Как оформить командировку в 1С:ЗУП

Статья будет полезна кадровым специалистам, бухгалтерам по расчету заработной платы, руководителям HR-подразделений и специалистам, сопровождающим 1С:ЗУП.

Командировки — одна из самых распространенных кадровых процедур, однако на практике именно при их оформлении нередко возникают ошибки. Неверный расчет среднего заработка, отсутствие необходимых документов или некорректное отражение в табеле могут привести к претензиям сотрудников и замечаниям при проверках.

Чтобы помочь разобраться во всех нюансах, мы открываем серию статей, посвященную оформлению и учету командировок в «1С:Зарплата и управление персоналом». В ней рассмотрим весь процесс — от настройки программы и оформления документов до учета командировочных расходов, нестандартных ситуаций и формирования отчетности.

В первой статье разберем, что считается командировкой, какие настройки необходимо выполнить перед началом работы, как оформить документ «Командировка», рассчитать средний заработок, выбрать способ выплаты и оформить групповую командировку.

Что считается командировкой

Перед оформлением документов важно определить, относится ли поездка сотрудника к служебной командировке.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Основные признаки командировки

Для того, чтобы поездка считалась командировкой, должны одновременно выполняться несколько условий:

• поездка носит временный характер;
• сотрудник направляется для выполнения служебного задания;
• место назначения находится в другом населенном пункте;
• направление оформлено распоряжением работодателя.

Что не относится к командировкам

Не каждое служебное перемещение считается командировкой.

Например, к ним не относятся:

• разъездной характер работы (водители, курьеры, торговые представители);
• работа вахтовым методом;
• постоянный перевод в другую местность;
• служебные поездки в пределах одного города.

Так, если водитель регулярно выезжает в другие города в рамках своих должностных обязанностей, такие поездки считаются разъездной работой, а не командировками.

Предварительная настройка 1С:ЗУП

Перед оформлением командировок необходимо активировать соответствующий функционал программы.

Включение учета командировок

Для этого:

1. Откройте главное меню программы и выберите раздел «Настройка».
2. Перейдите в «Расчет зарплаты».
3. Выберите пункт «Настройка состава начислений и удержаний».
4. Откройте вкладку «Учет отсутствий».
5. Установите флажок «Командировки».
6. Сохраните настройки.

После сохранения настроек в программе появятся документы для оформления командировок, а также будут автоматически созданы виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)».

Дополнительные настройки

При необходимости можно сразу включить дополнительные возможности программы.

Внутрисменные командировки

Если сотрудники могут направляться в командировки на часть рабочего дня, установите флажок «В том числе внутрисменные».

Эта настройка особенно актуальна для организаций с почасовой оплатой труда. В этом случае программа сможет одновременно рассчитать оплату часов командировки и оплату оставшейся части рабочего дня.

Длительные командировки

Если поездки могут переходить на следующий месяц, рекомендуется включить настройку «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой».

Это позволит:

• рассчитывать командировочные по месяцам;
• выплачивать их вместе с установленными выплатами заработной платы;
• избежать задержек при длительных командировках.

Например, если сотрудник находится в командировке с конца ноября до середины декабря, программа рассчитает выплаты отдельно за ноябрь и декабрь.

Дополнительная оплата

Также можно включить функционал дополнительной оплаты командировок, если организация направляет сотрудников в регионы, где предусмотрены повышенные размеры суточных.

Оформление командировки в 1С:ЗУП

Основным документом для регистрации служебной поездки является документ «Командировка».

Создать его можно несколькими способами:

• Кадры → Командировки.
• Зарплата → Командировки.
• Главное → Все отсутствия сотрудников → Создать → Командировка.

После создания документа необходимо заполнить его основные реквизиты.

Основные параметры

В документе указываются:

• месяц начисления,
• сотрудник,
• дата начала командировки,
• дата окончания.

На основании этих данных программа автоматически определяет количество рабочих дней командировки по графику сотрудника.

Дополнительные параметры расчета

В документе доступны различные варианты расчета командировки.

Например, можно:

• Рассчитать оплату сразу за весь период (если командировка переходит на другой месяц, сумма командировочных рассчитается целиком за весь период командировки в данном документе).
• Выполнять расчет отдельно по каждому месяцу при длительной командировке (сумма командировочных рассчитается только за дни командировки, приходящиеся на текущий месяц, а за переходящие дни сумма командировочных будет рассчитана в документах «Начисление зарплаты и взносов» или «Начисление за первую половину месяца»).
• Производить начисление одновременно с авансом или заработной платой (сумма командировочных будет рассчитана в документах «Начисление зарплаты и взносов» и «Начисление за первую половину месяца»).

Также доступны дополнительные параметры:

• Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку — если установить этот флажок, программа сравнит рассчитанный средний заработок с МРОТ и при необходимости увеличит оплату до минимального размера оплаты труда.
• Освободить ставку на период отсутствия — флажок используется, если в организации ведется штатное расписание и на время командировки требуется временное замещение должности.
• Отсутствия по другим местам работы — если сотрудник работает в организации по совместительству, здесь можно оформить отсутствие по другому месту работы (обычно отпуск без сохранения заработной платы).

Расчет среднего заработка

После заполнения периода отсутствия программа автоматически рассчитывает средний заработок сотрудника.

Расчет производится по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ № 922, исходя из заработка за двенадцать календарных месяцев, предшествующих началу командировки.

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / Количество отработанных дней в расчетном периоде.

При необходимости можно открыть подробную расшифровку расчета (по кнопке карандашика) и посмотреть:

• расчетный период;
• начисления, участвующие в расчете;
• количество отработанных дней;
• исключаемые периоды (отпуска, больничные и др.).

Заполнение вкладок документа

На вкладке «Начислено» отображается результат расчета:

• вид начисления — командировка;
• результат — сумма начисления;
• отработано (оплачено) — количество оплачиваемых дней;
• средний заработок — рассчитанный средний заработок.

На вкладке «Дополнительно» указываются сведения, необходимые для печатных форм:

1. Страна, город — город (населенный пункт), куда направляется сотрудник.
2. Организация — название организации, куда командируется работник.
3. Цель командировки — краткое описание служебного задания.
4. За счет средств — источник финансирования (обычно «Организации»).
5. Количество дней в пути — заполняется справочно для командировочного удостоверения.
6. Основание — реквизиты документа‑основания (служебная записка, заявка, приказ и т. п.).

Эти данные используются при формировании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения.

Выплата командировочных и проведение документа

При создании документа можно сразу определить способ выплаты начисленной суммы.

Доступны три варианта:

• вместе с заработной платой;
• вместе с авансом;
• отдельной выплатой в межрасчетный период.

Если выбран последний вариант, после проведения документа можно автоматически сформировать отдельную ведомость на выплату командировочных.

Перед проведением рекомендуется проверить:

• правильность заполнения всех реквизитов;
• корректность расчета среднего заработка;
• выбранный способ выплаты.

После проведения документа программа автоматически:

• начислит оплату по среднему заработку;
• зарегистрирует отсутствие сотрудника;
• отразит дни командировки в табеле учета рабочего времени.

Оформление командировки группы сотрудников

Если в служебную поездку одновременно направляется несколько сотрудников, удобнее воспользоваться документом «Командировка группы (Т‑9а)». Он позволяет оформить единый приказ сразу для нескольких работников, которым предстоит поездка с одинаковой или схожей целью.

Создание документа

Создать документ можно несколькими способами:

• Зарплата → Командировка группы (Т‑9а);
• Кадры → Командировка группы;
• из журнала «Командировки», выбрав команду «Создать Т‑9а».

После создания документа необходимо заполнить список сотрудников.

Для этого можно воспользоваться кнопкой «Подбор» или добавить сотрудников вручную.

Для каждого работника указываются:

• даты начала и окончания командировки;
• место назначения;
• цель поездки;
• принимающая организация.

Если параметры командировки одинаковы для всех сотрудников, достаточно заполнить первую строку, а затем скопировать ее, изменив только сотрудника.

Регистрация индивидуальных командировок

Важно учитывать, что документ «Командировка группы» используется только для оформления общего приказа и не участвует в расчете заработной платы и отражении отсутствий сотрудников.

Для каждого командируемого необходимо создать индивидуальный документ «Командировка».

Сделать это можно непосредственно из группового документа:

• Для одного сотрудника — по ссылке «Оформить отсутствие» в столбце «Учет отсутствия и начисления».
• Сразу для всех — по ссылке «Оформить отсутствия» под табличной частью документа.

Программа автоматически создаст индивидуальные документы «Командировка» со всеми заполненными параметрами командировки.

Резюмируя

• Правильное оформление командировки — это не только соблюдение требований законодательства, но и залог корректного расчета выплат, учета рабочего времени и формирования кадровых документов.
• В 1С:ЗУП большинство этих процессов автоматизировано: достаточно правильно выполнить первоначальные настройки и корректно заполнить документ «Командировка».

В следующей статье серии рассмотрим нестандартные ситуации, с которыми кадровые специалисты сталкиваются на практике: оформление командировок новых сотрудников и совместителей, внутрисменные командировки, работу в выходные дни и наиболее распространенные ошибки при оформлении служебных поездок. Не пропустите!