты по ведомости можно не только с помощью описанного при выплате аванса функционала, но и еще одним способом:

1. Загрузить в программу банковские выписки, затем найти нужные списания с расчетного счета и подобрать к ним ведомость. Сумма подтянется в документ автоматически.

Обратите внимание: при этом необходимо в списании с расчетного счета установить вид операции «Перечисление заработной платы работнику».

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы непропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Работа с 1С:Бухгалтерией: Как выполнить перенумерацию документов?
• Как перепровести документы в 1С?
• Работа с 1С:Бухгалтерией: Как отражать выплату командировочных?
• Должен ли аванс превышать МРОТ?
• Правомерно ли уменьшать заработную плату сотрудника из-за низких продаж?
• Закрепление дат выплаты зарплаты различным подразделениям
• Особенности способов перечисления зарплаты сотрудникам