Автоматизация документооборота для корпоративных клиентов
Мы автоматизируем документооборот для корпоративных клиентов на «1С», создаём заказные системы электронного документооборота и интегрируем документооборот с другими решениями «1С» (ERP, ЗУП, БП и др.) и решениями иных вендоров — SAP, Oracle.
Автоматизация документооборота на типовых решениях «1С»
Фирма «1С» предлагает для корпоративных клиентов два специализированных решения для автоматизации документооборота:
Очень часто для крупных организаций 1С:Документооборот является расширением функционала 1С:ERP Управление предприятием 2.
Типовые решения подходят для компаний, у которых нет явной отраслевой специфики, или компания готова подстроить свои процессы под реализованные в типовом 1С:Документообороте.
Задачи, которые решаются при внедрении типовых продуктов
Оповещения о нарушении сроков исполнения бизнес-процессов и достижении контрольных точек.
Контроль исполнения поручений.
Бесшовная интеграция с 1С:ERP, 1C:ЗУП и 1С:БП.
Преимущества использования типовых решений
Простая поддержка и установка обновлений.
Настройка пути движения документов и их согласований в рамках типовых бизнес-процессов без привлечения программиста.
Разработка систем электронного документооборота под заказ
В организациях со сложными бизнес-процессами или ярко выраженной отраслевой спецификой деятельности применяются доработанные типовые решения или заказные информационные системы.
Принятие решения об использовании доработанной конфигурации Документооборота или создание собственнной разработки должно приниматься с учетом проектных рисков, необходимости поддерживать разработку после ввода ее в промышленную эксплуатацию.
Преимущества использования СЭД, сделанных под конкретную компанию
Информационная система адаптирована под ваши бизнес-процессы.
В любой момент можно доработать любой из блоков информационной системы вслед за изменением бизнес-процессов.
Практические примеры реализации нетиповых процессов в документообороте
Кейс №1 Тендеры
Компания участвует в тендере
СЭД полезен на всех этапах участия в тендере:
Учет составляемой документации.
Автоматизация процессов согласования и обработки тендерной документации.
Выкладка документации на тендерную площадку.
Сбор информации о тендерах.
Ведение статистики по участию в тендерах.
Компания проводит тендер
Подготовка и внутреннее согласование технического задания, требований к претендентам и прочей документации по тендеру.
Размещение информации о тендере на площадке или на сайте.
Предоставление пакета документации претендентам, либо выкладывание на площадке.
Сбор и обработка коммерческих предложений от претендентов.
Проверка претендентов по принятым в компании критериям.
Определение победителя тендера по заданным параметрам.
Кейс №2 Защита документов
Защита документа внутри системы электронного документооборота осуществляется средствами электронной подписи, но на этапе распечатки документа, передачи в архив или физического подписания твердой копии возможны злоупотребления или случайные подмена документа или части его содержимого.
«1С-Рарус» может реализовать защиту документов от изменения множеством способов, выбрав наиболее подходящие совместно с заказчиком.
Например, могут быть использованы такие механики защиты данных:
Автоматическое преобразование файла MS Word в формат pdf после согласования документа.
Автоматическое включение защиты от редактирования собственно файла MS Word.
Автоматическая вставка штампа в текст документа после утверждения.
Запрет открытия файла, только прямая печать.
Интеграция 1С:Документооборот с другими программами «1С» и решениями других вендоров
1С:Документооборот штатно интегрируется с типовыми решениями фирмы «1С»:
1С:Управление торговлей 8.
1С:Бухгалтерия 8.
1С:Зарплата и управление персоналом 8.
1С:Управление холдингом 8.
1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8.
1С:Управление производственным предприятием 8.
1С:ERP Управление предприятием.
Для интеграции с нетиповыми решениями «1С» или решениями других вендоров используются шлюзы, обмены или работа через шину данных (MDM). Конкретный механизм выбирается с оглядкой на ингегрируемые информационные системы.
Из чего складывается стоимость автоматизации документооборота?
1 Программный продукт
Это основа, вокруг которой будут производиться работы по настройке, доработке функционала.
Например, вот такая стоимость у программ, которые мы упоминали ранее:
Обычно стоимость программного продукта напрямую отражает его функциональные возможности. Однако, функционал необходимо соизмерять с вашими потребностями, потому что купленная коробка программного продукта еще не означает, что все заработает само собой. Необходимо установить, настроить и при необходимости доработать программу под ваши задачи.
2 Установка и настройка
Это минимальные действия, которые необходимо выполнить, что бы программа заработала. В зависимости от сложности программы и условий внедрения установка и настройка может занять до нескольких десятков часов. По нашим наблюдениям для Документооборота версии ПРОФ от 8 часов, для КОРП и Документооборота госучреждения от 16 часов.
Для ERP сложно дать даже приблизительную оценку, т. к. функционал ее очень широк.
3 Доработка конфигурации
Действия по внесению изменений в типовой функционал программы или дополнение типового функционала необычными возможностями, признаками, параметрами.
Здесь же выполняются интеграции с внешними информационными системами, встраивание Документооборота в ERP-систему.
Стоимость определяется по результатам предпроектного обследования, подробного документирования целей, объемов работ, определения рисков и параметров приемки проекта заказчиком.
4 Обучение пользователей и сдача в опытную эксплуатацию
При переходе к опытной эксплуатации пользователи, которые работают с документооборотом изучают функционал обновленного документооборота.
Возможно проведение специалистами «1С‑Рарус» обучения в офлайн или онлайн режиме. По договоренности с заказчиком может быть подготовлен комплект материалов для самостоятельного изучения сотрудниками клиента.
Опытная эксплуатация — близкий к финалу этап на проектах по построению заказных информационных систем, в том числе СЭД. Заказчик проверяет корректность выполненных работ. Отдельные подразделения заказчика начинают работать в Документообороте.
5 Промышленная эксплуатация и сопровождение
Созданная информационная система электронного документооборота получает полную реальную нагрузку и мы контролируем, как система на нее реагирует.
Отдел сопровождения помогает устранить мелкие недостатки, которые не смогли предусмотреть при постановке технического задания в самом начале проекта, помогает пользователям обжиться в новом программном обеспечении.
Стоимость сопровождения определяется количеством предоплаченных часов, квалификацией привлекаемых специалистов «1С‑Рарус» и индивидуальными договоренностями.
Результаты внедрения системы управления корпоративным документооборотом
Какие ожидания от работы подсистемы управления документооборотом являются оправданными?
Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение:
Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота.
Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации.
Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета.
Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями.
Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.
Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам.
Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора
Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок.
Компании, в которых «1С-Рарус» автоматизировал документооборот
Сроки внедрения документооборота
В зависимости от выбранной методологии, используется типовой продукт или создается заказная информационная система, проводится обучение пользователей
и переносятся ли данные из старой системы в новую сроки внедрения документооборота могут отличаться на несколько порядков.
Поэтому, если необходимо определить сроки внедрения Вы можете проконсультироваться с сотрудниками «1С‑Рарус».
Мы зададим уточняющие вопросы и поможем понять сколько времени потребуется на реализацию вашего проекта.
Гарантии
Качество выполнения работ удостоверено сертификатом соответствия системы менеджмента качества «1С‑Рарус» международному стандарту ISO 9001:2015.
Программное обеспечение, выпускаемое проектным офисом «1С‑Рарус», полностью соответствует законодательству в сфере оборота коммерческой и государственной тайны, что подтверждено лицензиями ФСТЭК России на деятельность по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации и ФСБ России на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.
На сегодняшний день в нашем портфеле более 1000 успешно реализованных корпоративных проектов.
Мы предоставляем корпоративную поддержку по стандартам SLA.
Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?
