Как сократить время на работу с кадровыми документами с помощью 1С:Кабинета сотрудника?

Статья будет полезна руководителям компаний, HR‑специалистам, кадровым работникам и бухгалтерам.

Переход на кадровый электронный документооборот позволяет значительно сократить время на оформление кадровых документов, упростить взаимодействие с сотрудниками и отказаться от бумажного обмена документами. Особенно актуален такой подход для компаний с удаленными сотрудниками, филиальной сетью или большим количеством персонала.

В новом материале разберем, какие возможности предоставляет сервис 1С:Кабинет сотрудника, как подключить его к программе 1С, настроить кадровый ЭДО, создать личные кабинеты сотрудников и организовать работу с кадровыми документами.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Что такое 1С:Кабинет сотрудника и какие задачи он решает?

1С:Кабинет сотрудника — это сервис для организации кадрового электронного документооборота между работодателем и сотрудниками. Он позволяет обмениваться кадровыми документами в электронном виде без необходимости личного посещения офиса.

Сервис поддерживает работу:

• через мобильное приложение для Android и iOS;
• через веб-браузер.

Благодаря интеграции с программами 1С отдельное внедрение сервиса не требуется. После подключения сервис становится частью информационной базы и позволяет обмениваться кадровыми документами непосредственно из программы.

Через сервис можно работать со всеми основными кадровыми документами:

• приказами о приеме или переводе;
• приказами об отпуске;
• заявлениями сотрудников;
• справками;
• расчетными листками;
• другими кадровыми документами.

Использование электронного документооборота позволяет ускорить согласование документов, сократить объем бумажного документооборота и сделать взаимодействие между кадровой службой и сотрудниками значительно удобнее.

Как подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника?

Подключение выполняется непосредственно из программы 1С. Рассмотрим этапы подключения сервиса на примере 1С:Зарплата и управление персоналом.

Для подключения необходимо:

1. Перейти в раздел «Кадры».
2. Открыть «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
3. В появившейся форме указать адрес сервиса предприятия и ниже название.
4. Выбрать ответственного сотрудника.
5. Нажать «Подключить».

Ответственный сотрудник становится первым администратором сервиса. Перед подключением рекомендуется проверить, что в его карточке указаны актуальные:

• адрес электронной почты,
• номер мобильного телефона.

После завершения подключения администратор получает письмо на почту со ссылкой и QR‑кодом для входа в сервис.

Далее необходимо:

1. Перейти по ссылке.
2. Подтвердить номер телефона кодом из SMS.
3. Придумать пароль для входа.

После первой авторизации сервис становится доступен для дальнейшей настройки.

Как опубликовать сотрудников и создать личные кабинеты?

После подключения необходимо определить сотрудников, которые будут работать через сервис. Для этого нажмите на пункт «Изменить настройку публикации» сотрудников.

В настройках можно:

• опубликовать сразу всю организацию;
• выбрать отдельные подразделения;
• опубликовать сотрудников по должностям;
• выбрать отдельных сотрудников.

Если у какого-либо сотрудника отсутствует электронная почта или номер телефона, программа выделит его красным цветом.

Перед публикацией рекомендуется проверить актуальность контактных данных всех сотрудников, поскольку именно они используются для регистрации в сервисе.

После публикации необходимо создать сотрудникам личные кабинеты. Для этого нужно:

1. Войти в личный кабинет ответственного лица в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».
2. Перейти в раздел «Администрирование».
3. Выделить сотрудников, которым необходимо создать личные кабинеты.
4. Нажать кнопку «Выполнить».

Также личные кабинеты можно создать сразу группе сотрудников.

После создания кабинетов сотрудникам отправляются приглашения для регистрации.

Если сотрудник будет выполнять функции кадрового специалиста или администратора сервиса, дополнительно нажмите кнопку «Имеет права администратора» и затем отправьте приглашение.

Как настроить кадровый электронный документооборот?

После публикации сотрудников можно переходить к настройке кадрового ЭДО. Первым этапом необходимо установить сертификат администратора.

Для этого:

1. Откройте раздел администрирования сервиса.
2. Выберите администратора.
3. Скачайте сертификат.
4. Установите его на компьютер.

Сертификат необходим для корректного обмена документами между программой 1С и сервисом.

После этого в настройках сервиса необходимо:

1. Нажать галочку в пункте «Используется кадровый ЭДО».
2. Проверить и при необходимости отредактировать шаблон согласия на переход на кадровый ЭДО.
3. Нажать галочку в пункте «Автоматическое формирование согласий».

Если в информационной базе ранее не использовались электронные подписи, дополнительно необходимо включить их использование в разделе «Администрирование».

После настройки каждому сотруднику автоматически отправляется согласие на переход на кадровый электронный документооборот.

Сотрудник может:

• подписать согласие,
• отказаться,
• отложить подписание.

Если сотрудник случайно отказался от подписания, кадровый специалист может удалить ранее отправленное согласие и отправить его повторно.

После подписания сотрудник загружает подписанный экземпляр документа в сервис.

Кадровый специалист подтверждает получение документа, после чего сотрудник получает возможность использовать кадровый электронный документооборот.

Как сотрудники получают электронную подпись?

После подтверждения согласия сотрудник может самостоятельно выпустить электронную подпись.

Для этого необходимо:

1. Открыть личный кабинет.
2. Перейти в раздел «Профиль».
3. В разделе «Электронная подпись» нажать «Создать».
4. Придумать пароль.
5. Подтвердить выпуск подписи.

Пароль необходимо сохранить. Возможности восстановления пароля нет. Если пароль будет утерян, электронную подпись потребуется выпустить повторно.

При окончании срока действия подписи сервис автоматически уведомляет сотрудника о необходимости перевыпуска.

Какие возможности получает сотрудник?

После подключения сотрудник получает доступ к широкому набору кадровых сервисов.

Через личный кабинет можно:

• просматривать расчетные листки;
• подавать заявления;
• оформлять отсутствие;
• согласовывать отпуска;
• получать кадровые документы;
• запрашивать различные справки;
• отслеживать статус своих обращений.

Работа с отсутствиями

Через сервис сотрудник может оформить различные виды отсутствия.

При создании заявки можно:

• приложить подтверждающие документы;
• указать предпочтительный способ связи;
• сообщить предполагаемую дату возвращения;
• выбрать замещающего сотрудника.

Для некоторых видов отсутствия можно использовать только уведомление, без обязательного согласования руководителем.

Кроме того, в новых версиях сервиса появилась возможность скрывать причины отсутствия от других сотрудников.

Работа с отпусками

Сервис позволяет:

• просматривать остаток дней отпуска;
• планировать отпуск;
• использовать калькулятор отпусков;
• получать предупреждения при недостаточном количестве дней;
• согласовывать изменения графика отпусков.

Если кадровый специалист изменяет утвержденный график отпусков, сотруднику автоматически отправляется запрос на согласование новых дат.

Запрос справок

Через личный кабинет можно заказать различные справки.

При создании запроса сотрудник указывает:

• организацию;
• необходимый период;
• назначение справки;
• формат получения.

После подготовки документа кадровый специалист отправляет его через сервис, а сотрудник получает готовую справку в личном кабинете.

Как распределить работу между кадровыми специалистами?

Чтобы все обращения сотрудников не попадали одному кадровому специалисту, в сервисе предусмотрена настройка правил обработки заявок.

Для этого:

1. В программе 1С перейдите на вкладку сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
2. Нажмите «Настроить правила обработки заявок сотрудников».

В настройках можно распределить ответственных отдельно по:

• отпускам,
• справкам,
• заявлениям,
• изменениям личных данных,
• другим кадровым процессам.

После настройки обращения автоматически направляются нужному специалисту.

Все поступающие задачи у кадрового специалиста отображаются в разделе «Главное» → «Мои задачи».

Например, если сотрудник отправил запрос на изменение личных данных, кадровый специалист:

1. Открывает задачу.
2. Проверяет новые сведения.
3. Принимает запрос к исполнению.
4. Вносит изменения в информационную базу.
5. Завершает выполнение.

Если информация заполнена некорректно, можно отправить запрос обратно сотруднику с комментарием.

По аналогичной схеме обрабатываются запросы на выдачу справок, отпусков и других кадровых документов.

Работа с расчетными листками

Сервис позволяет массово отправлять расчетные листки сотрудникам.

При формировании можно выбрать:

• организацию,
• подразделение,
• конкретных сотрудников,
• период,
• предыдущие месяцы.

После формирования расчетные листки автоматически становятся доступны сотрудникам в личных кабинетах.

Дополнительные возможности сервиса

Помимо кадрового документооборота сервис предоставляет и другие возможности.

Например:

• работу с произвольными заявлениями;
• оформление командировок;
• согласование работы в выходные дни;
• оформление сверхурочной работы;
• просмотр маршрутов согласования документов;
• создание собственных шаблонов документов;
• отправку произвольных PDF‑документов;
• работу с документами по гражданско-правовым договорам.

Для пользователей программы 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП также доступны функции, связанные с охраной труда:

• медицинские осмотры;
• освидетельствования;
• контроль обязательных мероприятий.

Как обеспечивается безопасность документов?

Сервис размещается в защищенных дата‑центрах и соответствует требованиям информационной безопасности.

Все документы продолжают храниться в информационной базе 1С, поэтому кадровые специалисты в любой момент могут:

• открыть документ,
• распечатать его,
• сохранить,
• отправить повторно.

Перед приобретением можно воспользоваться бесплатным демонстрационным доступом на 45 дней.

В течение тестового периода отсутствуют ограничения по количеству создаваемых кабинетов, поэтому организация может протестировать сервис сразу на группе сотрудников и оценить его работу в реальных условиях.

Также доступна локальная версия сервиса, которая разворачивается на собственных серверах организации. Однако в этом случае потребуется полноценное внедрение и настройка инфраструктуры.

Резюмируя

• 1С:Кабинет сотрудника позволяет организовать кадровый электронный документооборот без использования бумажных документов.
• Сервис интегрирован с программами 1С и поддерживает работу через мобильное приложение и веб‑браузер.
• Сотрудники могут подписывать кадровые документы, оформлять отпуска, подавать заявления, получать справки и расчетные листки через личный кабинет.
• Кадровые специалисты получают инструменты для автоматизации обработки обращений и распределения задач между ответственными сотрудниками.
• Перед внедрением сервис можно бесплатно протестировать на группе сотрудников в течение 45 дней.

Материал актуален на июль 2026 года.