Статья будет полезна руководителям автосервисов и дилерских центров, специалистам по документообороту и юристам, а также менеджерам по продажам и приемщикам, которые хотят упростить подписание документов с клиентами и перейти на удобный и законный формат электронной подписи.
В эпоху цифровизации все больше компаний стремятся упростить документооборот и сократить бумажные процессы. Одно из таких решений — простая электронная подпись (ПЭП), которая позволяет подписывать документы с клиентами буквально в один клик, без установки дополнительного ПО и флеш‑носителей.
В статье расскажем, как использовать ПЭП в «Альфа‑Авто» ред. 6 с помощью модуля DOC4B‑ПЭП, какие преимущества это дает автосервисам и дилерским центрам, как обеспечивается юридическая значимость таких подписей и с чего начать подключение.
Оглавление
Что такое «Простая электронная подпись» (ПЭП) и варианты использования?
Простая электронная подпись (ПЭП) — это один из видов ЭП предусмотренный Федеральным законом «Об электронной подписи» №63‑Ф3. Она применяется для подписания документов с физическими лицами и имеет такую же юридическую силу, как и подпись «на бумаге», если между сторонами заключено соглашение об электронном документообороте (ЭДО).
Организация (юридическое лицо или ИП) подписывает с клиентом соглашение об использовании ЭДО, где фиксируется, что подписание документа кодом из СМС эквивалентно собственноручной подписи.
Сервис DOC4B-ПЭП обеспечивает техническое и юридическое соответствие всем требованиям законодательства:
- отправляет клиенту SMS со ссылкой на документ и кодом подписания;
- хранит подписанный документ и данные о факте подписания (номер телефона клиента, код SMS, статус доставки SMS, IP‑адрес и браузер клиента).
Преимущество ПЭП в том, что пользователю не требуется устанавливать дополнительное ПО — документ открывается по ссылке прямо в браузере смартфона.
Юридическая информация
Применение ПЭП регулируется Федеральным законом №63‑ФЗ «Об электронной подписи».
- Взаимодействие с сервисом DOC4B осуществляется на основании публичной оферты. Регистрируясь, пользователь соглашается с ее условиями.
- Для работы с физическими лицами необходимо оформить «Соглашение об ЭДО» и «Согласие на обработку персональных данных» — в бумажной или электронной форме, используя сервис?ти DOC4B.
Преимущества DOC4B-ПЭП
Механизм работы:
- Сотрудник отправляет клиенту документ из 1С через сервис DOC4B.
- Клиент получает SMS со ссылкой на документ и кодом для его подписания.
- Клиент открывает ссылку на смартфоне, знакомится с документом и вводит код для подписания.
- Подписанный документ сохраняется у клиента, а компания получает его обратно в 1С.
Интерфейс и интеграция
В 1С предусмотрена кнопка «Отправить на подпись ПЭП» и раздел «Простая электронная подпись», где доступны:
- настройка подключения к сервису doc4b.ru;
- управление балансом и выставление счета;
- журнал подписанных документов.
Готовые модули доступны для систем:
- Альфа-Авто,
- 1С:УНФ.
Выгоды использования модуля DOC4B ПЭП для «Альфа Авто» ред. 6.
Интеграция DOC4B-ПЭП в «Альфа‑Авто» позволяет подписывать с клиентами любые печатные документы, формируемые в программе.
Документы могут подписываться ПЭП, например, в следующих случаях:
-
Приемка авто в сервис:
- акт осмотра и приема авто;
- договор оказания услуг ремонта;
- заказ-наряд;
- счет на запчасти и услуги.
- Продажа авто — пакет документов по сделке.
- Сдача в аренду — пакет документов о сдаче в аренду.
Как начать работу
- Зарегистрируйтесь на сайте https://doc4b.ru/register.
- Установите модуль для Альфа‑Авто https://doc4b.ru/1c.
- Используйте 10 тестовых подписей.
- После тестирования пополните баланс.
Настройка в интерфейсе «Альфа-Авто»
После установки модуля расширения в разделе «Администрирование» появится подраздел «DOC4B — Простая электронная подпись» — стартовый интерфейс настройки подключения механизма простой электронной подписи внутри программы.
Здесь можно:
- подключить сервис по логину;
- проверить баланс и пополнить счёт;
- управлять заявками на подпись.
В заказ-наряде выберите печатную форму (например, «Акт осмотра») и нажмите «Отправить на подпись».
Нажимаем кнопку «Отправить на подпись». Печатная форма уходит в отправку.
После отправки клиенту‑получателю поступит SMS с ссылкой.
Перейдя по ссылке, клиент знакомится с документом, подтверждает ознакомление и подписывает его, предварительно поставив галочку «Подтверждаю, что ознакомлен(а) с документом». Документ можно скачать по одноименной кнопке. В подписанном документе автоматически проставляется штамп о дате и времени подписи.
Контроль заявок и статусы
Все активные заявки отображаются в разделе «Заявки на подпись». Здесь можно отследить статус документа — отправлен, подписан или отклонен.
Заключение
Переход на простую электронную подпись — это реальный шаг к современному и удобному формату взаимодействия с клиентами.
Модуль DOC4B-ПЭП, встроенный в «Альфа‑Авто» ред. 6, помогает сократить время на оформление документов, минимизировать бумажный оборот и снизить нагрузку на персонал. Подписание документов через SMS‑код не только экономит время, но и обеспечивает юридическую значимость каждой операции.
Благодаря этому инструменту автосервисы и дилерские центры могут сделать процесс обслуживания клиентов быстрее, прозрачнее и технологичнее. А главное — перейти на электронный документооборот без сложной настройки и затрат.
Подписывайтесь на Telegram‑канал «1С‑Рарус Официальный», чтобы не пропустить новые выпуски.
