Статья будет полезна бухгалтерам, руководителям организаций и специалистам по электронному документообороту.
В новом выпуске разберем
Кто подписывает электронные документы после смены руководителя?
Электронные документы подписывает лицо, которое обладает действующими полномочиями и действующей квалифицированной электронной подписью на момент подписания.
Если полномочия прежнего руководителя прекращены, а его сведения исключены из ЕГРЮЛ, подписывать поступившие документы он уже не может. В этом случае документы подписывает новый руководитель своей электронной подписью, если иное уполномоченное лицо не наделено таким правом.
Можно ли подписывать документы за прошлые периоды?
Да, можно. Если электронный документ поступил уже после смены руководителя, но относится к ранее совершенной хозяйственной операции, подписать его вправе новый руководитель.
Дата электронной подписи не означает дату совершения хозяйственной операции. Она подтверждает только момент подписания документа уполномоченным лицом.
Какие даты должны быть указаны в электронном документе?
Если дата подписания документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, в документе должны быть указаны обе даты:
- дата получения товаров, выполнения работ или оказания услуг;
- дата подписания электронного документа.
Такой порядок позволяет корректно отразить как сам факт хозяйственной жизни, так и момент оформления первичного документа.
Когда новый руководитель может использовать электронную подпись?
Для подписания документов новый руководитель должен получить квалифицированную электронную подпись, оформленную на его имя.
Как правило, это возможно после внесения сведений о новом руководителе в ЕГРЮЛ, поскольку удостоверяющий центр ФНС использует данные реестра при выдаче сертификата электронной подписи.
Резюмируя
- Электронные документы подписывает лицо, которое имеет действующие полномочия и электронную подпись на момент подписания.
- Новый руководитель вправе подписывать документы, относящиеся к прошлым периодам, если они поступили после его назначения.
- При различии дат в документе указываются и дата хозяйственной операции, и дата подписания.
- Для подписания документов новому руководителю необходимо получить квалифицированную электронную подпись.
Читайте также:
Материал актуален на июль 2026 года.
Ответы ЛК «1С-Рарус»
