В любой компании, где на балансе находится автотранспорт — будь то специализированная автотранспортная компания или торгово-производственное предприятие с собственным транспортным парком — возникает проблема учета транспортных средств. Трудности могут появиться в диспетчерской, где распределяются заказы и зачастую вручную выписываются все необходимые транспортные документы, а также могут неожиданно вскрыться махинации персонала с топливом или запасными частями. Управление, учет и контроль — это три основные задачи, которые ставит перед собой руководитель предприятия в своем стремлении построить прибыльный бизнес. Важную роль в достижении названных целей играет применение такого инструмента, как программное обеспечение, разработанное с учетом специфики деятельности того или иного предприятия.
Сегодня на рынке представлен ряд программных продуктов, решающих задачи автоматизации деятельности автотранспортных хозяйств или транспортных подразделений в составе крупных предприятий. В этой статье пойдет речь о новом типовом отраслевом решении — «1С:Предприятие 8.0. Управление Автотранспортом».
«1С:Управление Автотранспортом» обеспечивает комплексную поддержку бизнес-процессов в транспортных организациях и подразделениях, позволяет получать и использовать информацию, необходимую для принятия управленческих решений и обеспечения учета деятельности организации.
Управление работой транспортных средств
Программа автоматизирует работу с заказами на автотранспорт, оформление заданий на перевозки и обработку путевых листов. Система позволяет принимать заказы от сторонних организаций и от подразделений компании. Благодаря удобному графическому интерфейсу диспетчер может легко распределять заказы по автомобилям и выписывать путевые листы. Возможность отслеживания состояния выполнения заказа служит для контроля работы отдела и помогает ответственным менеджерам в принятии решений.
При оформлении заданий и выписке путевых листов диспетчер видит всю оперативную картину состояния парка с учетом ремонтов и планируемого технического обслуживания, что позволяет существенно снизить временные затраты и уменьшить количество ошибок при оформлении документов.
Учет принятых заказов на транспортные средства (ТС) в конфигурации ведется с помощью документа «Заказ на использование ТС»: вводится информация о заказчике, пунктах и времени загрузки/разгрузки, требованиях к транспортному средству и другие данные. Текущее состояние заказа может иметь вид «Открыт», «Отклонен», «Выполняется», «Исполнен» или «Закрыт».
В программе реализована выписка и обработка путевых листов легкового автомобиля (форма №3), грузового автомобиля повременный (форма №4-П), грузового автомобиля сдельный (форма №4-С) и специального автомобиля (форма №3 спец.). Работа с путевыми листами выполняется в два этапа: 1) При выписке документ «Путевой лист» формируется на основании документа «Задание на перевозку» или вручную и в него вводится часть данных. 2) На этапе обработки в путевой лист вносятся данные, полученные после возвращения автомобиля из рейса: показания спидометра, остаток топлива, расчет выработки автомобиля и водителя, а также нормативного и фактического расхода топлива.
Для отражения в системе информации о работе автомобиля у заказчика предназначен «Товарно-транспортный документ», являющийся аналогом товарно-транспортной накладной и талона заказчика. При работе с документом выполняется автоматический расчет стоимости транспортных услуг, который, при необходимости, можно отредактировать вручную. Для расчета стоимости услуг используется информация справочника «Прейскуранты на транспортные услуги». В программе предусмотрены гибкие возможности настройки тарифов от объема выполненной работы, используется понятие «Минимальный объем выработки». Настройка тарифов может быть выполнена в произвольной валюте.
В программе предусмотрено начисление износа транспортных средств и номерных агрегатов.
Рис. 1. Отражение движения ГСМ в путевом листе автомобиля
Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ)
В программе ведется учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), применяемых на предприятии. Реализован учет топлива, приобретенного различными способами — за наличный расчет или по картам безналичной оплаты, полученного по талонам, выданного со склада предприятия или полученного у стороннего поставщика.
Программа позволяет вести учет расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с приказом Министерства транспорта РФ № Р3112194-0366-03 от 29 апреля 2003 г. (Срок действия — до 01.01.2008 г.). Настройки таблицы зависимости нормативов расхода ГСМ от температуры облегчают расчет путевых листов в регионах с часто меняющимися сезонными температурами. Конфигурация содержит заполненный справочник моделей транспортных средств (более 500 моделей) с установленными нормами расхода ГСМ. Расчет расхода ГСМ предусмотрен, в том числе для автомобилей с газодизельными и газобензиновыми двигателями, работающими на двух видах топлива. Возможность настройки взаимозаменяемых аналогов ГСМ помогает быстро заменить вид топлива в случае необходимости.
Рис. 2. Карточка автомобиля с указанными нормативами расхода топлива
В системе реализована загрузка данных процессинговых центров по детализации заправок ГСМ. Полученные данные не влияют на остатки ГСМ на транспортных средствах и предназначены только для сверки с данными, полученными от водителей. Возможность загрузки данных процессинговых центров по детализации произведенных заправок ГСМ облегчает контроль ошибок и помогает выполнять сверки с АЗС.
Управление ремонтами и техническим обслуживанием автомобилей
В программе ведется учет номерных запасных частей и агрегатов, а также реализована регистрация операций по сервисному обслуживанию и ремонтам транспортных средств. Эти функции позволяют планировать как ресурсы ремонтной зоны, так и ресурсы свободных автомобилей. Использование справочника временных нормативов повышает производительность и эффективность работы: проще назначать и соблюдать время ремонтов транспортных средств, можно более рационально использовать ресурсы и избегать выполнения ненужной работы.
Учет заявок на ремонт транспортных средств, регистрации неисправностей, формирования дефектной ведомости и планирования ремонтов ведется с помощью документа «Предварительные заказы на ремонт». Документ «Ремонтный лист» применяется для учета выполненных ремонтов ТС, отражения фактов установки/снятия шин и аккумуляторов, а также является основанием для списания запасных частей и материалов.
Программа позволяет вести учет установленных шин и аккумуляторов, автоматически рассчитывать пробеги и наработку транспортных средств, агрегатов, спецоборудования.
Использование этой информации существенно упрощает планирование технического обслуживания парка. Разработаны возможности для учета и контроля сроков действия документов водителей и транспортных средств (полисы ОСАГО, медицинские справки, талоны тех. осмотра и т.д.).
Отчеты
Система «1С:Управление Автотранспортом» предоставляет широкие возможности для формирования аналитической отчетности: Журнал путевых листов ТМФ-8; Карточка работы транспортных средств; Отчеты по выработке транспортных средств; Отчеты по движению ГСМ; Технико-эксплутационные показатели; Отчеты по контролю за документами и другие отчеты.
Для анализа работы автотранспорта в конфигурации используются отчеты по выработке транспортных средств, пробегу, наработке в моточасах, простоям. Отчет «Журнал путевых листов», например, позволяет формировать реестр путевых листов и соответствует типовой межотраслевой форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Информацию о технико-эксплуатационных показателях работы ТС можно получить с помощью отчета «Ведомость технико-эксплуатационных показателей», в котором содержатся показатели «Дни в работе», «Время в наряде (в работе)», «Пробег общий (порожний, с грузом)», «Вес груза», «Количество рейсов», «Расход ГСМ по норме (по факту), »Экономия ГСМ« и «Перерасход ГСМ». Данный отчет может быть полезен для планового отдела. Для контроля за полисами страхования, талонами технического осмотра и другими документами на автомобили, у которых на указанную дату заканчивается срок действия, применяется отчет «Просроченные документы ТС». Аналогично, контроль за сроком действия документов водителей (медицинские справки, паспорта, визы и другие документы) выполняется с помощью отчета «Просроченные документы водителей». Информацию о выполненных и текущих ремонтах ТС можно получить с помощью отчета «Ведомость по ремонтам и обслуживанию».
Рис. 3. Отчет «Ведомость движения ГСМ»
Выводы
Таким образом, использование программного продукта «1С:Управление Автотранспортом» в транспортной компании или на предприятии с собственным транспортным подразделением, позволяет организовать единую информационную систему для управления транспортными средствами и связанными с ними бизнес-процессами: ведение заказов, ремонты и техническое обслуживание, взаиморасчеты с клиентами, движение ГСМ, учет работы водителей.
