Описание функционала
Программный продукт «1С:Управление автотранспортом. Такси и аренда 3» состоит из подсистем, которые позволяют эффективно управлять перевозками и автопарком:
Подсистема «Такси»
Управление заказами такси
Учет агентских договоров
Управление взаиморасчетами с привлеченными водителями и подрядчиками
Управление взаиморасчетами со штатными водителями. Начисление зарплаты собственным водителям по заказам такси
Отчеты
Черные списки контрагентов
Ведомость по заказам такси
Подсистема «Аренда»
Аренда ТС
Работа с депозитом (залогом)
Тарифы и расчет стоимости
Учет и анализ
Работа с Заказами такси
Работа с Маршрутными листами
Работа с Путевыми листами и получение QR‑кода ЭПЛ
Оформление заявок на ремонт
Переход в Яндекс Навигатор
Отправка текущего местоположения на сервер
Чат с диспетчерской
Подсистема «Такси»
Подсистема предназначена для комплексного учета деятельности службы такси: от приема заказа до взаиморасчетов с клиентами и водителями.
Управление заказами такси
Документ «Заказ такси» является основным для учета работы блока такси. Документ предназначен для принятия заказов на такси от клиентов, учета маршрута движения и оказываемых услуг доставки.
Телефонный номер, с которого клиент обращается в диспетчерскую, автоматически определяется, происходит его поиск в клиентской базе.
Документ «Заказ такси» — центральный документ подсистемы. Его жизненный цикл управляется Статусами:
- Предварительный → Нераспределенный (когда время до подачи сокращается).
- Распределенный (водитель назначен).
- Подача по адресу → Ожидание клиента → В пути.
- Закрыт (успешно завершен) или Отменен/Сорван.
Если водитель обрабатывает заказы в мобильном приложении «Водитель УАТ», то статусы Заказа такси изменяются автоматически. У диспетчера присутствует возможность изменять статусы только вручную.
Работа в АРМ Диспетчерская такси
Для ускоренной регистрации и распределения заказов по водителям и транспортным средствам, организации и контроля хода выполнения заказов такси, поступивших от заказчиков, используется автоматизированное рабочее место (АРМ) диспетчера такси.
АРМ Диспетчерская такси — инструмент для оперативной работы диспетчера. Состоит из:
- списка ТС и водителей в реальном времени;
- списка заказов такси с фильтрацией по статусам;
- командной панели для быстрых действий;
- интеграции с картами:
- отслеживание текущего местоположения ТС;
- построение планового и фактического трека по заказу;
- назначение заказов на карте путем перетаскивания.
Основные преимущества «АРМ Диспетчерская такси»:
- удобный, эргономичный интерфейс;
- возможность вручную распределять Заказы такси на ТС;
- учет истории изменения статуса Заказа такси;
- учет черных списков телефонов заказчиков, пассажиров и водителя.
Учет агентских договоров
Документ «Агентский договор» предназначен для регистрации агентского договора между организацией и организациями-подрядчиками, которые оказывают различные услуги, связанные с «Заказом такси». Это ключевой документ для учета взаимоотношений с подрядчиками.
Программа позволяет учитывать Агентские договоры трех видов:
Управление взаиморасчетами с привлеченными водителями и подрядчиками
Управление взаиморасчетами с привлеченными водителями и подрядчиками реализовано с помощью агентских договоров и прейскурантов поставщика. В тарифах можно настроить расчет вознаграждения:
- процентом от доходов и расходов;
- по параметру выработки;
- фиксированной суммой;
- с учетом/без учета НДС;
- с учетом/ без учета скидок для клиента.
Пример тарифа на транспортные услуги подрядчика:
Начисление зарплаты водителям, которые не являются сотрудниками нашей организации, осуществляется через «Агентский договор» и прейскуранты поставщика. Для тарифов с применением «Заказы такси» и методом расчета «Процентом от доходов» доступны настройки:
- «Расчет от суммы без НДС»:
Если в заказе сумма указана с НДС, система сначала вычитает налог, а затем от оставшейся суммы рассчитывает процент вознаграждения.
*Пример: Заказ 1180 руб. (в т. ч. НДС 18% ~180 руб.). Вознаграждение 80%. Расчет: (1180 — 180) * 0.8 = 800 руб.*
- «Расчет без учета скидки»:
Система рассчитывает вознаграждение от полной стоимости заказа, как если бы скидки не было. Это гарантирует, что доход водителя не снижается из-за акций или бонусов.
*Пример: Стоимость поездки 1000 руб., применена скидка 20%. К оплате клиентом 800 руб. Вознаграждение 70%. Расчет: 1000 * 0.7 = 700 руб. (а не 800 * 0.7 = 560 руб.).*
Формы оплаты
В зависимости от указанной в документе «Заказ такси» формы оплаты, деньги от заказчика могут поступать на расчетный счет организации, агрегатора или наличными водителю:
- Безналичная (на наш счет):
Деньги поступают на расчетный счет организации. Затем организация производит выплаты водителю, перевозчику, агрегатору и т. д.
- Агрегатор:
Деньги поступают на счет агрегатора, который удерживает свою комиссию и переводит остаток организации.
- Наличные (водителю):
Клиент платит наличными водителю.
В системе формируется задолженность водителя перед организацией.
В конце смены водитель сдает наличные в кассу организации или на ее расчетный счет через документы «Приходный кассовый ордер» или «Платежное поручение входящее» с операцией «Возврат от подотчетника».
После этого задолженность водителя закрывается.
Управление взаиморасчетами со штатными водителями. Начисление зарплаты собственным водителям по заказам такси
Функционал программного продукта позволяет управлять взаиморасчетами со штатными водителями. Что позволяет автоматизировать трудоемкий процесс расчета сдельной оплаты труда для водителей, минимизировать ручной ввод и ошибки, напрямую связывая доход сотрудника с фактически выполненной работой.
Для того чтобы зарплата начислялась автоматически, должны быть выполнены три ключевых условия:
- Сотрудник является штатным.
- Для сотрудника установлен тариф зарплаты. Тариф должен быть привязан к документу «Заказ такси».
- Заказ такси имеет статус «Закрыт». Расчет происходит только в момент проведения закрытого заказа.
При работе на транспортном средстве собственных сотрудников они указываются в табличной части «Экипаж» в карточке ТС.
Для расчета заработной платы для сотрудника должен быть установлен тариф зарплаты с применением к документу «Заказ такси».
Ключевые особенности для заказов такси:
Виды начислений:
- Фиксированная сумма: Например, 500 рублей за каждый завершенный заказ.
- Процент от выручки: Например, 30% от стоимости поездки.
Дополнительные опции для процента от выручки:
- Расчет от суммы без НДС: Если в системе ведется учет НДС, процент можно начислять от суммы заказа за вычетом налога.
- Расчет без учета скидки: Процент начисляется от первоначальной стоимости заказа, до применения каких-либо акций или скидок для клиента.
Область действия: Позволяет уточнить, к каким именно заказам применяется тариф. Можно настраивать правила в зависимости от реквизитов заказа.
Установка тарифов зарплаты производится документом «Установка тарифов зарплаты».
Начисление происходит автоматически при проведении закрытого «Заказа такси» и окончательно проводится в документе «Начисление зарплаты».
Отчеты
Черные списки контрагентов: Анализ клиентов и партнеров, внесенных в стоп-лист с указанием причин. Для минимизации рисков неплатежей или недобросовестного поведения.
Ведомость по заказам такси: Основной операционный отчет по всем заказам за период с суммами, статусами и заказчиками.
Подсистема «Аренда»
Подсистема предназначена для полного контроля и анализа всех процессов, связанных с арендой транспортных средств (ТС). Она позволяет как сдавать свои автомобили в аренду клиентам, так и брать машины в аренду у других компаний для последующей работы (например, для такси или субаренды). Вся информация о сделках, расчетах и состоянии автомобилей хранится в одном месте.
Аренда ТС
Документ «Аренда ТС» — это главный документ, который оформляется для любой арендной операции. Его вид и доступные поля автоматически меняются в зависимости от того, кто является арендодателем.
Доступны два основных сценария:
1. Наша организация сдает ТС в аренду (Арендодатель — мы).
- В документе выбирается клиент (Арендатор) из списка контрагентов.
- Отображается раздел «Доходы» для учета будущей оплаты от клиента.
- Можно выбрать автомобиль из списка наших собственных или уже арендованных нами машин.
- Если клиенту нужен водитель, можно указать его из наших сотрудников и добавить водителей от клиента.
2. Наша организация берет ТС в аренду (Арендодатель — другая компания).
- В документе выбирается компания-арендодатель из списка контрагентов.
- Отображается раздел «Расходы» для учета наших затрат на аренду.
- Можно выбрать автомобиль только из списка доступных у арендодателя.
Функции по водителям и депозиту в этом сценарии недоступны.
Жизненный цикл заявки отслеживается через «Статусы»: Новая, Забронирован, Открыт, Передан в аренду, Закрыт, Отклонен. Система может автоматически уведомлять клиентов об изменении статуса.
Основные разделы документа:
- «Заявка»: Здесь содержится вся исходная информация: адрес и время выдачи/возврата, требования клиента к классу и типу автомобиля, выбранный автомобиль, необходимость водителя.
- «Выдача и возврат»: Сюда вносятся фактические данные при передаче и приемке автомобиля: дата, время, показания одометра (пробег), уровень топлива. Данные о топливе могут заполняться автоматически из системы мониторинга.
- «Водители арендатора»: На этой вкладке заполняются сотрудники арендатора (если они были заполнены ранее) или физические лица из справочника «Физические лица».
- «Доп. услуги»: Список дополнительных платных услуг (например, детское кресло, навигатор).
- «Доходы/Расходы»: В этом разделе формируется счет за аренду. Нажатием одной кнопки «Рассчитать по тарифам» система автоматически подбирает действующие расценки, вычисляет стоимость основных услуг (время аренды, пробег) и заполняет счет.
- «Депозит» (только при сдаче ТС клиенту): Здесь отображается требуемая залоговая сумма по тарифу и фактически внесенная клиентом сумма. Есть кнопки для быстрого оформления приема или возврата депозита.
- «Дополнительно»: Служебная информация, такая как подразделение для учета и тип автомобиля (свой или арендованный).
Работа с депозитом (залогом)
Депозит — это страховой залог, который клиент вносит на случай повреждения автомобиля, штрафов или неуплаты. Система полностью контролирует этот процесс.
- Необходимость депозита указывается в договоре с клиентом.
- Размер депозита задается в тарифах.
- В документе «Аренда ТС» видно, какая сумма требуется и какая уже внесена.
- Чтобы передать автомобиль клиенту, система проверит, что депозит оплачен.
- При окончании аренды депозит автоматически засчитывается в счет последнего платежа или возвращается клиенту, если нет претензий.
Тарифы и расчет стоимости
Система использует гибкую систему тарифов для автоматического расчета стоимости аренды.
Что может учитываться в тарифах:
- Время аренды: Оплата может начисляться за час, день, месяц или за особые интервалы (например, за 12-часовые смены). Можно настроить начало отсчета суток с определенного часа (например, с 12:00), что типично для проката.
- Пробег: В тариф часто входит лимит бесплатных километров. Если клиент превысил лимит, система автоматически рассчитает и добавит в счет плату за перепробег.
- Фиксированная плата: Разовый платеж.
- Дополнительные услуги: Каждая услуга имеет свою цену.
Примеры расчета времени:
- Аренда на 58 часов с тарифом «за 12 часов» будет рассчитана как 5 интервалов по 12 часов.
- Если аренда началась 31 января, а в тарифе «помесячная оплата», то февраль будет считаться полным месяцем, даже если в нем меньше дней.
Учет и анализ
Взаиморасчеты: Все платежи по аренде (включая депозит) автоматически отражаются во взаимных расчетах с клиентом или поставщиком. Можно видеть текущую задолженность и историю платежей.
Учет выработки: Система автоматически фиксирует плановый и фактический пробег/время аренды для каждого автомобиля, что важно для расчета износа и анализа.
Планирование: Можно составлять планы по загрузке автопарка в аренде, чтобы видеть, какие машины и на какой период будут заняты.
Отчеты:
- «ТC в аренде»: Показывает, какие машины сейчас сданы и когда должны вернуться.
- «ТС, доступные для аренды»: Список свободных автомобилей.
- «План-фактный анализ аренды ТС»: Сравнивает плановые показатели по аренде с фактическими результатами за выбранный период, помогая оценить эффективность.
Подсистема «Аренда» — это комплексный инструмент, который управляет всем циклом арендных операций: от оформления заявки клиента и расчета стоимости на основе гибких тарифов до приема депозита, учета фактических показателей и формирования отчетов для анализа бизнеса. Она минимизирует ручную работу, автоматизируя расчеты и контроль ключевых условий.
Система управления автопарком (FMS-система)
FMS-система в «1С:Управление автотранспортом. Такси и аренда 3» — это набор современных и удобных инструментов для управления автопарком, диспетчерской и ремонтной зоной.
Подробное описание FMS-системы в обзорной статье
Учет автомобилей, прицепов, оборудований и спецтехники
Вся основная информация об автомобилях компании (собственных, привлеченных, арендованных) хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудования»:
По каждому ТС можно учитывать технические характеристики и параметры, такие как:
- собственный вес;
- грузоподъемность;
- объем кузова;
- способ погрузки и размеры двери;
- количество осей;
- габаритные и полезные размеры.
По моделям ТС доступна настройка норм ТО и дальнейший контроль их прохождения. Предусмотрен механизм автоматического контроля состояния ТС перед рейсом. Настройки программы позволяют проинформировать и заблокировать проведение путевого листа, если своевременно не выполнено ТО и/или отсутствует, просрочен обязательный документ ТС или водителя, либо же обнаружено пересечение занятости автомобиля, водителя.
Предусмотрено получение данных по VIN-номеру транспортного средства от сайта ГИБДД.РФ для заполнения реквизитов в форме «Транспортные средства» и загрузки сведений по истории дорожно-транспортных происшествий.
Продукт позволяет:
- Вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей.
- Контролировать наличие обязательных категорий документов ТС и водителей.
- Загружать и хранить скан-копии документов в системе.
- Хранить архив документов с истекшим сроком действия.
Подробнее об учете автомобилей и спецтехники
Планирование работы ТС и АРМ Диспетчера
Функциональные возможности программы позволяют планировать выработку, объем предоставляемых услуг, доходы и расходы.
Доступно несколько уровней планирования: долгосрочное (от недели до года), краткосрочное и оперативное (на каждый день). Также предусмотрено планирование по фактическим показателям прошлых периодов.
В программе возможно формировать план выпуска автомобилей — выписывать суточные разнарядки на транспорт. Разнарядки на выпуск автомобилей выписываются с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.
АРМ «Планирование работы ТС» предоставляет пользователям удобные инструменты для распределения загрузки водителей и формирования графиков выпуска ТС.
Анализ результатов доступен в отчетах «План-фактный анализ работы ТС», а также отчет «План предоставления услуг».
Распределять заказы на автомобили, формировать маршрутные листы и следить за статусами работы ТС удобно в специализированном АРМ Диспетчера:
Важно! В АРМ Диспетчера распределяется только один заказ на одно ТС. Не поддерживается формирование сборного груза, т. е. распределение нескольких «Заказов на ТС» в одно ТС и другие схемы перевозок, более сложные чем «один заказ — один рейс». Для работы с более сложными перевозками в конфигурации «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом» следует использовать АРМ Логиста.
Подробнее о планировании работы ТС
Учет и обработка путевых листов
В программе можно выписывать и обрабатывать более десяти форм путевых листов в соответствии с требованиями Министерства транспорта РФ.
C релиза 1.1.25 поддерживается работа с электронными путевыми листами (ЭПЛ) через встроенный модуль 1С-ЭПД.
Выписывать путевые листы можно как вручную, так и при помощи пакетной выписки. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и расечатать множество путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.
Подробнее о работе с путевыми листами
Учет ГСМ и технических жидкостей
Широкие возможности системы в части учета ГСМ позволяют сделать обороты топлива в компании полностью прозрачным и, оптимизировать их расход и затраты компании.
В блоке «ГСМ» пользователи решают следующие задачи:
- Расчет нормативного и фактического расхода топлива и ТЖ.
- Учет расхода топлива для составных механизмов и специальных автомобилей.
- Расчет расхода ГСМ по настраиваемым алгоритмам (формулам).
- Учет заправок и сливов ГСМ.
- Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС.
- Операции с ТЖ и маслами.
В программе имеется конструктор формул для расчета ГСМ, позволяющий создать собственный алгоритм расчета расхода топлива для автомобиля. Также предусмотрены готовые редактируемые шаблоны формул.
Движение топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью многочисленных отчетов:
- ведомость движения ГСМ;
- ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
- заправки ГСМ;
- сравнение заправок по пластиковым картам и многие др.
АРМ Механика: ремонты, ТО, агрегаты
В блоке «Ремонты, ТО, агрегаты» пользователи решают следующие задачи:
- Учет заявок на ремонт.
- Возможность подачи заявки на ремонт через мобильное приложение водителя.
- Отслеживание текущего статуса заявки.
- Согласование документов «Заявка на ремонт» и «Ремонтный лист».
- Учет плановых ТО и ремонтов автомобилей.
- Учет ТО по сервисной книжке.
- Планирование загрузки ремонтных зон.
- Печать унифицированной формы М-11 «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист».
- Учет шин, агрегатов и прочей дополнительной комплектации.
- Учет операций с агрегатами и контроль их технического состояния.
Контролировать состояние ТС и агрегатов, а также учитывать все операции по ремонту, ТО удобнее в АРМ Механика:
