Описание функционала
Справочник продукции
В «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» предусмотрено формирование собственного иерархического справочника (классификатора) товаров, работ и услуг «Продукция» с описанием характеристик и потребительских свойств.
Можно вести учет закупаемой продукции разрезе кодов общероссийских классификаторов ОКП и ОКДП, а также в разрезе кодов классификатора «Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд» (далее – справочник «Номенклатура»). Последний разрабатывается Министерством экономического развития Российской Федерации.
Данные возможности обусловлены тем, что в настоящее время заказчикам в соответствии с действующим законодательством приходится использовать классификаторы, не согласованные между собой.
Например, ведение реестра государственных контрактов необходимо осуществлять в разрезе кодов общероссийского классификатора продукции (ОКП), а формирование сводных прогнозов объемов продукции, закупаемой для государственных и муниципальных нужд, – в разрезе кодов классификатора «Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд».
При этом классификатор ОКП не содержит перечня работ и услуг, а классификатор «Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд» до сих пор не утвержден.
Таким образом, действующих в настоящее время классификаторов недостаточно для того, чтобы в полной мере систематизировать закупаемую продукцию. Перечень товаров, закупка которых может производиться путем проведения аукциона, ограничен определенными кодами общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). Поэтому наиболее эффективно для классификации продукции использовать и классификатор ОКП, и классификатор ОКДП.
Использование классификаторов для идентификации продукции необходимо для формирования различных форм отчетности в разрезе определенных групп и видов продукции. В справочнике продукции предусмотрена возможность сбора продукции по группам. При этом формирование групп осуществляется пользователями самостоятельно.
Для удобной работы пользователя при больших объемах вводимой информации предусмотрено два режима ввода данных о закупаемой продукции — непосредственно в справочнике «Продукция», и при заполнении документов системы.
Поскольку в программе «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» вести учет закупок товаров, работ и услуг могут несколько государственных и муниципальных заказчиков, предусмотрена возможность настройки видимости данных справочника «Продукция» для пользователей. Ограничение данных производится по учреждению, к которому относится пользователь системы.
Например, пользователю конкретного учреждения могут быть доступны данные, введенные пользователями только данного учреждения, или данные, введенные пользователями других учреждений.
Реализована возможность настройки прав пользователей на редактирование (модерирование) данных справочника.
Подготовка и размещение заказа
Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует основные способы размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд:
- путем проведения открытого конкурса;
- путем проведения открытого аукциона;
- путем запроса котировок.
В системе можно отразить все этапы размещения заказа — от создания комиссии (конкурсной, аукционной, котировочной), до формирования пакета документации и публикации в средствах массовой информации.
Информация о проводимых закупках вводится в систему в четко структурированном виде с использованием электронных документов и фиксируется в журнале закупок.
Объединение лотов
Для организации эффективной работы пользователей в системе реализован механизм, позволяющий формировать лоты конкурса или аукциона путем объединения нескольких лотов.
Предусмотрено три варианта объединения лотов:
- Объединение одноименных лотов — производится объединение лотов, имеющих одинаковые наименования;
- Объединение подобных лотов — производится объединение лотов, которые имеют совпадающие значения параметров, например, наличие преференций или закупка у субъектов малого предпринимательства и др. Параметры, по которым система производит поиск лотов для объединения, задаются пользователем;
- Объединение выбранных лотов — производится объединение лотов, выбранных пользователем.
Объединение продукции
При формировании лотов конкурса или аукциона заказчиком либо уполномоченным органом может возникнуть потребность в объединении продукции. Например, когда конкурс проводится на основании поступивших главному распорядителю заявок от подведомственных ему учреждений, содержащих одноименную продукцию. Для решения такой задачи в системе реализован механизм объединения продукции.
Объединение одноименной продукции производится в рамках одного лота конкурса (аукциона) и может происходить
- по решению пользователя;
- в автоматическом режиме.
Объединение продукции в автоматическом режиме производится при проведении операции объединения лотов в случае, когда объединенный лот включает одноименную продукцию. При этом пользователь может отказаться от проведения операции объединения.
Также в системе предусмотрена возможность перемещения продукции между лотами конкурса (аукциона). При этом при переносе продукции автоматически пересчитывается цена лотов.
Механизмы объединения и переноса продукции, реализованные в «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволят государственному заказчику или уполномоченному органу, оптимальным образом сформировать предмет закупки.
Подготовка пакета документации
Всю необходимую документацию:
- извещение о проведении конкурса;
- извещение о проведении аукциона;
- извещение о проведении запроса котировок;
- конкурсная документация;
- документация об аукционе.
можно сформировать в системе автоматически на основании введенных данных. Формирование документации производится с помощью системы отчетов в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtf и др.
Для каждого типа документа — будь то извещение или конкурсная документация, применяются встроенные шаблоны. При этом шаблоны являются настраиваемыми, то есть пользователь всегда может определить порядок отражения информации так, как это ему требуется. Система автоматически рассчитывает параметры формирования отчетов и предлагает пользователю наиболее оптимальный вариант.
Подобный механизм позволяет сократить время на подготовку качественной документации, поскольку сформированные в автоматическом режиме печатные документы не требуют дополнительной доработки пользователем.
Предварительный отбор и выбор поставщика
Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует регистрацию заявок, поданных участниками размещения заказа на участие в конкурсе, аукционе или запросе котировок.
По каждой заявке участника можно ввести всю необходимую информацию — сведения об участнике, предоставленных в составе заявки документах, предлагаемой продукции с указанием ее функциональных характеристик и цены и др.
Предусмотрена регистрация изменений, вносимых в заявки участников размещения заказа, а также регистрация отзывов заявок.
В системе реализован механизм рассмотрения заявок участников на соответствие установленным требованиям. В частности можно произвести детализированное рассмотрение заявки на:
- наличие требуемых документов;
- соответствие предоставленных документов требованиям;
- соответствие условий исполнения контракта, предложенных участником и являющихся критериями оценки, требованиям заказчика.
В системе реализован набор аналитических отчетов, данные которых могут использоваться комиссиями на этапах рассмотрения и оценки заявок участников размещения заказа. Для каждой заявки участника можно посмотреть предварительные решения, сформированные системой автоматически на основании введенных данных.
Для количественных критериев оценки заявок участников размещения заказа, установленных в конкурсной документации, расчет бальных оценок производится системой автоматически.
Оценка заявок участников размещения заказа по не численным критериям осуществляется путем отражения в программе баллов, выставленных членами комиссии и экспертами по каждому критерию.
Присвоение мест заявкам участников размещения заказа производится автоматически.
Для отражения в системе процедуры проведения торгов в форме открытого аукциона предназначено автоматизированное табло аукциона. Табло отражает информацию об объявленной цене, шаге аукциона, а также данные о последнем и предпоследнем предложениях, поступивших от участников аукциона. Все ставки, сделанные участниками аукциона, фиксируются в системе.
Для отражения результатов работы комиссии в системе реализованы все виды протоколов:
Конкурс
- Протокол вскрытия заявок;
- Протокол рассмотрения заявок;
- Протокол оценки.
Аукцион
- Протокол рассмотрения заявок;
- Протокол проведения аукциона.
Запрос котировок
- Протокол рассмотрения и оценки.
Протоколы можно сформировать в печатном виде автоматически. При этом их формирование производится в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtf и др.
Для формирования протоколов используется механизм настраиваемых шаблонов, набор которых может быть расширен исходя из потребностей пользователей.
Система состояний
В программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы принципы конвейерной обработки и применяется система состояний документов.
Система состояний предназначена для возможности идентификации этапа – согласование, утверждение, рассмотрение и т.д., на котором в текущий момент находится та или иная закупка (соответствующий ей электронный документ).
Переход между состояниями может производиться в двух режимах:
- по решению пользователя — например, на стадии согласования и утверждения конкурсной документации, публикации информации о закупке на сайте и др.;
- автоматически — при регистрации в системе различных протоколов (вскрытия заявок, рассмотрения заявок и т. д.) и их проведении.
Возможности программы позволяют:
- упорядочить процесс визирования и согласования документов;
- производить переход между состояниями, как в автоматическом режиме, так и по решению пользователя;
- производить контроль корректности заполнения документа при смене состояния;
- привязать операции, производимые с документом, к определенным состояниям;
- выполнять различные действия при выполнении перехода между состояниями;
- производить настройку системы состояний под требования пользователей;
- пользователям системы с правами администратора предоставлен механизм настройки системы состояний под потребности конкретного пользователя.
Контроль документов
Для уменьшения количества ошибок, допускаемых при вводе данных, и связанных с большими объемами вводимой информации и сложной структурой документов, в программе реализован механизм контроля документов.
Контроль можно выполнять в автоматическом режиме (при смене состояний документа) или принудительно по инициативе пользователя. В первом случае процедура контроля будет вызываться при изменении состояния документа (переходе в другое состояние).
Для информирования пользователя о случаях обнаружения системой некорректно введенных данных в программу включена система уведомлений.
Так, если пользователь указал сроки проведения процедуры, с превышением пределов регламентированных законом, или не заполнил обязательные реквизиты документа, на экран будет выведено окно со списком ошибок. При этом, щелкнув по строке, содержащей описание ошибки, можно перейти непосредственно к тому реквизиту документа, при заполнении которого была допущена ошибка.
Загрузка классификаторов
Программа предусматривает загрузку справочников и классификаторов:
- бюджетных классификаторов (доходы, расходы, КОСГУ источники финансирования дефицита бюджета);
- ОКП (общероссийский классификатор продукции);
- ОКДП (общероссийский классификатор экономической деятельности, продукции и услуг);
- ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения);
- классификатора БИК (справочник банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации);
- адресных классификаторов ФНС.
Регистрация контрактов
Планируется расширение функциональных возможностей программного решения «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» в части регистрации контрактов, заключаемых по итогам проведения торгов, и формирования реестра контрактов.
Web-портал
Готовится к выпуску продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8. Web-портал» на базе «1С-Битрикс: Управление сайтом», позволяющий публиковать извещения о проведении торгов, документацию, протоколы оценки и иную необходимую информацию на сайте в автоматическом режиме.
Функциональные возможности:
- доска объявлений — отражение информации о проводимых процедурах размещения заказа (сроки проведения, способ размещения заказа, предмет закупки и т.д.);
- возможность получения с сайта пакета конкурсной документации (документации об аукционе и др.);
- ввод информации о заключенных заказчиками по итогам проводимых торгов государственных и муниципальных контрактах;
- формирование реестра государственных и муниципальных контрактов.
Дополнительные функциональные возможности ПРОФ версии продукта
ПРОФ версия программного продукта «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» оснащается широким набором дополнительных функциональных возможностей для использования крупными государственными и муниципальными заказчиками, уполномоченными органами и специализированными организациями:
- блок сбора заявок от подведомственных организаций на проведение торгов, в составе:
- сбор и регистрация заявок заказчиков;
- автоматическое формирование сводной заявки на закупку товаров, работ и услуг на основании заявок нескольких заказчиков;
- автоматическое формирование лотов конкурса и аукциона на основании данных заявок заказчиков.
- блок планирования государственного и муниципального заказа и формирования плана закупок;
- автоматизация отдельных видов торгов – закрытый конкурс, закупка у единственного поставщика, запрос котировок в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий ЧС.
