Пошаговая инструкция заполнения «Спецификации подрядчика» в «1С:ERP Управление строительной организацией»

Статья будет полезна руководителям строительных проектов, специалистам сметно-договорного отдела и специалистам по документообороту.

Грамотное оформление договорных отношений между заказчиком и подрядчиком, четкое фиксирование объемов работ, их стоимости и сроков выполнения — ключевые факторы эффективного управления строительным проектом.

Одним из важнейших инструментов автоматизации этих процессов в строительной отрасли выступает программа «1С:ERP Управление строительной организацией 2». В ней предусмотрен специальный документ — «Спецификация к договору Подрядчика (работы, сроки, стоимость)».

В статье рассмотрим:

• Документ для хранения данных по договору строительного подряда в «1С:ERP Управление строительной организацией 2».
• Структура и способы заполнения вкладок документа «Спецификация к договору Подрядчика».

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Документ для хранения данных по договору строительного подряда в «1С:ERP Управление строительной организацией 2»

Договор строительного подряда — это соглашение, по которому подрядчик выполняет строительные работы, а заказчик принимает и оплачивает результат.

В «1С:ERP Управление строительной организацией 2» для хранения перечня работ по договору с подрядчиком, их объемов, сроков выполнения и стоимости предназначен документ «Спецификация к договору Подрядчика (работы, сроки, стоимость)».

Документ доступен в подсистеме «Управление выполнением работ».

Расположение документа «Спецификации к договорам Подрядчиков» в программе

Спецификация составляется, когда этап планирования строительства завершен. В программе оформлены документы: справочник «Объект строительства», справочник «Сценарий планирования графика работ», документы «План потребностей в материалах», «Разделительная ведомость», «Кредитная политика».

Структура и способы заполнения вкладок документа «Спецификация к договору Подрядчика»

Рассмотрим подробно структуру спецификации и способы заполнения данных.

Вкладка «Основное» заполняется базовыми сведениями: объект строительства, наименования Заказчика и Подрядчика, документ «Утверждение рабочего сценария внутреннего графика работ», договор и соглашение с подрядчиком.

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «Основное»

Вкладка «Работы» хранит список работ с детализацией по объему, срокам исполнения, длительности, стоимости и ответственному подразделению заказчика.

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «Работы»

Кнопка «Заполнить» открывает список команд для наполнения таблицы.

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «Работы», кнопки для заполнения таблицы

Таблица заполняется в три этапа: сначала составляется список работ, затем заполняется стоимость, далее, при необходимости, можно указать ответственное подразделение.

Подбор работ с детализацией по ответственному подразделению, объему и срокам исполнения

Перечень работ можно подобрать в таблицу тремя способами:

• Команда «Работами объекта» автоматически переносит в таблицу все утвержденные работы календарного плана-графика по выбранному на вкладке «Основное» объекту строительства. Далее можно удалить лишние строки. Такой способ удобен, если все или большинство работ выполняет подрядчик.
• Если используется документ «Разделительная ведомость», то рекомендуется использовать команду «С учетом разделительной ведомости». Все работы подрядчика, выбранного на вкладке «Основное», запишутся в таблицу из разделительной ведомости.
• «Подобрать» — открывает окно выбора работ утвержденной версии календарного плана-графика. Такой вариант удобен, если требуется выбрать небольшое количество строк или добавить работы к уже выбранным.

Заполнение стоимости выбранных работ

Для указания стоимости предлагаются три метода:

• Если с подрядчиком уже есть заключенный договор и спецификация по объекту, то можно использовать кнопку «Стоимость по спецификации». Откроется окно со списком спецификаций с отбором по текущему подрядчику, объекту строительства и договору. Нужно выбрать документ, из которого автоматически заполнится стоимость работ. Затем некоторые строки можно скорректировать.

  Обратите внимание: утвержденная спецификация по одному объекту строительства, одной организации или работе может быть только одна. При утверждении текущего документа предыдущий отменяется (программа выдаст информационное сообщение: «По объекту... уже есть утвержденный документ (№__). Отменить утверждение указанного документа?». После положительного ответа пользователя предыдущий документ будет отменен, а текущий — утвержден.

• «Стоимость из разделительной ведомости» записывает стоимость из документа «Разделительная ведомость» для текущего подрядчика и объекта строительства

• «Рассчитать стоимость» открывает окно для расчета стоимости работ подрядчика с учетом цены из документа «Спецификация к договору Заказчика».

  Важно! Использование команды «Рассчитать стоимость» возможно только при наличии в программе утвержденного документа «Спецификация к договору Заказчика» по текущему объекту строительства.

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «Работы», таблица «Рассчитать стоимость работ»

В таблицу для расчета выводятся:

• Наименование и объем работ с вкладки «Работы».
• «Сумма Заказчика» из документа «Спецификация к договору Заказчика».
• «+/-» - разница сумм Заказчика и Подрядчика.
• «Процент изменения» — разница между стоимостью работ Заказчика и Подрядчика в процентном соотношении.
• Суммовые колонки подрядчика — рассчитанные колонки для переноса данных в документ. Состав колонок зависит от учета налогообложения и признака включения НДС.

Если валюты в спецификациях Заказчика и Подрядчика отличаются, то в таблицу выводятся колонки «Сумма заказчика в валюте» и «Валюта». «Сумма заказчика» при этом пересчитывается в валюту документа на указанную дату.

Поля «Валюта документа» и «Дата получения курса валют» находятся в группе «Валюты» под таблицей.

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», таблица «Рассчитать стоимость работ», валюты в спецификациях Заказчика и Подрядчика отличаются

Заполнить колонку «Сумма» можно вручную, указав непосредственно в колонке нужное значение. Либо заполнить колонки «+/-» или «Процент изменения», в этом случае программа автоматически пересчитает суммовые значения подрядчика с учетом указанной суммы или процента.

Для группового заполнения цен подрядчика нужно выбрать строки с работами, установив «флаги» в левой колонке таблицы, затем заполнить поле «Значение изменения» и выбрать одну из команд над таблицей:

• «Изменить на процент» — изменит суммы заказчика на указанный процент.
• «Изменить на сумму» — прибавит или отнимет указанное значение от суммы заказчика.
• «Установить стоимость» — запишет указанное значение в колонку «Сумма».

Команда «Перенести в документ» записывает данные на вкладку «Работы».

Заполнение подразделения

Для записи ответственного подразделения нужно выделить строки с работами и нажать кнопку «Подразделение». В открывшемся справочнике «Структура предприятия» выбрать нужное значение, затем — команду «Выбрать».

Вкладка «График движения по договору» заполняется данными по виду оплат, срокам, суммам платежей, статьям бюджетов и расходов.

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «График движения по договору»

Заполнить таблицу можно вручную. По кнопке «Добавить» записывается новая строка, в которой вводится нужная информация.

Для автоматического заполнения графика движений необходимо предварительно создать и заполнить документ «Кредитная политика», где будет указана информация об этапах оплат (вид, срок, процент).

По команде «Заполнить график движений» таблица наполнится данными:

• Колонки «Дата», «Вид ДДС», «Вид доход/расход» заполнятся на основании документа «Кредитная политика».
• «Сумма» — стоимость работ по договору из колонки «Сумма» на вкладке «Работы» разбивается на платежи. Количество платежей и процентное соотношение от основной суммы задается в «Кредитной политике».
• «Статья бюджета» и «Статья расходов» заполняются на основании данных с вкладки «Дополнительно», группа «Статьи бюджета».

У пользователя есть возможность корректировать даты и суммы.

Если требуется вывести информацию о выплатах денежных средств и расходах для каждой работы, нужно установить признак «Расширенный график движений».

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «График движения по договору», расширенный график движения

На вкладке «Дополнительно» указываются:

• «Валюта», «Цена включает НДС», «Налогообложение» используются при расчете стоимости работ.
• «Направление деятельности» рекомендуется указать, если нужно классифицировать доходы и расходы в разрезе направлений деятельности и детализировать финансовый результат. Такая аналитика используется во всех документах по объекту строительства.
• «Договор гарантийного удержания» — выбирается из справочника «Договоры с контрагентами». Рекомендуется заполнить, если сумму по гарантийному удержанию требуется учитывать на отдельном договоре. Это значение заполняется в дальнейшем в «Акте о приемке выполненных работ от подрядчика».
• Сведения группы «Статьи бюджета» используются для заполнения данных на вкладке «График движения по договору».

Документ «Спецификация к договору Подрядчика», вкладка «Дополнительно»

Резюмируя

• «1С:ERP Управление строительной организацией 2» предлагает документ для хранения информации по договору с подрядчиком — «Спецификация к договору с подрядчиком».
• Документ объединяет в себе данные по графику исполнения работ и оплат.
• Спецификация к договору с подрядчиком поддерживает гибкие настройки статей ДДС, выбор валюты и настройку налогообложения (НДС).