Учет займов сотрудникам в 1С:ЗУП

Статья будет полезна бухгалтерам по расчету заработной платы, кадровым специалистам, финансовым директорам и руководителям компаний, работающим в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1).

Во многих компаниях практикуется выдача займов сотрудникам — на покупку жилья, обучение или личные нужды. Однако зачастую такие займы фиксируются: в таблицах, блокнотах или просто по памяти. Результат — потеря информации, ошибки в расчете остатков, некорректный учет материальной выгоды и НДФЛ, проблемы при проверках.

В «1С:ЗУП» (ред. 3.1) реализован полноценный механизм учета займов сотрудникам, который автоматизирует весь цикл — от регистрации договора до погашения, включая расчет процентов, материальной выгоды и НДФЛ.

В статье «1С‑Рарус» расскажем, как настроить и использовать учет займов, чтобы обеспечить корректность расчетов и полный контроль.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Зачем автоматизировать учет займов

Ручной учет займов сопряжен с множеством рисков:

• Потеря информации — без системного хранения данных о займах сложно восстановить историю выдач и погашений.
• Ошибки в расчетах — ручной расчет процентов и материальной выгоды часто содержит неточности, особенно при изменении ключевой ставки ЦБ РФ.
• Некорректный НДФЛ — материальная выгода от экономии на процентах облагается НДФЛ по ставке 35%, и ошибки в расчете ведут к штрафам.
• Отсутствие контроля — без автоматизации невозможно оперативно видеть общую задолженность по всем займам и график погашений.

Подключение функционала в программе

Для включения механизма учета займов необходимо:

1. Перейти в раздел «Настройка», затем «Расчет зарплаты».
2. Установить флажок «Выдаются займы сотрудникам».

   

После установки флажка становится доступен журнал документов «Займы сотрудникам» (Зарплата → См. также) со следующими документами:

• договор займа сотруднику;
• выдача займа сотрудникам;
• изменение условий договора займа сотруднику;
• погашение займа сотруднику.

Также в документе «Начисление зарплаты и взносов» появится вкладка «Займы».

Регистрация договора займа

Документом «Договор займа сотруднику» регистрируются все условия выдачи займа.

Условия выдачи:

• сумма займа;
• способ выдачи — единовременно или несколькими траншами;
• срок (в месяцах);
• процентная ставка (может быть 0% — беспроцентный заем).

Условия погашения — выбирается один из вариантов:

• единовременно в конце срока;
• Ежемесячные платежи: дифференцированные, аннуитетные, только проценты (займ в конце срока), только заем (проценты в конце срока).

Материальная выгода:

По умолчанию установлен флажок «Материальная выгода облагается НДФЛ». Его можно снять, если заем выдается на покупку жилья, и у сотрудника есть право на имущественный вычет.

Материальная выгода возникает, когда процент по займу меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ.

Также доступны: регистрация отсрочки начала удержаний, ограничение суммы ежемесячного платежа, ввод сведений о ранее погашенных суммах (если заем начал действовать до внедрения 1С:ЗУП 3.1).

Выдача займа сотруднику

Порядок регистрации выдачи зависит от того, настроена ли синхронизация с 1С:Бухгалтерией.

Без синхронизации:

В документе «Договор займа сотруднику» устанавливается флажок «Заем по договору выдан полностью», указывается дата выдачи и форма расчета. Отдельный документ выдачи не требуется.

С синхронизацией:

Рекомендуемая схема — в 1С:ЗУП 3.1 вводится «Договор займа сотруднику», а в 1С:Бухгалтерии — «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача займа работнику». После синхронизации в 1С:ЗУП автоматически создаются документы «Выдача займа сотруднику».

Несколько траншей:

Если заем выдается частями, в договоре устанавливается флажок «Несколькими траншами» и заполняется помесячная схема выдачи.

Расчет удержаний, процентов и материальной выгоды

Расчет удержаний по займу выполняется автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Займы».

Программа рассчитывает:

• Сумму погашения основного долга — пропорционально количеству дней в месяце с даты выдачи или последнего расчета.
• Проценты — исходя из остатка долга, ставки и количества дней пользования.
• Материальную выгоду — если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ на последний день месяца.
• НДФЛ с материальной выгоды — по ставке 35%.

Формула расчета материальной выгоды:

Материальная выгода = Остаток долга × (2/3 × Ключевая ставка ЦБ — Ставка по займу) / 365 × Количество дней пользования

Погашение займа

Сотрудник может погасить часть займа вне графика — путем внесением средств в кассу или на расчетный счет. Для этого используется документ «Погашение займа сотруднику».

При синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ создается автоматически на основании документов «Поступление наличных» или «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа работником».

При проведении документа:

• Погашается часть основного долга.
• Рассчитывается процент за период с даты последнего погашения до текущей даты.
• Рассчитывается материальная выгода за тот же период.
• Исчисляется НДФЛ с материальной выгоды.

В последующем расчете зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» учтет произведенное погашение и рассчитает удержания только за оставшийся период месяца.

Изменение условий договора займа

Если условия ранее выданного займа меняются (например, продлевается срок или снижается ставка), это регистрируется документом «Изменение условий договора займа сотруднику».

Документ вводится на основании договора займа. В нем можно скорректировать:

• срок выдачи займа,
• процентную ставку,
• параметры отсрочки.

Начиная с даты этого документа, все удержания будут рассчитываться по новым условиям.

Отчеты по займам

В «1С:ЗУП» 3.1 предусмотрен ряд отчетов для контроля займов.

Из документа «Договор займа сотруднику»:

• договор займа — печатная форма договора;
• график погашения займа — плановый график на основании начальных условий;
• отчет о погашении займа — фактические данные обо всех произведенных погашениях;
• карточка учета договора займа — начальные условия, график и факт погашения в одном документе.

Из документа «Изменение условий договора займа»:

• дополнительное соглашение к договору займа;
• график погашения займа и Карточка учета — с учетом изменившихся условий.

Общий отчет:

«Займы сотрудникам» (Зарплата → Отчеты по зарплате) — сводный отчет по всем займам с данными о погашениях, процентах и остатках (помесячно).

Резюмируя

• Учет займов в 1С:ЗУП полностью автоматизирует процесс — от регистрации договора до контроля погашения и расчета НДФЛ с материальной выгоды.
• Это исключает человеческий фактор, обеспечивает прозрачность для бухгалтерии и руководства, а также минимизирует риски при проверках.