Контроль расхода материалов в «1С:ERP Управление строительной организацией»: отчеты М-29 и М-19

Материал будет полезен прорабам, инженерам производственно-технического отдела (ПТО), специалистам отдела материально-технического обеспечения и бухгалтерам, работающим в строительных компаниях.

В строительной отрасли эффективный мониторинг использования материалов играет важнейшую роль в оптимизации затрат и увеличении доходности проектов. Программное решение «1С:ERP Управление строительной организацией» предлагает комплексный инструментарий для учета и анализа материальных ресурсов, в том числе возможность генерации специализированных отчетов, таких как М‑29 и М‑19.

В новой статье рубрики «1С для строительства» мы подробно рассмотрим, какие функциональные возможности и отчетные формы в «1С:ERP Управление строительной организацией» позволяют эффективно отслеживать и анализировать расход материалов в строительных проектах.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

В «1С:ERP Управление строительной организацией» процесс документирования расхода материалов включает несколько существенных стадий: от предварительного планирования до бухгалтерского оформления. Такая многоуровневая система обеспечивает всестороннее управление материальными активами на строительном объекте.

Планирование потребности в материалах

На стадии планирования создается документ «План потребностей в материалах». В нем задается временной интервал (например, месяц) и частота планирования (например, неделя). Система, опираясь на календарный график работ, автоматически выявляет требуемые материалы. При этом возможно использование данных из разделительных ведомостей, которые распределяют объем работ и материалов между собственными силами и субподрядчиками. На базе составленного плана формируются заказы на внутреннее потребление, перемещение в складское помещение или передачу переработчику.

Подробнее о планировании материалов читайте в статье «Какие документы используются для планирования материалов в 1С:ERP УСО».

Для оформления заказов и приемки материалов на склад применяются стандартные инструменты «1С:ERP Управление предприятием»:

Чтобы создать заказ поставщику, следует воспользоваться подсистемой «Закупки» — «Заказы поставщикам».

Система автоматически сформирует документ «Заказ поставщику», включив в него перечень материалов, необходимых для закупки. При этом она учтет установленные нормы и статистические данные, а также проверит, достаточно ли имеющихся запасов до минимального уровня.

Для фиксации поступления материалов на склад применяются документы «Приходный ордер» и «Приобретение товаров и услуг». «Приходный ордер» оформляется через подсистему «Склад» — «Приемка», где отображаются все документы, ожидающие оформления.

Документ «Приобретение товаров и услуг» создается в подсистеме «Закупки» в разделе «Накладные к оформлению», где представлены «Заказы поставщику», по которым еще не было зафиксировано поступление на склад.

Обратите внимание: состав документов поступления и последовательность их оформления зависят от настроек, установленных в подсистеме «НСИ и администрирование» — «Настройка разделов» — «Склад и Доставка» — «Закупки».

Оперативный учет расхода материалов

Чтобы оперативно фиксировать использование материалов, применяется документ «Списание материалов на расходы». В него вносится информация о проделанных работах за выбранный период, а в графе «Количество» указывается объем израсходованных материалов. Этот документ носит управленческий характер и не генерирует бухгалтерских проводок. Его можно создать на основе документа «Учет выполненных работ».

Поведение документа «Списание материалов на расходы» определяется настройками в справочнике «Объект строительства». Если в этом справочнике активирован флажок «Автоматически заполнять плановый расход материалов при учете фактического расхода», то в документе «Списание материалов на работы» количество материалов будет заполняться автоматически — плановое значение будет рассчитываться исходя из выполненного объема работ. Если флажок не активирован, пользователь должен самостоятельно указывать количество материалов для списания.

Разберем структуру и последовательность заполнения документа «Списание материалов на расходы».

На вкладке «Основное» указываются ключевые параметры, необходимые для учета материалов, использованных за определенный период. Среди обязательных для заполнения полей:

• объект строительства,
• документ утверждения,
• подразделение,
• склад,
• период выполнения работ.

Параметр «Вид операции» определяет набор доступных полей и может иметь два значения: «Собственные материалы» и «Переданные субподрядчику». Если выбрано значение «Переданные субподрядчику», в документе появятся поля: «Субподрядчик», «Контрагент», «Договор» и «Соглашение».

На вкладке «Материалы» указывается количество материалов, которое необходимо списать, в разбивке по видам работ.

Для упрощения работы с этой вкладкой предусмотрены специальные кнопки:

• Заполнить — автоматически заполняет таблицу выполненными в текущий период работами и материалами, запланированными для их реализации.
• Подробная информация об остатках (представлена в виде гиперссылки) — открывает таблицу с остатками материалов, которые предусмотрены в сценарии планирования для выполнения работ. Отображение запасов сырья происходит только по тому складу, который выбран на вкладке «Основное», и на дату создания документа. Функция «Добавить работу» дает возможность интегрировать в систему работы по строительному объекту, опираясь на данные графика.

Если в процессе работы были использованы материалы, не предусмотренные планом (например, с иными характеристиками или в большем объеме), их можно добавить двумя методами:

• По кнопке «Добавить материал». В строке «Работа» появится дополнительное поле, где в графе «Номенклатура» следует выбрать необходимый материал из существующего справочника.
• По команде «Подбор материалов». После ее активации откроется окно, где можно подобрать нужные материалы. Если установить флажок «Отображать только материалы с остатком», система сформирует перечень материалов, которые имеются в наличии на складе. Чтобы выбрать определенный материал, нужно дважды кликнуть по его названию — после этого позиция появится в разделе «Выбранные материалы». Для того, чтобы перенести выбранные материалы в документ «Списание материалов на работы», следует нажать кнопку «Перенести в документ».

Также доступна функция «Разбить строку», которая позволяет разделить строку с материалом на несколько отдельных строк.

Отчетность для мониторинга использования материалов в строительстве

В программном продукте «1С:ERP Управление строительной организацией» предусмотрена система отчетности, которая помогает контролировать оборот материалов. Среди ключевых отчетов можно выделить два:

• Отчет М-29, который используется для учета расхода материалов на строительном объекте;
• Отчет М-19, который позволяет отслеживать движение материалов и их остатки.

Отчет М-29 («Отчет о расходе основных материалов в строительстве») является ключевым инструментом для сопоставления фактического потребления материалов с установленными нормами. В этом отчете отражается:

• нормативный расход материалов, зафиксированный в смете;
• реальное количество использованных на объекте материалов;
• отклонения от нормативных показателей (как экономия, так и перерасход).

Доступ к отчету М‑29 можно получить через подсистему «Управление выполнением работ» в разделе «План‑фактный анализ». Использование этого отчета позволяет на ранних этапах выявлять случаи перерасхода, анализировать причины отклонений и подготавливать данные для корректировки смет в будущих проектах.

Отчет М-19 («Материальный отчет») предназначен для учета перемещения материалов на складе и контроля их остатков. В нем содержится информация о:

• начальных и конечных остатках материалов на складе;
• поступлении материалов (от поставщиков или с других объектов);
• расходе материалов (списании на объекты или передаче в другие подразделения);
• конечных остатках материалов на складе.

Отчет М-19 доступен в подсистеме «Управление выполнением работ» в разделе «Учет затрат». С его помощью можно эффективно отслеживать перемещение сырья между складами, контролировать расход материалов и оперативно получать данные об остатках на складе.

Создание регламентированных операций по учету расхода материалов

Документы, которые используются для формирования регламентированных операций по списанию материалов, различаются в зависимости от того, кто выполняет работы — собственные силы организации или субподрядчики.

Для работ, выполняемых собственными силами, применяются документы «Внутреннее потребление» или «Передача материалов в кладовую». Чтобы создать такой документ, нужно воспользоваться гиперссылкой в разделе «Списание материалов по работам».

Обратите внимание: вид документа, формируемого по списанию материалов, зависит от настройки, установленной в подсистеме «Управление выполнением работ» — «Сервис» — «Настройки параметров учета» — «Документ, формируемый по расходу материалов».

После создания документы необходимо провести и отразить в регламентированном учете. Программа автоматически зафиксирует количественное движение по бухгалтерским счетам, а суммовое движение будет выполнено после подведения финансовых итогов и расчета себестоимости.

Для учета списания материалов по работам, выполненным субподрядчиками, используется документ «Отражение приемки работ подрядчика». Его необходимо оформить до окончания отчетного месяца. Чтобы создать документ, нужно перейти в подсистему «Регламентированный учет», затем «Учет выполнения работ».

Также возможно оформление на основе «Акта о приемке выполненных работ от подрядчика».

В разделе «Основное» вручную заполняются следующие поля:

• объект строительства,
• субподрядчик,
• контрагент,
• договор,
• соглашение.

Если документ создается на основании другого документа, эти поля заполнятся автоматически. В графы КС‑2 и КС‑3 вносятся номера актов о приемке выполненных работ и справок о стоимости выполненных работ.

Вкладка «Принятые работы» содержит информацию о выполненных работах, их объемах и стоимости. Вручную для каждой строки указываются статья калькуляции, статья расходов и, при необходимости, аналитика расходов.

Вкладка «Использованные материалы» содержит данные о материалах, переданных для выполнения работ. Ее можно заполнить несколькими способами:

1. Через списание материалов — откроется окно со списком документов «Списание материалов на работы», где можно выбрать нужные документы по субподрядчику и объекту строительства.
2. Через передачу сырья — выбор документов «Передача в переработку» из списка «Передача товаров хранителю, комиссионеру».
3. С помощью команды «Подбор материалов» — выбор сырья из справочника «Номенклатура».

Для формирования бухгалтерских проводок в регламентированном учете необходимо отразить документ «Отражение приемки работ подрядчика».

Документ «Отражение приемки работ подрядчика» позволяет учитывать затраты на строительство собственных объектов. Для этого на вкладке «Основное» нужно установить признак «Собственный объект», а на вкладке «Принятые работы» в табличной части указать номенклатуру с типами «Работа» или «Услуга».

Для объектов строительства, которые находятся в стадии реализации, на вкладке «Принятые работы» в номенклатуре выбирается тип «Работа». Именно на основе этой номенклатуры проводится детальный расчет себестоимости, который учитывает не только основные работы, но и дополнительные услуги, а также необходимые материалы.

Резюмируя

• Флажок автоматического заполнения планового расхода в объекте строительства позволяет точно рассчитать количество материалов, необходимое для выполнения определенного объема работ — система делает это пропорционально фактически выполненным объемам.
• Центральным документом для фиксации расхода материалов в системе управленческого учета является «Списание материалов на работы».
• В зависимости от настроек формируемого документа, система может создать либо документ «Передача материалов в кладовую», либо «Внутреннее потребление товаров».
• Когда речь идет о подрядных материалах, их списание в количественном выражении оформляется через документ «Отражение приемки работ подрядчика».
• Денежные затраты на материалы, которые включаются в себестоимость, учитываются при закрытии отчетного периода и проведении расчета себестоимости.