Как перевести кадровые процессы в электронный формат в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Статья будет полезна бухгалтерам, кадровым специалистам и руководителям государственных учреждений.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится обязательным элементом современной кадровой работы в государственных учреждениях. Особенно, если команда распределена или часть сотрудников работает удаленно. Вместо бумажных заявлений и ручного согласования учреждение может перейти на удобный цифровой формат — использовать сервис «1С:Кабинет сотрудника» в связке с программой «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».

В материале разберем, как реализуется это решение, какие документы можно перевести в электронный вид и какие задачи оно помогает решить.

Что такое кадровый ЭДО и с чего начать?

Кадровый электронный документооборот — это двусторонний обмен документами между учреждением и сотрудником в электронном виде с использованием электронной подписи.

Чтобы запустить кадровый ЭДО в государственном учреждении, необходимо:

• Принять локальный нормативный акт о применении КЭДО;
• Получить письменное согласие сотрудников и соискателей на обмен электронными документами;
• Зафиксировать согласие в программе, чтобы открыть для сотрудника доступ к КЭДО.

Далее система позволяет обмениваться кадровыми документами: заявлениями, приказами, справками и расчетными листками.

Какие задачи решает КЭДО для руководителя

Для руководителя кадровый электронный документооборот — это, прежде всего, прозрачный контроль. В личном кабинете руководителя:

• видно, какие документы подписаны сотрудниками, а какие нет;
• можно подписать группу документов за один раз;
• доступны функции учета рабочего времени и контроля статусов;
• есть возможность отправлять уведомления тем, кто затягивает с подписями.

Чтобы не следить вручную, руководитель может подключить автоматические напоминания. А для сложных процессов в программе настраиваются маршруты согласования: последовательные или параллельные (например, сначала кадровику, потом руководителю).

Зачем кадровой службе и бухгалтерии КЭДО

Повседневные задачи кадровиков и бухгалтеров становятся менее трудозатратными: сервис автоматизирует большую часть повторяющихся операций. Повторяющиеся запросы — например, справка 2-НДФЛ или заявление на отпуск — теперь оформляются сотрудником в личном кабинете. Специалисту остается только:

1. Открыть заявку в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.
2. Нажать «Создать документ» — программа заполнит форму автоматически.
3. Подписать документ и отправить его обратно сотруднику.

Все документы проходят через единый реестр, где фиксируются статус, подписи и время согласования.

Возможности личного кабинета для сотрудников

Сотрудник работает через личный кабинет (доступен через веб-интерфейс и мобильное приложение). В решении присутствуют разделы «Зарплата», «Документы», «Отпуск», «Отсутствие», «Справки».

С помощью личного кабинета сотрудник может сделать следующее:

• Подписать расчетный листок и посмотреть детализацию зарплаты.
• Подать заявление на отпуск или уведомить об отсутствии.
• Запросить справку 2-НДФЛ, справку с места работы и получить ее с электронной подписью.
• Получать уведомления от руководителя.

Сотруднику не нужно звонить или писать — он видит все в удобном интерфейсе, а также может отправить документы в любое время, даже с телефона.

Полезные инструменты для комфортной работы с КЭДО

1. Формирование графика отпусков через личный кабинет

В 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения можно собрать график отпусков прямо через сервис. Руководитель запускает сбор периодов отпусков, сотрудник в своем кабинете указывает даты. Система сразу проверяет соблюдение правил (например, минимальный отпуск 14 дней) и показывает руководителю визуальный календарь с планом отпусков по сотрудникам.

2. Мгновенный обмен расчетными листками

С помощью сервиса расчетные листки больше не нужно печатать или отправлять по электронной почте. Они публикуются в один клик, сотрудники видят их в разделе «Зарплата», а программа фиксирует факт ознакомления.

3. Шаблоны согласия и документов

В программе уже есть шаблон согласия на КЭДО. Его можно просто распечатать или адаптировать под особенности учреждения. Также можно доработать шаблоны кадровых документов, загрузить свой PDF и направлять его через систему.

Как настроить сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Подключение и подготовка сервиса выполняются в разделе «Кадры». Последовательность настроек выглядит так:

• активируется сервис «1С:Кабинет сотрудника»;
• создаются и публикуются личные кабинеты сотрудников;
• проверяются и заполняются контактные данные работников;
• настраиваются права доступа, разделы кабинета и маршруты согласований.

Обмен между программой и личными кабинетами происходит каждые две минуты, но можно и запустить вручную — это удобно, если нужно «провести» срочный документ.

Резюмируя

• Использование сервиса «1С:Кабинет сотрудника» позволяет перевести основные кадровые процессы в электронный формат, сохранив их юридическую значимость.
• Руководитель получает удобный инструмент для контроля и согласования кадровых документов.
• Кадровая служба и бухгалтерия получают более быстрый и упорядоченный процесс обработки заявлений, справок и других документов.
• Сотрудники получают удобный личный кабинет для всех кадровых взаимодействий — от отпусков до справок.

Подписывай тесь на Telegram-канал «1С‑Рарус Официальный», чтобы не пропустить новые выпуски.

Материал актуален на декабрь 2025 года.