Что делать, если произошла ошибка в табельных номерах сотрудников?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Сотрудники отдела кадров обнаружили ошибку в документации: двум сотрудникам в приказах о приеме на работу, переводе и прочих кадровых документах присвоен одинаковый табельный номер. Линия консультаций «1С-Рарус» рассмотрит, может ли такая ошибка быть основанием для привлечения к ответственности.

Правила присвоения табельных номеров

В законодательстве РФ нет положений, как именно нужно присваивать сотрудникам табельные номера. Следовательно, работодатель может самостоятельно определить порядок присвоения табельных номеров своим работникам.

Обратите внимание: порядок следует закрепить в локальных нормативных актах организации.

Налагается ли штраф за ошибку в табельных номерах?

Если сотрудник отдела кадров по ошибке указал одинаковый табельный номер двум сотрудникам, то привлекаться к ответственности организация не будет.

Тем не менее, работодателю нужно учитывать следующее: если разным сотрудникам присвоены одинаковые табельные номера, бухгалтер может совершить ошибку при начислении заработной платы.

Линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует читателям исправлять ошибку в табельных номерах, чтобы избежать проблем с начислением заработной платы.

Как исправить ошибку в табельных номерах?

Работодателю необходимо издать приказ о том, что сотрудник отдела кадров должен:

• оставить табельный номер у работника организации, который был принят на работу раньше;
• изменить табельный номер сотрудника, который был принят на работу позднее;
• исправить другие документы, в которых есть совпавшие табельные номера.

Как исправить ошибку в бухгалтерских документах?

Исправление в первичный учетный документ должно иметь дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Чтобы исправить ошибку в первичных документах бухгалтерского учета, необходимо выполнить следующие действия:

• Зачеркнуть ошибочный текст.

  Обратите внимание: зачеркивать неправильный текст нужно так, чтобы он оставался читаемым.

• Внести правильную информацию над зачеркнутым.

В исправлении нужно указать:

• «Исправлено»;
• дату исправления;
• подписи лиц, внесших исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как исправлять ошибку в табельных номерах в 1С?

Ошибки в приказах работодателя необходимо исправить путем издания соответствующего приказа руководителя организации о внесении изменений в приказы.

При этом следует использовать следующую формулировку: «В связи с допущенной технической ошибкой внести следующие изменения в приказ...».

Обратите внимание: работодатель должен ознакомить с приказом работников, сотрудников отдела кадров и бухгалтерии под подпись.

Резюмируя

• Если сотрудник отдела кадров по ошибке указал одинаковый табельный номер двум сотрудникам, то привлекаться к ответственности организация не будет.
• Линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует читателям исправлять ошибку в табельных номерах, чтобы избежать проблем с начислением заработной платы.
• Помимо исправления табельных номеров в кадровом учете, работодателю также нужно внести изменения в бухгалтерских документах и 1С.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.