1С‑Рарус:Управление отелем — комплексное решение для гостиничного бизнеса

Статья будет полезна руководителям и владельцам гостиниц, управляющим мини‑отелями, санаториями и домами отдыха, администраторам, менеджерам по бронированию и IT‑специалистам, отвечающим за автоматизацию гостиничного бизнеса.

Современный гостиничный бизнес требует четкой организации процессов, прозрачного учета и высокого уровня сервиса. Решение «1С‑Рарус:Управление отелем» объединяет все ключевые направления работы — бронирование, размещение, оплату услуг, передачу данных в ФМС и аналитику — в одной системе. Это помогает повысить эффективность работы персонала и улучшить качество обслуживания гостей.

В статье рассмотрим, какие возможности предлагает продукт, как он помогает автоматизировать ежедневные задачи персонала, какие подсистемы включены в решение и в чем его преимущества для гостиничного бизнеса.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

1С‑Рарус:Управление отелем — знакомство с решением

Программный продукт «1С‑Рарус:Управление отелем» предназначен для ведения учета в объектах проживания любого типа и масштаба — от мини‑отелей до крупных гостиничных сетей, санаториев, загородных домов. Продукт поддерживает полный цикл работы: бронирование, размещение, учет и оплата услуг.

Программа позволяет автоматизировать следующие рабочие места:

• портье;
• менеджеры по бронированию;
• владельцы бизнеса;
• старшие горничные;
• кладовщики;
• работники ресторанов, кафе, кухни;
• администраторы.

Продукт разработан на базе решения «1С:Управление нашей фирмой», поэтому пользователю доступны следующие возможности:

• управление продажами и закупками;
• управление складом;
• кадровый и бухгалтерский учет;
• производственный учет;
• CRM для управления взаимоотношениями с клиентами;
• размещение базы локально или в облачной инфраструктуре.

Помимо типовых блоков, в программе также реализованы следующие возможности для объектов размещения:

• Комплексный учет в одной программе: одно решение содержит в себе возможность учета по разным направлениям: проживание, рестораны, бассейны, прокаты. Это помогает делить финансы между направлениями (например, когда гость оплачивает все услуги при выезде из отеля).
• Гибкая интеграция с другими системами: внешними (EGAIS, Честный ЗНАК) и внутренними (другие программы 1С. Например, 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП), а также внешними системами бронирований (например, сервисы подбора отелей).
• Прозрачная аналитика и отчетность: единая база позволяет минимизировать ошибки и упростить отчетность.
• Модульная структура: возможность подключать только необходимый функционал, избегая ненужных для конкретного объекта размещения модулей.
• Масштабируемость: увеличение функционала по мере роста объекта: от мини‑отеля до крупной сети.

Основные функциональные возможности продукта

Раздел «Портье»

Подсистема «Шахматка»

В этом АРМе можно наглядно увидеть состояние номерного фонда, создавать или редактировать бронирования и размещения, принимать оплату, проводить выезд, печатать различные подтверждающие документы и т.д .

Обратите внимание: рабочее место удобно, когда объект не очень большой — до 300 номеров к размещению. Если номеров больше, лучше воспользоваться рабочим местом «Список бронирований».

При открытии документа появляется таблица. В ней сверху перечислены календарные дни, слева — номера. На пересечении этих параметров фиксируются бронирования.

Чтобы гибко настраивать эту страницу, можно воспользоваться отборами в правой части экрана:

• переключаться между подразделениями одного комплекса;
• отображать данные по номерам, местам;
• выбрать период, за который необходимо посмотреть занятость того или иного номера.

Чтобы создать новое бронирование, достаточно просто растянуть клеточки нужного номера с выбранными датами и нажать кнопку «Забронировать».

В открывшемся окне необходимо ввести основную информацию о госте для закрепления за ним бронирования.

Подсистема «Список бронирований»

Это рабочее место позволяет вывести список всех активных (созданных но не размещенных или отмененных) бронирований. Фильтры в верхней части экрана помогут точечно отобрать нужные данные.

В правой части экрана можно также вызвать дополнительные фильтры:

• по оплатам (оплаченные полностью, частично или не оплаченные бронирования);
• по дате заезда (сегодня, завтра или выбрать дату).

Отсюда, как и в рабочем месте «Шахматка», можно создавать одиночные или групповые бронирования.

Основная часть страницы занята списком бронирований, но снизу находится детальная информация по выбранной брони: какие гости, какие номера заняты и на сколько дней. Также показывается информация по сумме к оплате.

Создание новых бронирований происходит через значок «Плюс» или «Человечки» для индивидуальной или групповой брони соответственно.

Подсистема «Гости»

Это рабочее место отображает список активных размещений.

Пользователь программы может легко найти проживающего гостя по поиску, настроить фильтры, увидеть основную информацию: услуги, оплаты, путевки, статусы.

В этом рабочем месте можно принять или вернуть оплату, нажав на значок рубля в верхней части экрана.

Подсистема «Выезд»

Используется для оформления выездов гостей из отеля.

Обратите внимание: можно выселить гостей из рабочего места «Шахматка», кликнув правой кнопкой мыши на нужное размещение и нажав кнопку "Выселить«.Или из АРМ Гости, выбрав нужное размещение и нажав на соответствующую пиктограмму.

В рабочем месте в левой колонке можно выделить несколько гостей и группой отправить их на выселение.

Красная, оранжевая или зеленая пиктограмма показывает статус оплаты. В первом и втором случае — нужна оплата, в третьем — оплата не требуется.

При выделении строки конкретного гостя в нижней части экрана показывается информация по оплате: начисленные и оплаченные суммы.

Обратите внимание: программа удобно сама высчитывает долг и показывает пользователю необходимую сумму к доплате.

При оформлении выезда в системе заводятся все документы по выселению пользователя, создаются чеки полного расчета. Если пользователь пытается выселить гостя без оплаты проживания, программа подаст уведомление о задолженности.

Подсистема «Киоск»

Рабочее место необходимо для реализации товаров и услуг от стойки ресепшена.

Пользователь программы может открыть бронирование или размещение, перейти на вкладку «Доп. услуги» и добавить нужную услугу, например, массаж. Таким образом, услуга будет начислена, а оплатить ее можно будет в любой момент до выезда гостя.

Если есть услуги или товары, которые гость может приобрести от стойки ресепшена, например, чтобы купить мороженое необязательно открывать бронирование и добавлять его в документ, в этом случае удобно использовать АРМ «Киоск».

Обратите внимание: при необходимости можно настроить шрифт, размер кнопок и прочие опции.

По умолчанию услуги реализуемые в АРМ Киоск оформляются на гостя, который указан в настройках программы.

Чтобы сделать реализацию на другого гостя, его нужно выбрать из списка гостей по соответствующей пикторгамме

Обратите внимание: даже если будет выбран проживающий гость, данные о продаже не подвяжутся к размещению. При реализации в АРМе Киоск создаются документы взаиморасчетов с видом операции «Реализация режим киоска».

Оплата товаров или услуг возможна:

• наличными,
• банковской картой,
• бонусами,
• сертификатами.

Подсистема «ФМС»

Рабочее место позволяет оперативно сформировать информацию по гостю для передачи в федеральную миграционную службу.

Если по гостю не хватает какой‑то информации, то пиктограмма «i» красного цвета сообщит об этом пользователю.

Чтобы осуществить передачу в ФМС, необходимо выбрать людей и нажать кнопку «Выгрузить». Данные сформируются в файл и будут готовы к отправке через личный кабинет сервиса передачи данных ФМС (на данный момент поддержвается только Контур.ФМС).

Работа сотрудников с бизнес‑процессом

Все подсистемы переплетены и могут быть выстроены в единый бизнес‑процесс следующим образом:

1. Создание бронирования.

   Бронирование подтверждает договоренность с гостем о его заселении на определенные сроки и желание воспользоваться определенными услугами компании.

   Обратите внимание: помимо одиночной брони можно создать также групповую бронь. Для этого необходимо выделить не одну строчку, а сразу несколько. В этом случае бронь создается на указанные номера.

   

   

   Или воспользоваться автоматическим подбором номера, где можно создать бронь на одного или разных гостей.

   

2. Выбор гостя.

   Пользователь может как выбрать уже заведенного в систему гостя, так и создать нового, указав в карточке основную информацию (ФИО, телефон и др.).

   

3. Выбор тарифа.

   Через иконку редактирования (Карандашик) открывается список тарифов, заведенный в системе. Например, тариф «Проживание + питание». В нижней части экрана раскрывается содержание тарифа.

   

4. Цена тарифа.

   В програме есть несколько вариантов работы с ценой тарифа: она может быть как заранее установлена при помощи документа «Изменение цен тарифа» или в АРМ Управление тарифами, так и указана вручную пользователем (свободная цена тарифа), может зависеть от сезонности, категории номера, а так же выходных и праздничных дней.

   

5. Дополнительные услуги.

   Если необходимо в выбранный гостем тариф можно добавить дополнительные услуги. Например, в качестве подарка оформить массаж на 60 минут.

   

6. Указание особенностей гостя.

   В строке комментариев можно указать особенности гостя, которые необходимо учесть при его заселении. Например, что у гостя аллергия.

   

7. Предоплата.

   Нажав правой кнопкой мыши на бронирование в «Шахматке», можно:

   • выбрать раздел «Оплаты», затем «Принять предоплату»;
   • указать сумму, например, 5 000;
   • выбрать способ оплаты;
   • распечатать чек;
   • получить оплату. В карточке бронирования появится строка о взаиморасчете на определенную сумму — 5 000 рублей.

   

8. Размещение гостя.

   Из «Шахматки» нажать правой кнопкой мыши на бронирование и выбрать «Разместить». В открывшемся документе нажать кнопку «Разместить и закрыть». Это действие необходимо, чтобы перенести гостя из бронирований в реальное пребывание в отеле.

   

9. Выселение гостя.

   В «Шахматке» нажать правой кнопкой мыши по гостю и выбрать «Выселение». В открывшейся форме обратить внимание на долг гостя перед отелем. При его наличии взять оплату.

   

Раздел «Хаускипинг»

Подсистема «АРМ Инспектора»

При переходе в подсистему открывается карта с номерами отеля. За уборкой номера можно закрепить сотрудника, а нажав на правую кнопку мыши, можно назначить ему работы.

У горничных появится информация, что конкретный номер требует уборку. После уборки нужно нажать на номер и отметить «Работы выполнены».

Инспектор должен проверить уборку номера и в своем рабочем месте отметить напротив номера «Инспекция пройдена».

Раздел «Управление отелем»

Подсистема «Отчеты»

Руководитель отеля может смотреть отчеты о деятельности объекта размещения.

В системе реализовано большое количество отчетов по управлению отелем: по закупкам, бронированиям, путевкам, оплатам, загруженности по номерам.

Обратите внимание: в настройках отчета можно настроить интерфейс под себя и изменить вид отчета.

Интеграция

Помимо того, что программный продукт можно интегрировать с внешними системами — Честный ЗНАК и EGAIS, также 1С‑Рарус:Управление отелем может быть интегрирован с решениями «1С».

По умолчанию установлен обмен с программой «1С:Бухгалтерия». В этом случае между продуктами можно настроить типовой обмен данными.

Обратите внимание: типовой обмен возможен, если оба продукта являются типовыми. Если один из продуктов был доработан, то настройка потребует внимания специалиста.

Резюмируя

• Продукт «1С‑Рарус: Управление отелем» предназначен для автоматизации учета и обслуживания в гостиницах, отелях, санаториях и домах отдыха.
• Поддерживает полный цикл работы: бронирование, заселение, учет услуг, оплату, выезд и передачу данных в ФМС.
• Поддерживает автоматизацию рабочих мест: портье, менеджеров по бронированию, администраторов, горничных, кладовщиков и владельцев.
• Ключевые преимущества: единая база, прозрачная аналитика, модульная структура, масштабируемость, интеграция с EGAIS, Честный ЗНАК, 1С: Бухгалтерией и 1С: ЗУП.
• Решение обеспечивает единый учет, сокращает ошибки и повышает эффективность работы гостиницы.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «1С‑Рарус Официальный», чтобы не пропустить новые выпуски.

Материал актуален на ноябрь 2025 года.