Как предпроектное обследование помогает выстроить закупки в госсекторе в 2026 году?

Автор

Статья будет полезна государственным и муниципальным заказчикам, руководителям и специалистам контрактных служб, сотрудникам ИТ‑подразделений и проектных офисов, которые участвуют в планировании государственных закупок, подготовке технических заданий и внедрении информационных систем.

Планирование государственных закупок — одна из самых уязвимых зон в работе заказчиков. Необходимо одновременно учитывать требования 44-ФЗ и 223-ФЗ, реальные потребности организации, технические ограничения и будущие изменения процессов. Любая ошибка на старте может обернуться штрафами, срывом сроков, неэффективными расходами и претензиями со стороны контрольных органов.

Практика показывает: большинство проблем возникает не на этапе торгов и даже не во время внедрения, а гораздо раньше — в момент, когда формируются требования к закупке. Именно здесь критически важна правильная отправная точка — предпроектное обследование, или профессиональная диагностика текущего состояния организации.

Чтобы помочь заказчикам разобраться в этом этапе и выстроить планирование более осознанно, специалисты «1С-Рарус» подготовили эту статью-шпаргалку — с практическими пояснениями, примерами из реальной работы и четким алгоритмом действий при подготовке государственных закупок.

Особенности текущей практики работы организаций

Во многих государственных учреждениях формально описанные процессы отличаются от реальности. Регламенты устаревают, должностные инструкции не отражают перераспределение функций, а фактическая работа «обрастает» неформальными решениями.

На практике это выглядит так:

Согласования идут не по утвержденному маршруту, а через электронную почту и мессенджеры.
Данные дублируются в разных системах и таблицах.
Ключевая информация хранится в электронных таблицах отдельных сотрудников, локальных базах и бумажных журналах.
Часть операций выполняется «для внутреннего учета», но нигде не зафиксирована.

Пока организация работает в привычном режиме, эти расхождения кажутся несущественными. Но в момент планирования закупки или автоматизации они становятся критичными. Возникает риск закупить систему под «идеальные» процессы, которые существуют только на бумаге, или, наоборот, не учесть реально необходимые функции.

Предпроектное обследование позволяет увидеть, как организация работает на самом деле, и использовать эту картину как основу для планирования.

Что показывает профессиональная диагностика

Качественное обследование не ограничивается изучением регламентов. Специалисты работают «в поле»: проводят интервью с руководителями подразделений, исполнителями, специалистами, ответственными за подготовку и согласование документов, наблюдают за процессами и просят сотрудников показать, как именно они выполняют свои задачи в системе.

В результате, как правило, выявляются типовые, но важные проблемы:

Расхождение между регламентом и практикой: процесс может выглядеть линейным в документах, но в реальности включать повторные согласования, ручной перенос данных и неформальные этапы.
Дублирование функций: разные подразделения выполняют одинаковые операции, не зная друг о друге, или ведут параллельный учет «на всякий случай».
Использование неформальных инструментов: критичные данные хранятся в личных таблицах и локальных базах, которые не учитываются при планировании автоматизации.
Дефицит управленческих данных: отчеты для руководства и внешнего контроля формируются вручную из разных источников, что увеличивает нагрузку и риск ошибок.

Если эти особенности не зафиксировать заранее, организация закупит систему под «идеальные» процессы, почти неизбежно столкнется с сопротивлением пользователей и отсутствием ожидаемого эффекта от внедрения.

Оценка готовности к изменениям

Предпроектное обследование — это не только описание процессов, но и честная оценка возможностей организации.

Анализируются два ключевых блока:

Человеческие ресурсы: определяется, сколько сотрудников реально могут участвовать в проекте, кто способен пройти обучение без ущерба для текущей работы и кто может стать «лидером изменений» и помочь коллегам разобраться в системе.
ИТ‑инфраструктура: проверяется состояние серверов, рабочих станций и программного обеспечения, оценивается, выдержит ли инфраструктура новую систему без дополнительных затрат и рисков.

Без такой оценки легко спланировать проект, который не «помещается» ни в ресурсы коллектива, ни в технические возможности.

Как определить реальные границы проекта

Одна из самых распространенных ошибок заказчиков — попытка автоматизировать всё и сразу. В результате проект затягивается, бюджет выходит за рамки, а результат не соответствует ожиданиям.

Предпроектное обследование помогает:

выделить критически важные процессы;
определить зоны наибольших рисков и потерь;
сформировать этапность внедрения: что необходимо сделать в первую очередь, а что можно отложить.

Параллельно фиксируются риски — устаревание нормативной базы, технологическая неготовность, финансовая недооценка, возможное сопротивление сотрудников. Это позволяет заранее заложить меры по их снижению и избежать сюрпризов на стадии закупки и реализации проекта.

Какие результаты получает заказчик

По итогам диагностики организация получает практический, а не формальный набор материалов, который напрямую используется при планировании закупок:

описание процессов (модель AS IS), отражающее реальную работу;
анализ организационной структуры и функций, включая выявление дублирования;
перечень отчетов и документов для руководства и контролирующих органов;
ролевую модель пользователей будущей системы;
технический аудит ИТ‑инфраструктуры;
рекомендации по оптимизации процессов до и в процессе автоматизации;
оценку готовности к изменениям;
ориентировочный план внедрения с реалистичными сроками и бюджетом.

Именно эти материалы становятся основой для технического задания и плана-графика закупок.

Специалисты «1С-Рарус» анализируют процессы, ИТ‑инфраструктуру и готовность организации к изменениям, чтобы техническое задание и план закупки точно соответствовали реальным потребностям. Узнайте больше про продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8. Коробочная поставка (USB)».

Узнать подробнее

Планирование закупок с учетом изменений 2026 года

С 2026 года вступили в силу изменения в законодательстве РФ о закупках, в том числе положения Федерального закона №138‑ФЗ «О внесении изменений в стати 31 и 43 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Такие положения усиливают требования к достоверности сведений и качеству подготовки закупочной документации. Для заказчиков это означает:

Усиление ответственности за недостоверные сведения в заявках.
Обязанность закупочной комиссии отстранять участников при выявлении недостоверных данных, в том числе после подведения итогов.
Расширение использования государственных реестров для подтверждения информации вместо предоставления копий документов.
Расширение возможностей применения отдельных конкурентных процедур.
Увеличение объема данных, подлежащих внесению в реестр контрактов при закупках с учетом национального режима.

В новых условиях особенно важно, чтобы техническое задание и план‑график покупок опирались не на предположения, а на объективные результаты обследования. Ошибка в формулировках или завышенные ожидания теперь могут иметь более серьезные последствия, чем раньше.

Рациональный алгоритм подготовки к закупке

Практика показывает, что наиболее опциональной является следующая последовательность действий:

Провести предпроектное обследование: процессы, ресурсы, ИТ‑инфраструктура, нормативная база.
На основе результатов диагностики сформировать техническое задание или функциональные требования, точно описывающие потребности организации.
Подготовить план-график закупок, выбрать способы закупки и корректно определить коды ОКПД (для федерального уровня) или КПГЗ/СПГЗ (для московских заказчиков), а также подготовить необходимую документацию для ЕИС, ЕАИСТ и электронных торговых площадок.

Такой подход снижает вероятность переделок, задержек и перерасхода бюджета.

Особенности работы московских заказчиков

Для московских заказчиков диагностика особенно важна из-за работы в ЕАИСТ и использования классификаторов КПГЗ и СПГЗ, отличных от федеральных ЕИС. Закупки активно проводятся через портал поставщиков Москвы, где представлены десятки тысяч предложений от поставщиков, а котировочные сессии часто длятся всего 24 часа.

В этих условиях точное понимание реальных потребностей организации становится ключевым фактором успеха. «1С-Рарус» учитывает специфику московских закупок, особенности ЕАИСТ и классификаторов при проведении предпроектных обследований и подготовке требований и готов поделиться техниками с клиентами. Узнайте подробности у специалиста.

Получить консультацию

Резюмируя

Предпроектное обследование — первый и критически важный шаг на пути к успешному внедрению информационных систем и планированию государственных закупок.
Предпроектное обследование — это не формальность, а стратегический инструмент управления рисками в государственных закупках. Оно позволяет увидеть реальное состояние организации, сопоставить его с требованиями законодательства, объективно оценить ресурсы и сформировать техническое задание, которое действительно работает.
Организации, которые игнорируют этот этап, чаще сталкиваются с переплатами, проблемами при внедрении и претензиями контрольных органов.
Инвестиции в качественную диагностику окупаются снижением рисков, соблюдением требований законодательства и достижением запланированного результата проекта.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно: