Кассовые документы в 1С:Бухгалтерии 8.3 — порядок оформления и учета

Статья будет полезна бухгалтерам, финансовым аналитикам и руководителям.

Кассовые операции — одна из ключевых составляющих документооборота в бухгалтерии предприятия. В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» предусмотрен полный механизм для корректного оформления и учета кассовых документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами компании.

В этой статье рассмотрим, какие документы относятся к кассовым, как их оформлять и какие особенности учета существуют в 1С:Бухгалтерии 8.3.

Что такое кассовые документы

Кассовые документы — это первичные учетные документы, которые фиксируют движение наличных денежных средств на предприятии. Они используются для приема, выдачи, перемещения и учета наличных денег через кассу.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 к основным кассовым документам относятся:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, фиксирующий поступление денег в кассу.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, фиксирующий выдачу денег из кассы.
• Акт кассовой инкассации — документ о передаче денежных средств инкассаторской службе.
• Акт о приеме денег от покупателей (в случае наличных расчетов).
• Приказы и заявления по операциям с подотчетными лицами.

Каждый из этих документов выполняет важную функцию: обеспечивает прозрачность движения наличных и правильное отражение операций в бухгалтерском учете.

Настройка кассовых операций в 1С:Бухгалтерии 8.3

Перед началом работы с кассовыми документами важно убедиться, что в вашей базе включены необходимые настройки.

Для корректной работы необходимо включить кассовый учет:

1. Перейдите в раздел «Настройки», затем «Параметры учетной политики», затем «Учет наличных денег».
2. Активируйте опцию, отвечающую за ведение кассового учета.

Это позволит системе:

• корректно формировать кассовые документы;
• учитывать кассу в составе активов;
• отражать операции в регламентированных отчетах.

Оформление кассовых документов

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО оформляется в тех случаях, когда в кассу поступили наличные средства. Это может быть выручка от продажи, возврат из подотчета, внесение собственных средств и другие поступления.

При создании документа в программе «1С:Бухгалтерия 8.3» необходимо:

1. Указать дату поступления.
2. Выбрать кассу, в которую поступили деньги.
3. Заполнить статью движения денежных средств.
4. Указать состав поступившей суммы.
5. Указать основание (например, номер договора, приходный документ покупателя).

Расходный кассовый ордер (РКО)

РКО оформляется при выдаче наличных средств:

• на выплаты заработной платы;
• на расчеты с поставщиками;
• для выдачи подотчетным лицам;
• на прочие расходы.

Порядок заполнения аналогичен ПКО: выбирается касса, указываются статья расхода и сумма.

Особенности учета кассовых операций

Контроль остатков в кассе

В 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрена возможность контроля остатка наличных средств. Если касса уходит в минус, система предупредит пользователя о превышении установленного лимита кассы.

Это особенно важно для соблюдения кассовой дисциплины и предотвращения ошибок в учете.

Инкассация и перевод средств

Операции по передаче денежных средств инкассаторам оформляются с помощью акта кассовой инкассации. Документ позволяет корректно отразить передачу наличности из предприятия в обслуживающий банк или инкассаторскую службу.

Подотчетные лица

Выдача денежных средств под отчет оформляется через расходные кассовые ордеры или отдельные документы подотчета. При формировании отчета по подотчетным суммам система автоматически группирует данные и учитывает остатки на лицевых счетах.

Регламентированные отчеты по кассе

Правильное оформление кассовых документов обеспечивает формирование регламентированной отчетности:

• книга учета кассовых операций;
• оборотно-сальдовая ведомость по кассе;
• регистры по движению наличных.

Эти отчеты являются важной частью бухгалтерской отчетности и могут быть использованы при проверках или внутреннем контроле.

На что обратить внимание

Для корректного учета кассовых операций важно:

• соблюдать последовательность заполнения документов;
• использовать верные статьи движения денежных средств;
• своевременно отражать все операции в учете;
• контролировать остатки в кассе;
• вести документы в соответствии с законодательством.

Резюмируя

• Кассовые документы — обязательная составляющая учета наличных денежных средств на предприятии.
• 1С:Бухгалтерия 8.3 предлагает гибкий и удобный механизм для их оформления, контроля и отражения в регламентированной отчетности.
• При правильной настройке и последовательном заполнении документов система обеспечивает прозрачность учета, минимизирует ошибки и облегчает работу бухгалтерии.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.