Исполнительная документация в 1С:ERP УСО: автоматизация строительного учета

Статья будет полезна руководителям строительных организаций, главным инженерам, сотрудникам производственно-технического отдела, инженерам по строительному надзору.

Современные строительные проекты требуют тщательного учета и контроля на каждом этапе — от планирования до сдачи объекта. Исполнительная документация играет в этом процессе ключевую роль: она фиксирует фактическое выполнение работ, подтверждает соответствие нормативам и служит основанием для расчетов с подрядчиками.

Что такое исполнительная документация?

Исполнительная документация— это комплект документов, отражающих:

• фактическое выполнение строительно-монтажных работ;
• соответствие проектных решений реальным параметрам объекта;
• ответственных лиц за каждый этап строительства;
• использованные материалы и оборудование.

В этой статье рассмотрим, как программа «1С:ERP Управление строительной организацией» помогает автоматизировать работу с исполнительной документацией.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Настройка программы для работы с исполнительной документацией

Настройка программы позволяет сделать доступными:

• документы «Комплект исполнительной документации» и «Назначение ответственных по работам»;
• справочники для хранения данных по проектной и рабочей документации.

Чтобы произвести настройку, необходимо:

1. Перейти в раздел «Настройки параметров учета», затем — «Настройки используемых видов сценариев планирования».
2. Установить признак «Исполнительная документация».

Справочники 1С:ERP Управление строительной организацией для исполнительной документации

Для работы с исполнительной документацией в программе разработаны новые справочники, которые доступны в подсистеме «Управление выполнением работ» — «Настройки и справочники».

• Документация по проекту — для организации хранения проектной документации по каждой работе из графика планирования объектов строительства.

  

  Справочник «Документация по проекту»

• Виды проектной документации — типы проектной документации для систематизации по видам объектов строительства. Например, теплотрассы, здания, водоводы, сооружения производственного назначения и т.д.

  

  Справочник «Виды проектной документации»

• Разделы проектной и рабочей документации упорядочивают ее, классифицируя по различным категориям, включая разделы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 №87.

  

  Справочники «Разделы проектной документации» и «Разделы рабочей документации»

Обратите внимание: к элементам справочника «Документация по проекту» можно прикреплять файлы (например, чертежи, графики или сметы).

Создание «Комплекта исполнительной документации»

В программе «1С:ERP Управление строительной организацией» для хранения информации по проектной и рабочей документации реализован документ «Комплект исполнительной документации». Его можно сформировать только из «Утверждение сценария планирования» и «Назначение ответственных по работам».

«Назначение ответственных по работам» — это распоряжение о назначении сотрудников, которые отвечают за подготовку исполнительной документации.

1. На вкладке «Основное» нужно указать: объект строительства, организация и документ утверждения сценария планирования.

   

   Документ «Назначение ответственных по работам». Вкладка «Основное»

   Обратите внимание: для заполнения поля «Документ утверждения» возможно выбрать утвержденный график работ с видами: внешний, внутренний, исполнительная документация. Предварительно сценарии необходимо утвердить и сопоставить с использованием «Мастер сопоставления сценариев».

2. На вкладке «Назначение ответственных» выбрать работы из сценария планирования. Это можно сделать разными способами, используя кнопку «Заполнить»:
   • Заполнить — таблица заполнится всеми работами графика работ.
   • Заполнить по периоду — программа предложит указать период, за который необходимо выбрать работы из сценария планирования.
   • Подобрать — пользователь самостоятельно может выбрать работы из графика строительства.
3. После записи работ указать ответственного, используя кнопку «Заполнить ответственного».
4. В программе запишется один сотрудник на все выбранные работы или по каждой работе отдельно.
5. Чтобы оповестить исполнителя о задаче на подготовку проектной и рабочей документации и сформировать задания, необходимо выбрать строки с работами путем установки флагов в левой колонке списка.

6. Для создания документа «Комплект исполнительной документации» нажать кнопку «Создать КИД».

   

   Документ «Назначение ответственных по работам». Вкладка «Назначение ответственных».
7. Из документа «Утверждение сценария планирования» комплект исполнительной документации создается на каждую работу отдельно. Для этого нужно выделить строку и нажать на кнопку «Создать КИД».

8. Можно создавать КИД из графиков вида: внутренний, внешний, исполнительная документация.

   

   Документ «Утверждение сценария планирования». Команда «Создать КИД»

Особенности заполнения документа «Комплект исполнительной документации»

В «Комплекте исполнительной документации» фиксируется фактическое исполнение проектных решений, текущее состояние объектов и освоенный объем по работам.

На вкладке «Основное» указываются объем и дата фактически выполненных работ. Если комплект является последним по работе, устанавливается флаг в поле «Заключительный».

На вкладке «Исполнительная документация» заполняются поля «Вид проектной документации», «Раздел проектной документации» и «Раздел рабочей документации». Данные выбираются из одноименных справочников.

Поля «Наименование и полное наименование документа», «Наименование и дата документа», «ФИО ответственного», «Орган, утвердивший документ» и «Дата утверждения» указываются вручную. Вся информация из документа сохраняется в справочник «Документация по проекту».

Признак наличия исполнительной документации в актах КС‑2

При наличии сформированного и полностью укомплектованного заключительного комплекта исполнительной документации автоматически установится отметка в графе «ИД» в документах:

• «Учет выполненных работ»;
• «Внутренний акт о приемке выполненных работ (КС‑2 внутренняя)»;
• «Акт о приемке выполненных работ заказчиком (КС‑2)»;
• «Акт о приемке выполненных работ от подрядчика».

Резюмируя

• 1С:ERP Управление строительной организацией превращает исполнительную документацию из рутинной задачи в инструмент эффективного управления проектами.
• В программе созданы справочники и документы в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 №87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».
• Документ «Назначение ответственных по работам» позволяет запускать бизнес‑процесс постановки задачи на подготовку проектной и рабочей документации сотрудниками, а также контролировать выполнение.