Как оформить отсутствие работника по уважительной причине?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Работодатель разрешает сотрудникам отлучаться в течение рабочего дня по личным делам без необходимости последующей отработки. Как сотрудники отдела кадров должны отражать такие пропуски в табеле учета рабочего времени? — ответим в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».

Может ли сотрудник отлучиться по личным делам в течение рабочего дня?

Трудовое законодательство РФ не содержит положений, в соответствии с которыми сотрудник может отлучаться от рабочего места на несколько часов по личной уважительной причине.

Следовательно, ТК РФ также не содержит и порядка оформления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует работодателям требовать с работника заявление об отсутствии на рабочем месте с указанием причины.

Обратите внимание: если сотрудник часто отпрашивается во время рабочего дня по личным делам, то рекомендуется перевести такого сотрудника на неполное рабочее время.

Как вести табель учета рабочего времени?

Каждая организация должна вести табель учета рабочего времени сотрудников. Так, учет может вестись по унифицированной форме №Т-12 и Т-13 или по произвольно разработанной и утвержденной работодателем форме.

Как отражать отсутствие сотрудника в табеле учета рабочего времени?

Если работодатель не требует с сотрудника отработку пропущенного в течение рабочего дня времени, то пропущенные часы необходимо отразить в табеле учета рабочего времени.

Так, работодателю нужно заполнить табель учета следующим образом:

• указать фактически отработанные сотрудником часы;
• отразить часы отсутствия на рабочем месте, не подлежащие оплате.

При использовании унифицированной формы №Т-12 и Т-13 работодатель может использовать код «ДО» (16) (отпуск без оплаты) для отражения часов отсутствия.

Например, если работник был на рабочем месте 8 часов, а отсутствовал 2 часа, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить следующие значения:

• "Я"/6,
• "ДО«/2.

Как платить зарплату сотрудникам, отлучающимся по личным делам во время работы?

Часть 2 статьи 93 ТК РФ устанавливает, что работодатель должен платить сотруднику заработную плату пропорционально отработанным часам.

Следовательно, для расчета заработной платы необходимо пользоваться следующей формулой:

Заработная плата = ставка (сумма) × количество фактически отработанных часов / количество отработанных часов по норме

Резюмируя

• Трудовое законодательство РФ не содержит положений, в соответствии с которыми сотрудник может отлучаться от рабочего места на несколько часов по личной уважительной причине.
• Если работодатель не требует с сотрудника отработку пропущенного в течение рабочего дня времени, то пропущенные часы необходимо отразить в табеле учета рабочего времени.
• При использовании унифицированной формы №Т-12 и Т-13 работодатель может использовать код «ДО» (16) (отпуск без оплаты) для отражения часов отсутствия.
• Работодатель должен платить сотруднику заработную плату пропорционально отработанным часам.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.