Внутренний ЭДО в 1С:БГУ 2: настройка электронного документооборота и работа с документами

Статья будет полезна главным бухгалтерам и бухгалтерам государственных и муниципальных учреждений, руководителям учреждений, специалистам централизованных бухгалтерий и финансовых органов, системным администраторам.

Внутренний электронный документооборот для государственных и муниципальных учреждений давно перестал быть добровольным, а сроки их ввода уже прошли. Бумажный вариант остался только для случаев, прямо предусмотренных законодательством.

В новом материале разберем настройку внутреннего ЭДО в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2: от галочки в параметрах учета до подписания заявления на выдачу аванса тремя подписантами.

Что такое внутренний ЭДО и кого он касается

Электронный документооборот в учреждении существует в нескольких видах:

• Обмен с системой маркировки «Честный ЗНАК».
• Обмен с контролирующими органами через сервис сдачи отчетности.
• Социальный электронный документооборот по выплате пособий.
• Автоматизация внутренних процессов на базе отдельной конфигурации документооборота.
• Внутренний электронный документооборот по приказам Минфина — первичные учетные документы и регистры бюджетного учета.

Речь в статье о последнем. Внутренний ЭДО регулируют приказы Минфина России №61н, 100н и 103н. Они утверждают унифицированные формы электронных первичных документов и регистров, а также сроки, с которых эти формы становятся обязательными.

Порядок ввода был поэтапным. Сначала обязанность возникла у уполномоченных организаций, ведущих учет по переданным полномочиям, затем у государственных и муниципальных учреждений.

К настоящему моменту все этапы наступили. При этом законодательство РФ предусматривает случаи, когда документ оформляется на бумаге: например, если у учреждения нет технической возможности сформировать его в электронном виде или электронным документооборотом охвачены не все подразделения. Такой документ подписывают собственноручно, затем сканируют и заверяют квалифицированной электронной подписью, а бумажный оригинал хранят. Конкретный порядок закрепляют в графике документооборота.

Какие документы переведены в электронный вид

Перечни форм заданы приказами. Наиболее востребованные в ежедневной работе:

• Решение о проведении инвентаризации и изменение решения о проведении инвентаризации.
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств.
• Решение о командировании на территории Российской Федерации и изменение такого решения.
• Решение о командировании на территорию иностранного государства.
• Отчет о расходах подотчетного лица.
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема.
• Акт приема-передачи объектов нефинансовых активов.
• Накладная на внутреннее перемещение и требование-накладная.
• Акт приемки товаров, работ, услуг.
• Решение о признании объектов нефинансовых активов и о прекращении признания активами.

Полный список форм с кодами ОКУД приведен в самих приказах — держать его под рукой стоит бухгалтеру, который отвечает за настройку.

Какие электронные подписи применяются

Работу с электронной подписью регулирует закон об электронной подписи. Он выделяет три вида:

• Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает авторство через логин, пароль или иной код. Не гарантирует, что документ после подписания не изменялся.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создается криптографическим преобразованием, позволяет определить подписанта и увидеть, что документ меняли после подписания.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — обладает признаками неквалифицированной, плюс ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, а средства подписи прошли подтверждение соответствия. Приравнена к собственноручной подписи.

Во внутреннем ЭДО учреждения обычно комбинируют: рядовые исполнители подписывают простой подписью, руководитель и главный бухгалтер — усиленной квалифицированной электронной подписью. Конкретное распределение закрепляется в учетной политике и графике документооборота.

Квалифицированные сертификаты выдают аккредитованные удостоверяющие центры, а должностным лицам государственных и муниципальных учреждений — удостоверяющий центр Федерального казначейства. Перечень аккредитованных центров опубликован на сайте профильного ведомства.

Что подготовить до настройки программы

Настройка в 1С:БГУ 2 занимает немного времени, но упирается в организационные решения. До того, как открывать программу, зафиксируйте:

1. Состав сотрудников, участвующих в подписании, и роль каждого — ответственный исполнитель, бухгалтер, главный бухгалтер, руководитель.
2. Вид подписи для каждого участника.
3. Изменения в учетную политику учреждения.
4. График электронного документооборота со сроками прохождения каждого документа.
5. Порядок хранения электронного архива.
6. Список сотрудников, которым нужен доступ к программе, и объем прав.

Без этих решений настройка превращается в переделку: маршруты подписания придется перебирать после каждого уточнения.

Как включить внутренний ЭДО в 1С:БГУ 2

Механизм отключен по умолчанию, включается в настройках учета:

1. Откройте раздел «Администрирование».
2. Перейдите в «Настройка параметров учета».
3. Откройте вкладку «Документы и отчеты».
4. Установите флажок «Внутренний электронный документооборот».

После установки флажка в программе появятся ссылки на дальнейшие настройки — маршруты подписания и настройку внутреннего ЭДО.

Как настроить маршруты подписания

Маршрут задает последовательность, в которой ответственные лица подписывают документ, и вид подписи для каждого из них.

1. Перейдите по ссылке «Маршруты подписания».
2. Нажмите «Создать» — откроется карточка маршрута.
3. Укажите наименование маршрута.
4. Кнопкой «Добавить подписанта» выберите пользователя и вид подписи — простую или усиленную.
5. При необходимости объедините подписантов в группы, чтобы задать порядок подписания внутри этапа.

Маршрут стоит называть так, чтобы он читался без расшифровки: по виду документа и подразделению. Когда маршрутов становится больше десяти, безымянные «Маршрут 1» и «Маршрут 2» превращаются в источник ошибок.

Как выбрать печатные формы для электронного документооборота

Программа должна знать, какие именно формы участвуют в ЭДО.

• Перейдите по ссылке «Настройка внутреннего ЭДО».
• Добавьте учреждение — откроется список доступных печатных форм.
• Отметьте формы, которые переводятся в электронный вид.
• Для каждой отмеченной формы укажите маршрут подписания.

В настройках предусмотрен запрет редактирования учетных документов после подписания. Он действует для форм, у которых состояние внутреннего ЭДО отличается от «Не начат».

Как настроить права доступа пользователей

Права раздаются через «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав» — «Пользователи», команда «Права доступа» в карточке сотрудника. Доступны три профиля:

• «Настройка внутреннего ЭДО» — для ответственного за маршруты подписания и подключение форм к документообороту.
• «Добавление и изменение внутренних электронных документов» — для тех, кто создает и аннулирует электронные документы; профиль дает право подписи.
• «Работа только с внутренними документами пользователя» — ограниченный доступ, при котором сотрудник видит только свои документы.

Файлы электронных документов по умолчанию хранятся в информационной базе. Чтобы база не разрасталась и не теряла в скорости, файлы переносят в тома на диске — при большом количестве подписанных документов это становится обязательной мерой, а не опцией.

Как оформить документы по простой электронной подписи

Простая подпись не требует ни сертификатов, ни дополнительного программного обеспечения: пользователь подтверждает документ паролем входа в программу. В подпись подтягиваются ФИО и должность из карточки пользователя, поэтому карточки нужно выверить до старта — иначе некорректная должность уйдет во все подписанные документы.

Право подписывать простой подписью закрепляется двумя документами: положением об использовании простой электронной подписи и уведомлением для каждого сотрудника. Печатные формы формируются в программе:

1. Откройте «Администрирование — Настройка параметров учета — Обмен данными и интеграция — Электронный документооборот с контрагентами — Настройка обмена электронными документами».
2. Перейдите на вкладку «Внутренние документы».
3. Откройте нужное учреждение — станут доступны печатные формы положения и уведомления.
4. Распечатайте положение и уведомления. Положение об использовании простой электронной подписи утверждает руководитель учреждения, а сотрудники, участвующие во внутреннем ЭДО, знакомятся с ним через персональные уведомления.

Как выглядит работа с электронным документом

Разберем на типовом примере — заявление на выдачу аванса, которое оформляет подотчетное лицо.

• Интерфейс подотчетного лица ограничен: ему доступны только заявление на выдачу аванса и авансовый отчет, остальные документы раздела недоступны даже для просмотра.
• Сотрудник создает заявление, заполняет доступные ему поля, записывает документ и формирует электронный документ.
• На вкладке «Подписи» видно, кто и в какой очередности подписывает форму. Подотчетное лицо подписывает первым — своей простой подписью. В печатной форме появляется отображение подписи.
• Бухгалтер дозаполняет оставшиеся реквизиты и передает документ дальше.
• Главный бухгалтер находит документ через «Органайзер — Внутренние документы» и подписывает его прямо из списка, не открывая, либо после просмотра.
• Если документ оформлен с ошибками, главный бухгалтер отказывается от подписания и возвращает его на корректировку. Исполнитель вносит правки и подписывает заново.
• После подписи всех участников маршрута документ получает статус «Завершен» — в нем отображаются все электронные подписи.

Частые ошибки при настройке

Ситуации, которые чаще всего приходится разбирать уже после запуска:

• Маршруты составлены до утверждения графика документооборота. Порядок подписания в программе расходится с регламентом учреждения, документы застревают у неверного подписанта.
• Не выверены карточки пользователей. Устаревшие должности попадают в подписи всех документов, исправлять приходится массово.
• Положение о ПЭП не утверждено или сотрудники не ознакомлены с ним через уведомления. Формально простая подпись применяется без правового основания.
• Права выданы шире, чем нужно. Профиль с правом изменения электронных документов получают сотрудники, которым достаточно работы только со своими документами.
• Файлы оставлены в информационной базе. Через год работы база тяжелеет, выгрузки и обновления замедляются.
• Формы подключены не все. Часть документов продолжает оформляться на бумаге, и учреждение получает смешанный документооборот вместо электронного.

Резюмируя

• Внутренний ЭДО по приказам Минфина обязателен для государственных и муниципальных учреждений, сроки ввода форм уже наступили.
• Механизм работает в версиях ПРОФ и КОРП 1С:БГУ и включается флажком в настройке параметров учета.
• Настройка состоит из четырех шагов: маршруты подписания, подключение печатных форм, профили прав доступа, оформление документов по простой электронной подписи.
• Организационная часть важнее технической: без утвержденного графика документооборота и выверенных карточек пользователей маршруты придется переделывать.

Материал актуален на октябрь 2026 года.