Статья будет полезна бухгалтерам, финансовым специалистам, сотрудникам казначейства и пользователям 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP, которые работают с авансовыми отчетами, командировками и расчетами с подотчетными лицами.
Выдача денежных средств под отчет, оформление командировок, учет расходов сотрудников и контроль взаиморасчетов — повседневные задачи бухгалтерии практически любой организации. Чтобы эти процессы были прозрачными и не вызывали сложностей при отражении в учете, в 1С:Управление торговлей , 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP Управление предприятием предусмотрен специальный функционал для работы с подотчетными лицами.
В этой статье рассмотрим, какие документы используются при работе с подотчетными лицами, как оформить авансовый отчет, отразить командировочные расходы, учесть денежные документы и контролировать расчеты с сотрудниками средствами типовых конфигураций 1С.
Оглавление:
Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.
Работа с подотчетными лицами
В конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием» работа с подотчетными лицами организована в разделе «Казначейство», группе «Подотчетники». Подотчетным лицом может быть любой сотрудник организации, зарегистрированный в справочнике «Физические лица».
В группе «Подотчетники» собраны все документы, необходимые для оформления операций с сотрудниками:
- заявки на командировку;
- денежные документы;
- доверенности на получение наличных денежных средств;
- электронные билеты и бронирования;
- авансовые отчеты.
Для упрощения работы предусмотрено специальное автоматизированное рабочее место «Авансовые отчеты к оформлению». Оно позволяет формировать авансовые отчеты на основании уже оформленных документов, связанных с выдачей денежных средств или расходами подотчетного лица.
Основанием для создания «Авансового отчета» могут служить:
- «Расходный кассовый ордер»;
- «Списание безналичных денежных средств» при перечислении средств на банковский счет сотрудника;
- документ «Приобретение товаров и услуг» с хозяйственной операцией «Закупка через подотчетное лицо»;
- документ «Электронный билет»;
- документ «Поступление денежных документов», который используется для учета путевок, почтовых марок, почтовых переводов, авиа- и железнодорожных билетов, а также других денежных документов.
Кроме того, авансовый отчет можно оформить непосредственно на основании документа «Заявка на командировку».
При оформлении авансового отчета пользователь может выбрать один из двух режимов работы:
- «В одной валюте» — если все расходы и расчеты выполняются в одной валюте;
- «Мультивалютный» — если в рамках одного отчета используются разные валюты.
Режим выбирается на вкладке «Основное» документа «Авансовый отчет».
Если сотрудник понес расходы, которые не относятся ни к одной из предусмотренных категорий, их можно внести в документ вручную. При этом необходимо указать описание понесенных затрат.
При необходимости учет денежных средств можно вести в разрезе целей выдачи (статей движения денежных средств). Такой подход позволяет отдельно контролировать сумму выданных средств, произведенные расходы, остаток или перерасход по каждому назначению платежа.
Связь между документом выдачи денежных средств и документом, подтверждающим фактические расходы сотрудника, обеспечивает реквизит «Цель выдачи». Для использования этого механизма необходимо включить опцию «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей» в настройках раздела «Казначейство и взаиморасчеты».
Оформление авансового отчета
Документ «Авансовый отчет» может находиться в одном из двух статусов:
- «Подготовлен»;
- «Утвержден».
Как правило, работа с документом выполняется в два этапа. Сначала подотчетное лицо оформляет авансовый отчет, после чего бухгалтер проверяет сведения, утверждает документ и отражает его в учете.
Создать авансовый отчет можно несколькими способами:
- из рабочего места «Авансовые отчеты к оформлению»;
- непосредственно из документа-основания по гиперссылке «Включить в авансовый отчет»;
- вручную.
В рабочем месте «Авансовые отчеты к оформлению» доступны две основные команды:
- «Оформить авансовый отчет»;
- «Оформить платеж» подотчетному лицу.
Следует учитывать, что оформление выполняется только по одной выбранной строке — массовое создание документов в этом рабочем месте не поддерживается.
Варианты заполнения документа «Авансовый отчет»
Оформить документ «Авансовый отчет» можно несколькими способами. Выбор варианта зависит от того, каким образом были выданы денежные средства и какой документ является основанием для отражения расходов. В большинстве случаев документ формируется автоматически на основании ранее введенных операций, однако при необходимости его можно создать вручную.
А у вас есть риски в кадровом учете?
Даже если работа с подотчетными лицами выстроена правильно, ошибки в кадровом учете могут привести к штрафам и проблемам при проверках. Чтобы быстро оценить состояние кадровых процессов, воспользуйтесь нашим бесплатным чек‑листом.
Оформление авансового отчета по ранее выданным авансам
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства под отчет, оформить авансовый отчет можно непосредственно из рабочего места «Авансовые отчеты к оформлению». Для этого достаточно выбрать нужную строку и выполнить команду «Оформить авансовый отчет».
При создании документа система автоматически заполняет вкладку «Расходы» данными из документа, по которому был выдан аванс. Для этого используется команда «Заполнить полученными авансами и билетами».
При оформлении расходов пользователь может выбрать способ отражения НДС. В зависимости от хозяйственной операции налог может:
- быть отнесен на расходы организации;
- приниматься к вычету на основании счета‑фактуры;
- приниматься к вычету по бланкам строгой отчетности.
Порядок отражения НДС определяется реквизитом «Отражение в учете». Если налог списывается на расходы организации, статья и аналитика расходов заполняются в соответствии с учетной политикой организации.
Перед проведением документа необходимо заполнить обязательные реквизиты группы «Отнесение расхода»:
- «Подразделение расхода»;
- «Статья расходов/активов».
При необходимости можно также указать дополнительные сведения, например «Направление деятельности» и описание понесенных расходов в поле «Содержание».
Оформление по документу «Приобретение товаров и услуг»
Если товары, работы или услуги были приобретены через подотчетное лицо, а основанием является документ «Приобретение товаров и услуг» с хозяйственной операцией «Закупка через подотчетное лицо», авансовый отчет также формируется автоматически.
В этом случае система заполняет вкладку «Закупки», перенося в документ сведения из документа-основания. Одновременно автоматически указывается цель выдачи денежных средств «Оплата поставщику (товары, работы, услуги)», что позволяет сохранить связь между выдачей денежных средств и произведенными расходами.
Оформление авансового отчета вручную
При необходимости документ можно создать вручную или сформировать на основании документа-основания. Такой вариант используется, например, если подотчетное лицо приобрело товары или услуги у контрагента, уже зарегистрированного в информационной системе.
В этом случае информация о расчетах с поставщиком отражается на вкладке «Оплата поставщикам». После создания документа необходимо выполнить команду «Подобрать по остаткам», выбрать документ-основание, указать статью движения денежных средств, после чего при проведении документа система автоматически рассчитает и заполнит сумму взаиморасчетов.
Оформление авансового отчета на основании кассовых чеков
При оформлении авансового отчета на основании кассовых чеков предусмотрена возможность их автоматической проверки. Сделать это можно как с помощью сканирования QR-кода, так и через мобильные приложения «1С:Сканер чеков» и «1С:Сканер документов» .
Использование мобильных приложений позволяет:
- считывать QR-коды кассовых чеков и передавать информацию в информационную систему через интернет;
- сканировать и распознавать документы, поддерживаемые сервисом «1С:Распознавание первичных документов.»
Такой подход удобен как для контрагентов, так и для сотрудников, работающих удаленно. Достаточно отсканировать документы в мобильном приложении — после распознавания они автоматически поступят в информационную систему и будут доступны для дальнейшей обработки.
Создание авансового отчета из документа-основания
Если основанием является документ «Приобретение товаров и услуг» с хозяйственной операцией «Приобретение через подотчетное лицо», оформить авансовый отчет можно непосредственно из этого документа. Для этого используется ссылка «Включить в авансовый отчет», которая открывает журнал «Авансовые отчеты».
После выполнения команды «Создать» система сформирует новый авансовый отчет и автоматически перенесет в него все необходимые сведения из документа-основания, что позволяет избежать повторного ввода информации.
Оформление перерасхода денежных средств
Если фактические расходы сотрудника превысили ранее выданную сумму, необходимо оформить выплату перерасхода. Сделать это можно двумя способами.
Первый вариант — воспользоваться командой «Ввод на основании» непосредственно из документа «Авансовый отчет» и создать один из следующих документов:
- «Заявка на расход ДС»;
- «Расход из кассы»;
- «Списание с расчетного счета».
Второй вариант — выполнить команду «Оформить платеж» в рабочем месте «Авансовые отчеты к оформлению» и выбрать способ перечисления денежных средств подотчетному лицу.
После проверки документа и отражения всех расходов необходимо перевести авансовый отчет в статус «Утвержден» и провести его. Именно после утверждения формируются бухгалтерские проводки по документу.
Оформление авансов на билеты при командировках
При организации командировок основанием для оформления расходов является документ «Заявка на командировку». Именно на его основании создаются документы, связанные с выдачей аванса подотчетному лицу, в том числе документ «Бронирование».
Документ «Бронирование» предназначен для отражения расходов на приобретение проездных документов, бронирование проживания, трансферов и других услуг, связанных с командировкой. При его оформлении необходимо выбрать вид услуги в поле «Услуга».
Доступны следующие варианты:
- железнодорожный билет,
- авиабилет,
- билет на автобус,
- трансфер,
- прочие дорожные расходы.
После проведения документа система формирует бухгалтерские проводки по выдаче аванса подотчетному лицу.
Оформление поступления денежных документов от подотчетного лица
В конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP предусмотрена возможность учитывать денежные документы, поступающие от подотчетных лиц. К ним относятся путевки, почтовые марки, почтовые переводы, транспортные билеты и другие документы, имеющие денежную оценку.
Документ «Поступление денежных документов» можно заполнить двумя способами:
- вручную;
- на основании ранее созданного документа из справочника «Список денежных документов».
При ручном вводе достаточно нажать кнопку «Добавить», указать произвольное наименование документа, его стоимость и валюту. Если аналогичный документ уже оформлялся ранее, его можно выбрать из справочника «Список денежных документов», после чего при необходимости изменить наименование, стоимость или валюту непосредственно в документе.
Все новые наименования денежных документов автоматически сохраняются в справочнике и в дальнейшем могут использоваться повторно, что значительно ускоряет оформление однотипных операций.
На вкладке «Дополнительно» необходимо заполнить реквизиты входящего документа, а при необходимости также указать «Направление деятельности».
После этого по ссылке «Включить в авансовый отчет» можно перейти в журнал «Авансовые отчеты», где по команде «Создать» автоматически формируется новый документ «Авансовый отчет» на основании документа «Поступление денежных документов».
После записи авансового отчета в документе «Поступление денежных документов» появляется ссылка на созданный документ, что позволяет быстро перейти между взаимосвязанными документами.
Проводки поступления «Денежного документа»
Документы, создаваемые на основании денежных документов
Из документа или журнала «Денежные документы» с помощью команды «Ввести на основании» можно создать следующие документы:
- выдачу денежных средств под отчет;
- возврат денежного документа поставщику;
- перемещение денежных документов между материально ответственными лицами;
- списание денежных документов на расходы или активы для отражения затрат организации по соответствующим статьям расходов или активов.
Контроль расчетов с подотчетными лицами
Для анализа взаиморасчетов с подотчетными лицами в системе предусмотрены специализированные отчеты. Они помогают контролировать остатки денежных средств, своевременно выявлять перерасход и отслеживать движение средств, выданных сотрудникам под отчет.
Основным инструментом контроля является отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов». Он позволяет оценить состояние расчетов с сотрудниками за выбранный период и контролировать выполнение операций по выданным авансам.
Если расходы сотрудника превысили сумму ранее выданного аванса, организация должна компенсировать перерасход. Для этого используется команда «Оформить платеж» в рабочем месте «Авансовые отчеты к оформлению».
Если сотрудник не смог подтвердить понесенные расходы необходимыми документами, организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы. Если удержание невозможно, расходы могут быть списаны на прочие расходы организации с использованием счета 91.02.
Для более детального анализа движения денежных средств используется отчет «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц». В нем отражаются не только суммы, выданные сотрудникам под отчет, но и сведения об их использовании по документам, оформленным через подотчетных лиц.
Остались вопросы по работе с подотчетными лицами в 1С?
Специалисты «1С‑Рарус» помогут проверить настройки системы, разобраться в порядке оформления авансовых отчетов и адаптировать работу с подотчетными лицами под процессы вашей организации.
Оставьте заявку на обратный звонок и получите консультацию специалиста.
Резюмируя
Функционал для работы с подотчетными лицами в 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP Управление предприятием охватывает весь процесс — от выдачи денежных средств и оформления командировки до подтверждения расходов и контроля взаиморасчетов с сотрудниками.
Использование документов‑оснований, автоматизированного рабочего места «Авансовые отчеты к оформлению», мобильных приложений для сканирования чеков и специализированных отчетов помогает сократить количество ручных операций и снизить риск ошибок. При этом все этапы остаются связанными между собой: данные автоматически переносятся из одного документа в другой, а бухгалтер получает удобные инструменты для проверки и утверждения расходов.
Чтобы этот механизм работал корректно, важно заранее настроить правила учета, определить порядок работы с целями выдачи и закрепить единый процесс оформления документов для сотрудников и бухгалтерии.
