Статья будет полезна руководителям транспортных компаний, экспедиторам, специалистам по логистике, ИТ‑директорам, сотрудникам служб безопасности и специалистам, отвечающим за цифровизацию транспортных процессов.
С 2026 года транспортно‑экспедиционная отрасль столкнулась с новыми требованиями законодательства. Помимо регистрации в реестре экспедиторов, компаниям необходимо обеспечить накопление, хранение и оперативное предоставление сведений о перевозках, контрагентах, маршрутах и транспортных операциях. Также потребуется организовать взаимодействие с ФСБ и подготовиться к выполнению требований в рамках системы оперативно‑розыскных мероприятий (СОРМ).
Для многих организаций основной вопрос заключается не столько в техническом подключении к СОРМ, сколько в организации процессов учета и хранения информации. Закон требует хранить данные о транспортно‑экспедиционной деятельности не менее трех лет и предоставлять их по запросу уполномоченных органов. Если сведения находятся в разных таблицах, почте, мессенджерах и отдельных учетных системах, выполнить эти требования будет крайне сложно.
Поэтому первым шагом становится создание единого цифрового контура учета перевозок и транспортной деятельности. Именно здесь важную роль играют современные информационные системы управления перевозками и автотранспортом.
В статье рассмотрим, какие требования предъявляются к экспедиторам и транспортным компаниям, какие данные необходимо хранить, почему важно организовать их учет в единой системе и как решения линейки 1С помогают подготовиться к выполнению новых требований законодательства.
Оглавление
- Что изменилось для транспортно-экспедиционных компаний
- Какие данные необходимо хранить
- Почему обычных таблиц уже недостаточно
- Как решения 1С помогают подготовиться к новым требованиям
- Организация хранения данных в едином контуре
- Какие процессы рекомендуется автоматизировать в первую очередь
- Какая ответственность может наступить при несоблюдении требований
- Как наладить взаимодействие экспедитора с ФСБ
- Практический план подготовки к требованиям законодательства и внедрения СОРМ
Что изменилось для транспортно‑экспедиционных компаний
С 1 марта 2026 года вступили в силу изменения законодательства о транспортно‑экспедиционной деятельности. Компании и индивидуальные предприниматели, оказывающие транспортно‑экспедиционные услуги, обязаны быть включены в специальный реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог».
После включения в реестр возникает обязанность организовать взаимодействие с органами безопасности и обеспечить выполнение требований по хранению и предоставлению информации. В течение установленного срока экспедитор должен уведомить территориальный орган ФСБ и приступить к согласованию мероприятий по внедрению СОРМ.
Новые требования направлены на повышение прозрачности рынка грузоперевозок, снижение числа нелегальных перевозок и создание единого цифрового пространства транспортной отрасли.
Какие данные необходимо хранить
Одним из ключевых требований становится обеспечение хранения сведений о транспортно‑экспедиционной деятельности.
В зависимости от специфики бизнеса в системе должны накапливаться данные о:
- заказчиках и контрагентах;
- договорах транспортной экспедиции;
- грузах и их характеристиках;
- маршрутах перевозок;
- перевозчиках и транспортных средствах;
- операциях с грузами;
- платежных операциях;
- действиях пользователей в информационных системах.
Срок хранения такой информации составляет не менее трех лет. При этом данные должны быть доступны для предоставления по официальным запросам уполномоченных органов.
Фактически ключевой задачей для экспедитора становится не само подключение к СОРМ, а организация надежного хранения всей необходимой информации в течение установленного законодательством срока. Если данные о перевозках находятся в разных таблицах, почтовых переписках и отдельных программах, выполнение требований законодательства значительно усложняется. Поэтому основу подготовки к новым требованиям составляет создание единого контура учета и хранения данных.
Почему обычных таблиц уже недостаточно
При росте объема перевозок ручное ведение информации существенно увеличивает риски:
- потери данных;
- ошибок при формировании отчетности;
- невозможности оперативно предоставить сведения по запросу;
- дублирования информации;
- нарушения сроков хранения документов.
Кроме того, разрозненные источники данных усложняют контроль деятельности компании и увеличивают трудозатраты сотрудников.
Поэтому выполнение требований законодательства требует перехода к единой цифровой среде управления перевозками.
Как решения 1С помогают подготовиться к новым требованиям
Для автоматизации транспортной деятельности предприятия используют специализированные решения линейки 1С:
- 1С:Управление автотранспортом (1С:УАТ);
- 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП.
Такие системы позволяют централизованно хранить информацию о транспортных операциях и обеспечивать единое информационное пространство предприятия.
В системе могут фиксироваться:
- заявки на перевозку;
- маршруты;
- транспортные средства;
- водители;
- путевые листы;
- договоры;
- документы перевозки;
- взаиморасчеты с заказчиками и перевозчиками;
- история изменений данных.
В результате компания получает единый источник информации, необходимой для контроля перевозочной деятельности и подготовки данных для взаимодействия с государственными информационными системами.
Организация хранения данных в едином контуре
Особое значение имеет возможность централизованного хранения информации.
Использование решений 1С позволяет:
- сократить количество разрозненных источников данных;
- обеспечить сохранность информации;
- разграничить права доступа пользователей;
- организовать резервное копирование;
- контролировать действия сотрудников;
- формировать необходимые аналитические отчеты.
Это особенно важно для компаний с филиальной структурой и большим количеством пользователей.
Какие процессы рекомендуется автоматизировать в первую очередь
При подготовке к новым требованиям специалисты рекомендуют уделить внимание автоматизации следующих процессов:
- Учет заказов на перевозку. Все заявки клиентов должны фиксироваться в единой системе с возможностью последующего поиска и анализа.
- Управление транспортом. Необходимо обеспечить хранение сведений о транспортных средствах, водителях, маршрутах и выполненных рейсах.
- Документооборот перевозок. Электронное хранение транспортных документов значительно упрощает поиск и предоставление информации.
- Контроль доступа к данным. Следует определить перечень сотрудников, имеющих доступ к различным категориям информации.
- Формирование аналитической отчетности. Автоматизированная отчетность позволяет оперативно получать сведения о перевозках, контрагентах и выполненных операциях.
Какая ответственность может наступить при несоблюдении требований?
Если экспедитор не подключится к СОРМ или не предоставит данные по письменному запросу ФСБ, на него будет наложен штраф по статье 11.14.3 КоАП РФ.
Также соблюдение требований может проверить Ространснадзор. Например, при выездных или внеплановых проверках.
Как наладить взаимодействие экспедитора с ФСБ
Процесс подготовки к взаимодействию с ФСБ можно разделить на несколько этапов.
- Проверить статус компании в реестре экспедиторов.
После включения в реестр нужно уведомить орган безопасности и начать процедуру согласования дальнейших действий. - Подать уведомление в ФСБ.
Экспедитор в течение 45 дней после попадания в реестр направляет обращение в территориальный орган безопасности по месту нахождения компании. Если деятельность ведется в нескольких регионах, может потребоваться обращение в центральный аппарат ФСБ. - Получить ответственное подразделение и куратора.
После регистрации обращения ФСБ в течение 30 дней определяет подразделение, которое будет сопровождать взаимодействие с экспедитором. - Согласовать план мероприятий.
За 3 месяца экспедитор, совместно с ФСБ, фиксирует технические и организационные шаги: сроки внедрения, точки подключения, порядок обмена данными, ответственные лица. - Подготовить информационные системы.
На этом этапе важно проверить, где хранятся данные о перевозках, договорах, грузах, маршрутах, контрагентах и действиях пользователей. Если информация находится в разных таблицах и системах, ее нужно привести к единому контуру учета. - Внедрить технические средства и настроить обмен данными.
Компания организует подключение к СОРМ с учетом согласованного плана и требований информационной безопасности. - Пройти приемо‑сдаточные испытания.
После внедрения экспедитор уведомляет ФСБ о готовности. Уполномоченное подразделение проверяет работу системы, порядок передачи данных и корректность настроенных процессов.
Практический план взаимодействия с ФСБ и внедрения СОРМ
Шаг 1. Назначить ответственных внутри компании
Перед началом взаимодействия с ФСБ важно определить сотрудников, которые будут отвечать за проект. Обычно в рабочую группу входят:
- представитель руководства или ответственный за взаимодействие с ФСБ;
- ИТ-специалист или специалист по информационной безопасности;
- сотрудник, отвечающий за транспортные данные и учет перевозок;
- юрист или специалист по внутренним регламентам.
Такой подход помогает разделить зоны ответственности и избежать ситуации, когда технические, юридические и организационные вопросы решаются разрозненно.
Шаг 2. Провести аудит данных и информационных систем
До внедрения СОРМ необходимо понять, какие сведения уже есть в компании и где они хранятся. Важно проверить:
- где ведутся заявки на перевозку;
- как фиксируются данные о клиентах и перевозчиках;
- где хранятся сведения о грузах, маршрутах и транспортных средствах;
- какие документы оформляются в электронном виде;
- есть ли история действий пользователей;
- можно ли быстро выгрузить нужные сведения по запросу.
Если данные хранятся в электронных таблицах, мессенджерах, почте и разных учетных системах, компании будет сложнее обеспечить их полноту и сохранность. Поэтому на этом этапе стоит рассмотреть переход к единой системе управления перевозками — например, решениям 1С для транспортной логистики и автотранспорта.
Шаг 3. Подать уведомление в ФСБ
После включения в реестр экспедитор в течение 45 дней должен направить уведомление в орган безопасности. В обращении (бумажном или электронном) указываются сведения о компании, регистрационный номер в реестре, контактные лица и готовность начать взаимодействие по вопросам выполнения требований законодательства.
С этого момента запускается официальный процесс согласования дальнейших действий.
Обратите внимание: если у организации несколько филиалов, и регистрация в разных регионах, то обращение представляется в Центральный аппарат ФСБ России, на sorm@fsb.ru. А если в одном регионе, то заявление подается в территориальные органы ФСБ России по фактическому нахождению.
Шаг 4. Получить куратора и согласовать порядок взаимодействия
ФСБ в течение 30 дней определяет ответственное подразделение, которое будет сопровождать экспедитора. Далее стороны согласуют порядок работы: какие данные необходимо передавать, в каком формате, с какой периодичностью и через какие технические средства.
На этом этапе важно, чтобы у компании уже было понимание собственной ИТ‑инфраструктуры и состава данных. Это упростит подготовку плана мероприятий и поможет избежать лишних доработок.
Шаг 5. Подготовить и согласовать план мероприятий
План мероприятий фиксирует, как именно экспедитор будет выполнять требования. В него могут входить:
- сроки внедрения СОРМ;
- точки подключения к информационным системам;
- требования к каналам связи;
- ответственные лица со стороны компании;
- порядок обновления и передачи информации;
- технические условия подключения.
План становится основным документом, по которому компания будет двигаться дальше, и выдается экспедитору, ФСБ и Ространснадзору.
Шаг 6. Подготовить учетную систему к хранению данных в 1С
Техническое подключение к СОРМ не решает задачу полностью, если в компании нет единого источника достоверных данных. Поэтому важно заранее организовать хранение информации о перевозках в решениях линейки 1С для управления автотранспортом.
Шаг 7. Внедрить технические средства и настроить обмен
После согласования плана компания приступает к технической реализации. Возможны разные варианты: использование специализированного решения, доработка существующей информационной системы или интеграция с уже применяемыми программами учета перевозок.
При этом ответственность за взаимодействие с ФСБ остается за экспедитором. Даже если техническую часть помогает внедрять подрядчик, документы, согласования и обмен информацией выполняются от имени компании.
Шаг 8. Пройти приемо‑сдаточные испытания
После внедрения экспедитор уведомляет ФСБ о готовности системы. Далее проводится проверка: уполномоченное подразделение оценивает, как организован сбор данных, корректно ли работает передача информации и выполняются ли согласованные требования.
По итогам испытаний могут быть оформлены акт, протокол и перечень замечаний. Если замечания есть, компания устраняет их и повторно подтверждает готовность системы.
Шаг 9. Обеспечить дальнейшую работу системы
После запуска важно не только поддерживать техническую работоспособность СОРМ, но и регулярно контролировать качество данных. Для этого необходимо:
- следить за полнотой заполнения документов;
- актуализировать сведения о контрагентах и перевозках;
- контролировать права доступа пользователей;
- обновлять внутренние регламенты;
- обеспечивать сохранность данных в течение установленного срока.
Автоматизация транспортных процессов в решениях 1С помогает сделать эту работу системной: данные фиксируются в едином контуре, доступны ответственным сотрудникам и могут использоваться для управленческого, регламентированного и контрольного учета.
Резюмируя
Новые требования к транспортно‑экспедиционной деятельности делают вопрос хранения и управления данными одним из ключевых для отрасли. Для успешного взаимодействия с государственными органами недостаточно просто подключить необходимые технические средства — важно обеспечить полноту, достоверность и сохранность информации о перевозках.
Поэтому первым шагом для большинства компаний становится организация единого контура учета транспортной деятельности. Только при наличии централизованного хранения данных можно эффективно выполнять требования по их сохранности, поиску и предоставлению по запросам уполномоченных органов.
Решения линейки 1С для управления транспортом помогают сформировать такое единое информационное пространство, объединить данные о перевозках, документах, маршрутах и контрагентах, а также создать основу для дальнейшего выполнения требований законодательства, включая взаимодействие с ФСБ и реализацию мероприятий в рамках СОРМ.
