Как выплачивать командировочные, если сотрудник не предоставил подтверждение тратам?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Работник не принес подтверждение потраченным в командировке сумм. Из-за этого перед организацией у него появилась задолженность по подотчетным суммам. Может ли организация не выплачивать суточные при наличии у сотрудника долга по документам? — ответим в статье линии консультаций «1С‑Рарус».

Какие расходы возмещаются сотруднику в командировке?

Если работодатель отправляет сотрудника в командировку, то ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка.

Часть 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ устанавливает, что также работодатель должен возместить расходы, связанные с поездкой:

• расходы на проезд;
• расходы на проживание;
• суточные;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В каком размере возмещать расходы командированным сотрудникам?

В соответствии с пунктом 4 статьи 168 ТК РФ, организация должна определить и закрепить в локальных нормативных актах порядок и размеры возмещения расходов на служебные командировки.

Суточные расходы — это выплаты, которые осуществляются командированному сотруднику для возмещения расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Работодатель должен рассчитать суточные, исходя из количества дней командировок. При этом суточные выплачиваются также и за выходные, и за нерабочие праздничные дни.

Следовательно, суточные относятся к командировкам сотрудника, поэтому они не зависят от факта выплаты ему под отчет других сумм.

Можно ли не выдавать суточные, если сотрудник не сдал подотчетные суммы?

В 2017 году был отменен запрет на выдачу подотчетных денежных средств, если работник не отчитался за предыдущий подотчет.

Следовательно, если сотрудник не дал подтверждение выданным ранее подотчетным денежные средствам, организация все равно должна выдать ему деньги в новую командировку.

Резюмируя

• Если работодатель отправляет сотрудника в командировку, то ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка.
• Организация должна определить и закрепить в локальных нормативных актах порядок и размеры возмещения расходов на служебные командировки.
• Работодатель должен рассчитать суточные исходя из количества дней командировок.
• Суточные относятся к командировкам сотрудника, поэтому они не зависят от факта выплаты ему под отчет других сумм.
• Если сотрудник не дал подтверждение выданным ранее подотчетным денежные средствам, организация должна выдать ему деньги в новую командировку.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.