Как учитывать отпуск с первого рабочего дня месяца?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Работодатель должен выплачивать отпускные сотруднику за три календарных дня до начала отпуска. На линию консультаций «1С‑Рарус» поступил вопрос: как правильно рассчитать отпускные и отражать это в 6‑НДФЛ, если работник уходит в отпуск в начале месяца? — рассмотрим в выпуске.

Как рассчитывать отпускные?

Организация должна рассчитывать отпускные сотрудника, исходя из его среднего дневного заработка за расчетный период.

Обратите внимание: месяцем считается период с 1 по 30 (29 или 31, в зависимости от месяца) числа соответствующего месяца включительно.

Если сотрудник собирается в отпуск в начале месяца, например, 1 августа 2023 года, то расчетный период должен включать промежуток с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.

Если сотрудник уходит в отпуск в начале месяца, то отпускные должны быть выплачены ему за три календарных дня. Например, 29 июля 2023 года.

Если при расчете среднего заработка не могут быть учтены все доходы сотрудника, то работодатель, когда учтет все доходы работника за остаток месяца, должен пересчитать средний заработок и доплатить работнику разницу.

Когда выплачивать сотруднику пересчитанную разницу?

Исходя из трудового законодательства, такая разница не входит в отпускные.

Следовательно, работодатель может выплатить ее сотруднику в сроки, установленные работодателем. Например, отдельной выплатой или вместе с выплатой первой и второй частей заработной платы.

Обратите внимание: мы рекомендуем установить сроки выплаты доплаты в локальных нормативных актах работодателя.

В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ, работодатель не может удержать по собственной инициативе отрицательную разницу. Для этого нужно попросить сотрудника самостоятельно вернуть разницу или запросить у него письменное заявление на согласие удержания разницы при следующей выплате заработной платы.

Как удержать НДФЛ с отпускных?

Налоговый кодекс устанавливает, что работодатель должен:

Удержать НДФЛ с отпускных в день фактического перечисления сотруднику.
Уплатить НДФЛ не позднее 28 числа месяца, следующего за датой выплаты (если деньги выдали с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца).

Например, если деньги сотруднику выплачивались 28 июля, то удержать НДФЛ нужно 28 июля, а уплатить НДФЛ — 28 августа.

Как платить НДФЛ с доплаченной разницы?

Если организация производит доплату сотруднику, то организация должна:

Удержать НДФЛ в день перечисления доплаты сотруднику.
Перечислить НДФЛ в бюджет в определенный день, в зависимости от даты выплаты.

Как заполнять расчет 6-НДФЛ?

Организация должна заполнить разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ по следующим строкам:

Раздел 1

Строка 020: сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода.
Строка 021: сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая уплате по первому сроку перечисления отчетного периода.
Строка 022: сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая уплате по второму сроку перечисления отчетного периода.
Строка 023: сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая уплате по третьему сроку перечисления отчетного периода.

Обратите внимание: НДФЛ с отпускных отражается в строке 021 раздела 1 расчета 6-НДФЛ, а НДФЛ с доплаты — в зависимости от даты выплаты.

Раздел 2