Статья будет полезна руководителям малого и среднего бизнеса, бухгалтерам, специалистам по финансовому учету и сотрудникам, отвечающим за оформление хозяйственных расходов.
Во многих компаниях сотрудники регулярно приобретают товары, оплачивают услуги или совершают хозяйственные расходы от имени организации. При этом они могут использовать как заранее выданные под отчет денежные средства, так и собственные деньги с последующим возмещением.
Чтобы такие расходы были корректно отражены в учете, а расчеты с сотрудниками оставались прозрачными, в программе «1С:Управление нашей фирмой 3.0» используется документ «Авансовый отчет».
В статье рассмотрим, как оформить выдачу денежных средств под отчет, заполнить авансовый отчет, отразить приобретенные товары и услуги, а также контролировать расчеты с подотчетными лицами.
Оглавление
Когда используется авансовый отчет
Авансовый отчет оформляется в случаях, когда сотрудник приобретает товары или оплачивает услуги для нужд организации.
В программе расчеты с подотчетными лицами ведутся по объекту справочника «Сотрудники». При этом сотрудник может использоваться в качестве подотчетного лица, даже если имеет статус «Не трудоустроен».
Если сотрудник расходует собственные средства, сама выдача денег в программе не отражается. В учете фиксируется только авансовый отчет после предоставления подтверждающих документов.
Как оформить выдачу денежных средств под отчет
Если организация заранее выдает сотруднику деньги, этот факт необходимо зарегистрировать в программе.
Способ оформления зависит от формы выдачи денежных средств.
Выдача наличными
Используется документ «Расход из кассы» с видом операции «Подотчетнику».
Безналичная выдача
Если деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, оформляется документ «Расход со счета» с аналогичным видом операции.
После этого выданные суммы автоматически будут доступны при заполнении авансового отчета.
Создание авансового отчета в 1С:УНФ
После того, как сотрудник предоставил чеки, накладные или другие первичные документы, можно оформить авансовый отчет.
Для этого откройте раздел «Деньги», затем в журнале документов «Авансовые отчеты» нажмите «Создать».
В шапке документа необходимо заполнить:
- организацию,
- подотчетное лицо,
- подразделение.
Если в программе ведется учет по нескольким организациям, реквизит «Организация» будет доступен для выбора автоматически.
Как заполнить вкладки документа
В зависимости от характера расходов сведения отражаются на разных вкладках авансового отчета.
Выданные авансы
Здесь указываются суммы, ранее выданные сотруднику под отчет.
Табличную часть можно заполнить автоматически с помощью команды «Подобрать» либо добавить документы вручную.
В качестве оснований используются документы:
- «Расход из кассы»;
- «Расход со счета».
Запасы
Вкладка используется, если сотрудник приобрел:
- товары,
- материалы,
- канцелярию,
- спецодежду,
- другие материальные ценности.
Необходимо указать номенклатуру, количество, стоимость и склад, на который будут оприходованы приобретенные ценности.
Услуги
Если сотрудник оплатил услуги (например, доставку, аренду, ремонт или другие расходы), они отражаются на вкладке «Услуги».
Для каждой услуги необходимо выбрать соответствующую номенклатуру и статью расходов.
Оплаты
Эта вкладка используется, если сотрудник не приобретал товары самостоятельно, а лишь передал денежные средства поставщику за ранее оформленные товары или услуги.
В этом случае указывается договор с контрагентом.
Дополнительно
На вкладке «Дополнительно» указывается количество приложенных документов и число листов, переданных вместе с авансовым отчетом.
Проверка и проведение документа
Перед проведением авансового отчета рекомендуется проверить итоговые суммы.
В нижней части документа отображаются показатели «Выдано» и «Потрачено». Для успешного проведения документа эти суммы должны совпадать.
После проведения программы автоматически:
- приходует приобретенные товары на склад;
- отражает оплаченные услуги;
- фиксирует расходы в финансовом результате;
- корректирует расчеты с подотчетным лицом.
Контроль расчетов с подотчетными лицами
После оформления авансовых отчетов важно регулярно контролировать состояние взаиморасчетов с сотрудниками.
Для этого в 1С:УНФ предусмотрены стандартные отчеты.
Расчеты с подотчетниками
Отчет позволяет увидеть:
- суммы, выданные сотрудникам;
- произведенные расходы;
- возвраты денежных средств;
- остатки по каждому подотчетному лицу за выбранный период.
Остатки по расчетам с подотчетниками
Используется для контроля задолженности на конкретную дату и помогает своевременно выявлять неотчитавшихся сотрудников.
Регулярная проверка этих отчетов позволяет избежать накопления задолженности, повысить финансовую дисциплину и снизить риск кассовых разрывов.
Резюмируя
Авансовые отчеты позволяют организовать прозрачный учет хозяйственных расходов, контролировать расчеты с подотчетными лицами и своевременно отражать приобретенные товары и услуги в информационной системе.
Использование типовых механизмов 1С:УНФ 3.0 помогает автоматизировать оформление таких операций, снизить количество ошибок и обеспечить достоверность финансового учета.
Работа с 1С:Управление нашей фирмой
