Работа с 1С:ИТС: Работа с кадрами на удаленке
Работа с 1С:ИТС: Работа с кадрами на удаленке

Работа с 1С:ИТС: Работа с кадрами на удаленке

27.03.2023
12 мин
1335

В современном мире все большую популярность приобретает удаленная работа. Как в таком случае наладить кадровый учет и настроить документооборот с удаленными сотрудниками? — расскажем в выпуске!

Новым сервисом для решения кадровых вопросов с сотрудниками стал «1С:Кабинет сотрудника».

Подробнее о сервисе

Основные функции сервиса

  • Личные кабинеты сотрудников создаются в облачной части на серверах 1С.
  • Возможность удаленной отправки заявки на изменение личных данных с прикреплением сканов подтверждающих документов.
  • Запрос справок с выбором унифицированных форм или нового образца.
  • Формирование расчетных листков и просмотр начислений за любой период.
  • Отправка заявки на согласование, отражение графика отпусков и его остатков.
  • Уведомление об отсутствии и оформление больничного или отпуска за свой счет.
  • Согласование заявок руководителем по кадровым вопросам.
  • Работа с запросами в программе.
  • Доступ к данным, хранение и передача.

Какие преимущества имеет сервис?

  1. Исполнять требования статьи 136 Трудового кодекса РФ стало проще:
    • Отправление сотрудникам расчетных листов в электронном виде.
    • Получение подписи от сотрудника удаленно с помощью усиленной неквалифицированной подписи.

      Обратите внимание: усиленная неквалифицированная электронная подпись создается для сотрудника бесплатно.

    • Информация и дата подписания будут отражены в программе 1С.
  2. Заказ и выдача справок сотрудникам за несколько минут:
    • Сотрудник подает электронное заявление на выдачу справки.
    • Нужная справка создается нажатием одной кнопки.
    • Справка подписывается электронной подписью и направляется сотруднику в личный кабинет.
  3. Возможность использования приложения на мобильном устройстве.
  4. Передача документов в произвольных формах. Например, если организация имеет свои формы приказов.

    Обратите внимание: мы рекомендуем подключить тестовый период на 45 дней, чтобы попробовать весь функционал сервиса.

Виды ЭЦП

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя: такие подписи применяют ответственные сотрудники компании. Например, кадровая служба или бухгалтер. Подписи получают либо в ФНС, либо от спецоператоров связи.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись со стороны работника: такая подпись применяется рядовым сотрудников компании. Она создается в самом сервисе и выдается бесплатно.

    Обратите внимание: для получения сотрудником УНЭП необходимо перейти в «Профиль», нажать кнопку «Создать». ЭЦП появится у сотрудника в личном кабинете. Пароль на ЭЦП можно менять.

Подключение к сервису и работа с ним

  1. Переходим в раздел «Кадры», затем «1С:Кабинет сотрудника».

    Переходим в раздел «Кадры», затем «1С:Кабинет сотрудника»

  2. В «Мастер подключения» указываем адрес сервиса в интернете.
  3. Заполняем поле «Название предприятия».
  4. Выбираем ответственного.
  5. Нажимаем «Подключить».

    Обратите внимание: мы рекомендуем создать сотрудника с нейтральной почтой (например, «info»). Это необходимо для случая увольнения сотрудника. Тогда организации будет легко передать права администратора другому сотруднику.

    1С:Кабинет сотрудника. Подключени

  6. Открывается окно создания личного кабинета.
  7. На почту ответственного сотрудника придет письмо о том, что подключен сервис «1С:Кабинет сотрудника». Пройдя по ссылке в письме, пользователь перейдет в личный кабинет.

    Обратите внимание: для входа в личный кабинет необходимо подтвердить номер телефона с помощью SMS‑кода.

    Подтверждение. Код подтверждения

  8. Вводим пароль.

    Создание пароля

  9. Нажимаем «Продолжить».
  10. Указываем сотрудников, которым нужно предоставить доступ в личный кабинет. Сотрудников можно выбрать по подразделениям или по отдельным представителям.

    Обратите внимание: у сотрудников обязательно должны быть указаны почта и телефон.

  11. Нажимаем кнопку «Обновить публикацию».

    1С:Кабинет сотрудника. Настройка публикации кабинетов. Обновление публикации

  12. Открывается облачная часть «1С:Кабинет сотрудника».
  13. Нажимаем кнопку «Выполнить» и отправляем приглашение выбранному сотруднику на телефон и почту.

    Обратите внимание: по кнопке «Выполнить» можно отметить всех сотрудников, временно включить/отключить доступ к кабинетам, вернуть доступ к кабинетам, удалить кабинеты.

    Администирование. Сотрудники и личные кабинеты

  14. В личном кабинете переходим в раздел «Администрирование».
  15. Устанавливаем флажок «Использовать кадровый ЭДО».
  16. Сотрудник, который будет работать с облачной частью, устанавливает корневой сертификат, пройдя по ссылке «Скачать корневой сертификат», нажимает «Установить сертификат», затем «Далее», затем «Поместить сертификат в корневые доверенные центры сертификации».

    Установка сертификата

  17. Выбираем хранилище на основе типа сертификата.
  18. Устанавливаем переключатель «Перенести сертификат в следующее хранилище».
  19. По кнопке «Обзор» выбираем доверенные корневые сертификаты.
  20. Нажимаем «ОК».

    Мастер импорта сертификатов

Работа с заявками

  1. На вкладке «Отсутствия» сотрудник может выбрать причину: отпуск, болезнь, командировка и прочее.

    Обратите внимание: при необходимости можно приложить документ.

  2. Нажимаем кнопку «Отправить на согласование».
  3. Когда сотрудник заказывает справку, ответственному лицу в раздел «Мои задачи» придет заявка.
  4. Переходим в конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом».
  5. Переходим в раздел «Администрирование», затем «Органайзер».
  6. Устанавливаем флажок «Бизнес‑процессы и задачи».

    Органайзер

  7. Переходим по гиперссылке «Роли и исполнители задач».
  8. Назначаем ответственных сотрудников, которые будут отвечать за работу сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
  9. Координатор для обработки заявки переходит в раздел «Главное», затем «Мои задачи».
  10. По заявке создается заявление, например, на оплачиваемый отпуск.
  11. По кнопке «Печать» открывается печатная форма.
  12. По кнопке «Передать в кабинет сотрудника» документ уходит сотруднику, который оставил заявку, чтобы он подписал его личной подписью.
  13. Чтобы изменить личные данные, необходимо в личном профиле нажать «Изменить данные», ввести новую информацию и отправить заявку ответственному сотруднику.
  14. Координатор принимает заявку к исполнению, меняет данные, нажимает кнопку «Выполнено».

Настройки отправки кадровых документов

  1. Переходим в раздел «Настройки», затем «Кадровый учет».
  2. Проставляем галочку «Используется интеграция с порталом „Работа в России“».

    Обратите внимание: в новых интерфейсах галочка «Используется интеграция с порталом „Кабинет сотрудника“». В будущем государство будет прослеживать увольнения и работу физических лиц через него.

    Зарплата и управление персоналом. Кадровый учет

  3. Переходим в раздел «Отправка кадровых документов».
  4. Открываем печатную форму. Пользователь может ее распечатать или передать в электронном виде в кабинет сотрудника.
  5. В разделе «Кадры» сохраняются все кадровые документы. Их можно отправить оттуда.
  6. После отправки приказа сотрудники, у которых есть ЭЦП, подписывают соответствующий приказ.

    Обратите внимание: данные доступны только сотрудникам и владельцам личного кабинета. Другие сотрудники не будут видеть посторонние документы. У руководителя подразделения есть доступ только к своим подчиненным, а документы сотрудников других подразделений он не может посмотреть.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропускать новые выпуски.

Есть вопросы по статье? Задайте их нам!

Рассылка «Новости компании»: узнавайте о новых продуктах, услугах и спецпредложениях

Посмотреть все рассылки «1С‑Рарус»

Поле не должно быть пустым
Электронная почта указывается только латиницей, обязательно должен присутствовать знак @, доменное имя не может быть короче двух символов

Посмотреть все рассылки «1С-Рарус»

Иконка «Предупреждение» Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфидециальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Рарус»

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!