Электронный кадровый документооборот

Что такое кадровый ЭДО?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это современное решение на базе 1С, которое позволяет вести работу с кадровыми документами в цифровом формате, без необходимости распечатывать бумаги и собирать подписи вручную.

Почему стоит перейти на электронный кадровый документооборот?

Экономия времени и ресурсов — автоматизированное подписание, отправка и хранение документов без бумажной рутины. Оформление документов занимает до 5 раз меньше времени.
Снижение рисков ошибок — исключается человеческий фактор при обработке данных.
Быстрый доступ к документам — вся информация безопасно хранится в цифровом архиве и доступна в пару кликов.
Соответствие законодательству — электронные документы имеют юридическую силу и защищены цифровой подписью.
Оптимизация работы HR‑службы — сотрудники кадрового отдела тратят меньше времени на бумажную работу.
Удобство для сотрудников — удаленное подписание документов, отсутствие необходимости личного присутствия для оформления.
Интеграция с 1С — автоматическая синхронизация данных с 1С:ЗУП, 1С:ERP и другими конфигурациями.
Доступность 24/7 — сотрудники могут подписывать документы онлайн, с любого устройства.
Экологичность — снижение потребления бумаги и затрат на печать.

Какие документы можно вести в КЭДО?

Прием, перевод и заявления на увольнение сотрудников.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
Графики отпусков и заявления на отпуск.
Справки, приказы и служебные записки.
Личные карточки сотрудников.
Табели учета рабочего времени и многое другое.
И другие кадровые документы.

Механизм КЭДО

Создание кадрового документа

Заявления сотрудников (отпуск, увольнение, перевод и т. д.), служебные записки (кадровые перемещения, командировки, изменения условий труда), дополнительные соглашения к трудовому договору, приказы (о приеме, отпуске, командировке и др.), уведомления (об изменении условий труда, дисциплинарные взыскания).

Согласование документа в 1С:Документообороте

Документ попадает в маршрут согласования (например: руководитель подразделения ⇛ HR ⇛ директор).
Каждый участник получает уведомление (в интерфейсе 1С:Документооборота, по e-mail или в личном кабинете).
Возможны правки, комментарии, отклонение или согласование.
После финального согласования документ переходит в статус «Согласован».

Передача документа в кадровую учетную систему (1С:ЗУП/1С:ЗКГУ и др.)

Через механизм интеграции (веб‑сервисы, REST API, другие коннекторы) документ передается в учетную систему.
В 1С:ЗУП/ЗКГУ кадровик или система автоматически проводит документ (например, создает основание для приказа), формирует приказ (например, приказ об отпуске, увольнении и т. д.).

Возврат приказа в 1С:Документооборот

Приказ из 1С:ЗУП передается обратно в 1С:Документооборот» через интеграцию.
В 1С:Документообороте создается новый документ — приказ, который автоматически связывается с исходным заявлением/служебкой. Приказ отправляется на электронную подпись (руководителю, кадровику или сотруднику, если требуется).

Подписание приказа и уведомление сотрудника

После подписания в 1С:Документообороте фиксируется факт подписания, документ блокируется от изменений.
Сотрудник, инициатор документа, получает уведомление.

Хранение и доступ к документам

Все документы (заявление, служебка, приказ) хранятся в 1С:Документообороте с историей согласований.
При необходимости документы экспортируются в архив (в PDF с электронной подписью для проверяющих органов).