Нужны ли копии документов для внесения изменений в трудовую книжку?

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Сотрудники, у которых изменяются какие-либо данные, могут предоставить новую информацию отделу кадров организации. Линия консультаций «1С-Рарус» рассмотрит, нужны ли для подтверждения изменений копии обновленных документов.

В Трудовом законодательстве РФ нет положений, согласно которым сотрудники обязаны уведомлять работодателя об изменениях в личных данных или представлять оригиналы документов в отдел кадров для снятия копий.

Сотрудники, у которых поменялись какие-либо личные данные, должны лишь ознакомить с ними работника отдела кадров организации.

В соответствии с Законодательством РФ, работодатели должны соблюдать порядок ведения и хранения трудовых книжек сотрудников. Так, за непредставление достоверных сведений о сотрудниках на работодателя может быть наложена ответственность в виде штрафа.

Обратите внимание: мы рекомендуем организациям прописать в локальных нормативных актах или трудовых договорах обязанность сотрудника сообщать работодателю об изменении личных данных.

Если у сотрудника организации поменялась фамилия, отдел кадров может внести изменение в трудовую книжку только на основании каких-либо из следующих документов:

паспорт;
свидетельство о рождении;
свидетельство о заключении брака;
свидетельство о расторжении брака;
свидетельство о перемене имени;
каких-либо еще документов, содержащих личную информацию о сотруднике.

Обратите внимание: информация должна быть изложена с опорой на номер документа, дату и орган, выдавший документ.

Таким образом, работодателю не нужно получать от сотрудника копии документов. Для подтверждения изменений в личных данных достаточной является демонстрация наличия подтверждающих документов.

Резюмируя

Сотрудник не обязан предоставлять работодателю сведения об изменении личных данных.
Под личными данными сотрудника можно понимать его паспортные или персональные данные.
Работодатель может сделать обязанностью сотрудника предоставление сведений в случае изменений личных данных, указав это в локальных нормативных актах или трудовом договоре.
Работодателю не нужно снимать копии с обновленных документов. Достаточно лишь убедиться в факте их наличия.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно: