Складской учет на разнесенных строительных площадках: ордерная схема, перемещения и инвентаризация в программе 1С:ERP УСО

Статья будет полезна прорабам, инженерам ПТО, сотрудникам отдела материально-технического обеспечения и бухгалтерам строительных компаний.

Настройка складов с привязкой к объектам строительства

Ключевая особенность строительного учета — необходимость вести остатки и движения ТМЦ не просто по складам, а в разрезе объектов строительства. В программе «1С:ERP Управление строительной организацией» это реализуется через привязку склада к объекту: справочник «Склады и магазины», карточка склада, вкладка «Основное», поле «Объект строительства». Такая привязка позволяет отслеживать, какие материалы находятся на конкретной площадке, и контролировать их использование именно по этому объекту.

Дополнительно для склада указываются подразделение, ответственный, график работы, а также включается контроль свободных остатков. Если склад выступает как кладовая цеха, устанавливается соответствующий признак с указанием соответствующего цеха.

Ордерная и адресная схемы

Ордерная схема в программе «1С:ERP Управление строительной организацией» разделяет финансовый и складской учет: приемка и отгрузка фиксируются отдельными ордерами, а не только накладными. Это дает достоверную картину фактического движения товаров. Для строительных площадок, где используются терминалы сбора данных (ТСД), ордерная схема особенно важна: кладовщик сканирует товар, а программа фиксирует факт в ордере с привязкой к статусу.

Статусы ордеров обеспечивают поэтапный контроль:

• «К поступлению» — ордер создан, приемка не начата.
• «В работе» — идет проверка и пересчет.
• «Требуется обработка» — выявлены проблемы.
• «Принят»/«Отгружен» — факт подтвержден, остатки обновляются.

Адресный учет (учет по ячейкам) возможен только на ордерных складах. Он позволяет точно фиксировать, где именно на площадке находится материал. Для настройки ячеек используется обработка «Генерация топологии склада»: задаются составляющие адреса (секция, линия, стеллаж и т. д.), тип нумерации, разделители и параметры создания групп. Это существенно сокращает ручной ввод и снижает риск ошибок при размещении и отборе.

Приемка, перемещение, отгрузка.

1. Приемка материалов на строительную площадку оформляется через рабочее место «Приемка».

На основании распоряжения (заказ поставщику, приобретение) создается «Приходный ордер на товары». Фактическое количество вводится вручную или через ТСД. Только после установки статуса «Принят» и проведения ордера остатки на складе обновляются.

2. Перемещение материалов между объектами строительства и строительными площадками оформляется документом «Перемещение товаров»: раздел «Склад и доставка» — «Внутреннее товародвижение». Необходимо заполнить обязательные поля: склад отправитель, склад получатель, организация, статус и номенклатура с количеством. Документ можно создать вручную либо на основании «Приобретения товаров и услуг» — в этом случае большая часть полей заполнится автоматически.

3. Отгрузка со склада фиксируется в рабочем месте «Отгрузка».

В документе «Расходный ордер на товары» фактическое количество вводится вручную или через ТСД. Списание остатков происходит только после установки статуса «Отгружен» и проведения документа. Такой подход предотвращает преждевременное списание и обеспечивает точный контроль остатков на каждой строительной площадке.

Инвентаризация, выявление расхождений и оформление актов

Регулярная инвентаризация — ключевой инструмент контроля остатков на строительных объектах. Процесс начинается с документа «Пересчет товаров»: в нем задается склад, помещение и статус, затем табличная часть заполняется по кнопке «Заполнить по отбору». После этого статус меняется на  «Внесение результатов», и в колонку «По факту» вносятся реальные данные. При совпадении учетного и фактического количества можно использовать кнопку «Заполнить факт по учету».

На основании расхождений, выявленных при пересчете, через «Помощник оформления складских актов» создаются документы:

• «Оприходование излишков товаров».
• «Списание недостач товаров».
• «Пересортица товаров».

Рабочее место «Помощник оформления складских актов» открывается через документ «Пересчет товаров» на вкладке «Основное».

Итогом инвентаризации является «Инвентаризационная опись», которая формируется в разделе «Склад и доставка» — «Излишки, недостачи, порчи» — «Складские акты». При указании периода программа автоматически подтягивает все проведенные документы «Пересчет товаров» и складские акты за этот промежуток.

Формирование регламентированных печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19

Из документа «Инвентаризационная опись» можно сформировать две печатные формы:

• ИНВ 3 (Инвентаризационная опись) — фиксирует фактическое наличие товаров и сопоставляет его с учетными остатками на дату окончания инвентаризации.
• ИНВ 19 (Сличительная ведомость) — показывает только расхождения: излишки и недостачи после сверки данных описи с бухгалтерскими записями.

Эти формы необходимы для отчетности и подтверждения результатов инвентаризации в соответствии с требованиями учета.

Отраслевая отчетность: М-29 и план-фактный анализ

1. Отчет по форме М-29 (отчет о расходе основных материалов в строительстве).

Форма М-29 — это отраслевой первичный документ, который служит для сопоставления фактического расхода материалов с производственными нормами. В 1С:ERP Управление строительной организацией отчет М-29 формируется в разрезе объектов строительства и номенклатуры, что позволяет видеть отклонения по каждой позиции и каждому участку работ.

2. План-фактный анализ расхода материалов. В отличие от М-29, который ориентирован на установленные нормы, план-фактный анализ расхода материалов сопоставляет плановые объемы с фактическим списанием по документам (расходным ордерам, актам списания).

Отчет настраивается:

• по объектам строительства — чтобы видеть, где расход отклоняется от плана;
• по номенклатурным группам — для контроля по ключевым позициям (например, бетон, арматура, кабель и т. п.);
• по периодам — для отслеживания динамики расхода в течение месяца или этапа работ;
• по причинам списаний — если в системе настроены статьи списания и виды операций.

3. План-фактный анализ обеспеченности материалами. Этот отчет показывает, насколько строительная площадка обеспечена материалами относительно потребности по плану. В программе анализ строится по следующим измерениям:

• план потребности;
• фактические остатки на складах и кладовых объекта;
• ожидаемые поставки (заказы поставщикам, перемещения).

Отчет М-19 — отчет для контроля движения и остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в строительстве. Он помогает сопоставлять плановые и фактические данные, отслеживать перемещения между складами и объектами. Источником данных для отчета являются документы приобретения и списания материалов.

Резюмируя

Использование функционала программного продукта «1С:ERP Управление строительной организацией» позволяет минимизировать риски ошибок учета, избежать простоев из-за нехватки материалов и нерациональных закупок, а также обеспечить эффективное управление материальными ресурсами на строительных объектах.

Функционал для строительства решает ключевые проблемы учета ТМЦ на удаленных площадках:

• Связь склада с конкретным объектом стройки позволяет вести учет остатков и движений в разрезе конкретных строек.
• Ордерная схема разделяет финансовый и складской учеты, обеспечивая достоверный контроль фактического движения материалов.
• Адресный учет и генерация топологии повышают точность размещения и отбора товаров, снижая влияние человеческого фактора.
• Статусы документов дают поэтапный контроль приемки и отгрузки, предотвращая преждевременное списание остатков.
• Комплексная инвентаризация с оформлением актов и печатных форм ИНВ 3 и ИНВ 19 обеспечивает прозрачность и соответствие требованиям отчетности.
• Контролировать движение товаров, обеспеченность стройплощадок позволяют отчеты М‑29, М‑19, План‑фактный анализ обеспеченности стройплощадки.