Порядок расчета заработной платы в 1С:ЗУП

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

В этой статье рассмотрим полный цикл расчета зарплаты в 1С:ЗУП — от подготовки данных до отражения начислений в бухгалтерском учете.

Подготовка к расчету зарплаты

Перед расчетом зарплаты необходимо:

1. Проверить все кадровые изменения (приемы, увольнения, переводы) в разделе «Кадры».
2. Убедиться, что внесены данные о плановых начислениях и удержаниях (оклады, надбавки, алименты и т. д.).
3. Зарегистрировать сведения о работе в выходные и праздники, сверхурочных часах, переработках (раздел «Зарплата»).
4. Внести изменения в графики работы или индивидуальные графики, если есть необходимость.
5. Проверить карточки сотрудников в разделе «Кадры» — «Сотрудники»: обновить данные в разделах «Страхование» и «Налог на доходы», внести заявления на вычеты.
6. Если в организации есть иностранцы, работающие по патенту, зарегистрировать авансовые платежи НДФЛ (раздел «Налоги и взносы» — «Все документы по НДФЛ»).
7. При использовании ежемесячных показателей провести документ «Данные для расчета зарплаты» (раздел «Зарплата»).

Настройка параметров

Важные настройки выполняются в разделе «Настройка» — «Расчет зарплаты»:

• «Использовать программу для расчета заработной платы» — активировать опцию.
• «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом» — определяет, будет ли поле «Подразделение» в документах начисления.
• «Выполнять автоматический перерасчет документов при их редактировании» — позволяет автоматически пересчитывать документы после изменений.
• «Использовать учет по статьям финансирования» — для учета начислений, взносов, удержаний в разрезе статей финансирования.
• «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом» — если активировано, то перерасчеты проводятся вручную в документе «Доначисления, перерасчеты».

Настройки начислений и удержаний (почасовая оплата, учет сверхурочной работы и т. д.) выполняются через «Настройка» — «Состав начислений и удержаний».

Начисление аванса

С 2023 года аванс рассчитывается на основе фактически отработанного времени за первую половину месяца. Для этого используется документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата» — «Все начисления»).

Порядок действий:

1. Указать организацию, месяц и дату выплаты, дату расчета.
2. Заполнить табличную часть документа сотрудниками с помощью команд «Заполнить», «Подбор» или «Добавить».
3. Программа автоматически рассчитает сумму аванса к выплате.
4. Сохранить документ, нажав «Провести и закрыть».

Для выплаты аванса используются ведомости («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и т. д.) с характером выплаты «Аванс».

Окончательный расчет зарплаты за месяц

Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»).

Порядок действий:

1. В поле «Месяц» указать месяц, за который производятся взаиморасчеты с сотрудниками, расчет налогов.
2. В поле «Дата» указать дату регистрации документа в информационной базе.
3. Выбрать организацию. Если в базе несколько организаций, выбрать ту, для которой производится начисление.
4. Если в настройках снят флажок «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом», заполнить поле «Подразделение».
5. Для автоматического заполнения и расчета документа по всем сотрудникам нажать кнопку «Заполнить». Если нужно начислить зарплату конкретным сотрудникам, использовать кнопку «Подбор».

В документе автоматически рассчитываются:

• плановые начисления сотрудников;
• начисления по договорам (если не проведены отдельные документы);
• пособия (например, отпуска по уходу за ребенком);
• плановые удержания;
• НДФЛ (по доходам, не учтенным в межрасчетных начислениях);
• займы;
• страховые взносы по всем облагаемым доходам за месяц.

Выплата зарплаты

Для выплаты используется ведомость с характером выплаты «Зарплата за месяц» (раздел «Выплаты»). В документе указывается характер выплаты, и программа рассчитывает сумму к выплате с учетом ранее выплаченного аванса и удержанного НДФЛ.

Отражение результатов в бухгалтерском учете

Для отражения результатов начисления в бухучете и формирования проводок используется документ «Отражение зарплаты в бухучете» (раздел «Зарплата»). В нем указываются месяц и организация. Заполнение документа и формирование проводок производится по кнопке «Заполнить».

Дополнительно

• Межрасчетные выплаты (отпускные, больничные, премии и т. д.) оформляются отдельными документами («Разовое начисление», «Больничный лист», «Отпуск» и т. д.). С 2023 года НДФЛ с таких выплат исчисляется и удерживается в момент начисления.
• Перерасчеты могут выполняться в текущем документе «Начисление зарплаты и взносов» или отдельным документом «Доначисление, перерасчет», если в настройках активирована соответствующая опция.
• Для анализа результатов расчета используются отчеты в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» (расчетный листок, расчетная ведомость Т‑51 и др.).

Важно регулярно обновлять конфигурацию 1С:ЗУП, чтобы учитывать изменения в законодательстве.

Резюмируя

• «1С:Зарплата и управление персоналом» позволяет автоматизировать полный цикл расчета заработной платы: от кадровых изменений и учета рабочего времени до начисления НДФЛ, страховых взносов и подготовки отчетности.
• При правильной настройке системы бухгалтер получает не просто инструмент расчета зарплаты, а полноценную систему управления кадровыми и расчетными процессами, которая помогает снизить количество ошибок, сократить трудозатраты и обеспечить соответствие требованиям законодательства.