Пересортица в 1С:Бухгалтерии 8.3: причины, документы и контроль остатков

Статья будет полезна бухгалтерам, финансовым менеджерам и руководителям.

Если вы когда-либо работали в 1С:Бухгалтерии, то наверняка сталкивались с явлением, которое бухгалтеры называют пересортицей. В простых словах — это ситуация, когда фактический остаток номенклатуры на складе не соответствует тому, что зафиксировано в базе: например, по учету у вас «Смартфон X — 10 штук», а фактически оказывается других моделей или размеров.

Пересортица — не просто неприятность, это угроза точности данных, ошибкам в отчетности и неверной оценке себестоимости. И если в 1С:Бухгалтерии 8.2 у многих возникали вопросы о том, где она берется и как с ней работать, то переход на версию 8.3 делает ситуацию понятнее: пересортица в первую очередь — это вопрос документов и справочников.

В новой статье рассмотрим, как, почему и где появляется пересортица и как с ней бороться.

Почему появляется пересортица

В 1С:Бухгалтерии 8.3 система учета построена на том, что документы фиксируют факты хозяйственной деятельности, а справочники содержат справочную информацию, на которую опираются документы. Если документы оформляются неверно или выбираются неверные элементы из справочников — система логично считает операцию совершенной, но на складе получаем расхождения.

Например:

В документе «Поступление товаров» вы по ошибке указали не тот артикул из справочника.
При перемещении внутри склада выбрали номенклатуру одного вида, а по факту переместили другой.
При оприходовании вручную не актуализировали справочник.

В каждом случае документ в 1С:Бухгалтерии формирует движения — и если выбор справочного объекта был неверным, система просто запишет это как движение, которое потом покажет пересортицу.

Где искать причину ошибок

Важно понимать: пересортица — это не «глюк» программы, а признак разницы между тем, что вы указали в документе и тем, что действительно произошло. В 1С:Бухгалтерии 8.3 все операции, влияющие на остатки, происходят через документы:

поступление товаров и услуг;
перемещение между складами;
списание;
инвентаризация;
реализация.

Если в одном из этих документов ошибки в выборе номенклатуры, то пересортица появится автоматически. Справочник — это всего лишь источник данных, на который опираются документы.

Как это выглядит в интерфейсе

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочники и документы находятся в структурированных разделах учета: раздел «Склад и доставка», «Продажи», «Покупки». Документам отведены свои журналы, справочники номенклатуры, единиц, характеристик — свои.

Если вам привычнее работать через все функции, можно включить режим «Все функции» в «Сервис» → «Параметры». Тогда в меню появится полный перечень справочников и документов, как в старых версиях 1С. Но для повседневной работы рекомендуется ориентироваться не по меню, а по логике бизнес-процесса: где товар поступает, где перемещается и кто за это отвечает.

Как предотвратить пересортицу

На практике, чтобы минимизировать ошибки, бухгалтеры и кладовщики действуют по простым, но эффективным правилам:

Используйте штрихкоды и сканеры — это снижает риск ручной ошибки при выборе номенклатуры.
Проверяйте документы перед проведением, если в остатках появляются странные значения.
На регулярной основе делайте инвентаризации и сравнивайте книгу с фактическим наличием.
Настраивайте права доступа, чтобы неквалифицированные сотрудники не могли проводить операции, влияющие на остатки.
Обучайте персонал работе с номенклатурой и документами.

Если документ оформлен корректно, а справочник содержит лишь актуальные позиции — пересортица как явление минимизируется.

Что важно запомнить

Пересортица в 1С:Бухгалтерии 8.3 почти всегда — это результат человеческой ошибки в документах или справочниках. Система просто отражает то, что вы в нее внесли. Ваша задача — выстроить процесс так, чтобы: