Статья будет полезна кадровым специалистам, бухгалтерам по расчету заработной платы, руководителям HR-подразделений и специалистам, сопровождающим 1С:ЗУП.
В первой статье серии мы рассмотрели базовый порядок оформления командировки в 1С:Зарплата и управление персоналом: выполнили необходимые настройки программы, создали документ «Командировка», разобрали расчет среднего заработка и способы выплаты.
Однако на практике кадровые специалисты регулярно сталкиваются с ситуациями, которые требуют особого подхода. Как оформить командировку сотруднику, недавно принятому на работу? Что делать, если работник является внутренним совместителем? Как отразить работу в выходной день во время командировки и избежать ошибок при оформлении документов?
В этой статье разберем наиболее распространенные нестандартные ситуации и покажем, как корректно оформить их в 1С:ЗУП.
Содержание статьи
В работе кадровой службы встречаются ситуации, когда стандартного оформления недостаточно. 1С:ЗУП предусматривает отдельные механизмы для таких случаев.
Командировка в месяц приема на работу
Если сотрудник направляется в командировку сразу после приема на работу, программа не сможет автоматически определить средний заработок, поскольку отсутствуют данные за предыдущие двенадцать месяцев.
В этом случае после создания документа «Командировка» необходимо открыть расчет среднего заработка и воспользоваться командой «Дополнить по данным ФОТ».
Программа рассчитает средний заработок исходя из установленного оклада сотрудника, что соответствует требованиям Постановления Правительства РФ № 922.
Командировка внутреннего совместителя
Если сотрудник работает сразу по нескольким должностям, при направлении в командировку по основному месту работы необходимо оформить отсутствие и по должности совместителя.
Для этого:
В документе «Командировка» заполните основные реквизиты:
- В поле Отсутствия по другим местам работы нажмите кнопку «Создать».
- Выберите вид отсутствия — обычно «Отпуск без сохранения оплаты».
- Укажите должность по совместительству.
- Заполните период отсутствия (совпадает с периодом командировки).
- Сохраните документ.
Программа автоматически создаст связанный документ отсутствия по должности совместителя.
Внутрисменная командировка
Иногда сотрудник уезжает в командировку не на весь рабочий день, а лишь на несколько часов.
Для таких случаев предусмотрен режим внутрисменной командировки.
Чтобы воспользоваться им, необходимо:
- предварительно включить соответствующую настройку программы;
- установить флажок «Командировка на неполный день»;
- указать количество часов отсутствия.
В этом случае программа рассчитает оплату часов командировки по среднему заработку, а оставшаяся часть рабочего дня будет оплачена как обычное рабочее время.
Обратите внимание: для расчета внутрисменной командировки используется отдельный вид начисления — ЧСКМД (часовая ставка командировки).
Работа в выходные дни во время командировки
Иногда сотруднику приходится выполнять служебные обязанности в выходной или праздничный день.
В соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ, такая работа оплачивается:
- не менее, чем в двойном размере;
- либо в одинарном размере с предоставлением дополнительного дня отдыха.
Как оформить в 1С:ЗУП
Оформление состоит из трех этапов.
Шаг 1: Оформление командировки
Создайте документ «Командировка» обычным образом. Программа автоматически рассчитает оплату только за рабочие дни по графику сотрудника.
Шаг 2: Регистрация работы в выходной
- Перейдите в раздел «Зарплата», затем «Учет времени», затем «Работа в выходные и праздники».
- Создайте новый документ «Работа в выходные и праздники».
- В разделе «Дни работы» нажмите кнопку «+» (Добавить).
- Укажите дату работы в выходной день.
- В табличной части укажите сотрудника.
- Выберите Способ компенсации:
- Повышенная оплата — если сотрудник не хочет дополнительный день отдыха.
- Отгул — если сотрудник желает получить дополнительный день отдыха. Возможность выбора отгула появляется при включении функционала «Отгулы» (Настройка — Расчет зарплаты — Настройка составов начислений и удержаний — Учет отсутствий — Отгулы).
- Укажите количество отработанных часов (при необходимости).
- Проведите документ.
Важно: оплата работы в выходной день в командировке производится не по среднему заработку, а исходя из фактической ставки (оклада) сотрудника.
Если сотрудник выбрал компенсацию в виде отгула, дополнительный день отдыха оформляется документом «Отгул» (раздел «Кадры/Зарплата» — «Отгулы»):
- Укажите месяц начисления.
- Укажите сотрудника.
- Выберите период предоставления отгулов.
Все кадровые процессы — под контролем
Даже опытному кадровому специалисту непросто держать в памяти все этапы оформления сотрудников, отпусков, командировок, увольнений и других кадровых процедур.
Скачайте бесплатный чек-лист «Полный цикл кадровика в одном документе» — удобную памятку с основными кадровыми процессами, которая поможет ничего не упустить в ежедневной работе, быстрее ориентироваться в задачах и организовать кадровый учет более эффективно.
Типичные ошибки при оформлении командировок
Несмотря на автоматизацию большинства процессов, на практике пользователи чаще всего сталкиваются с несколькими распространенными ошибками.
Проблема |
Причина |
Решение |
|
|---|---|---|---|
Не включен функционал командировок |
Документ «Командировка» отсутствует в списке доступных документов |
Не установлен флажок «Командировки» в настройках программы |
Зайдите в Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний → Учет отсутствий и установите флажок «Командировки» |
Некорректный расчет среднего заработка |
Средний заработок рассчитан некорректно или равен нулю |
|
|
Не оформлена работа в выходной день |
Сотрудник работал в выходные во время командировки, но это не отражено в программе |
Не создан документ Работа в выходные и праздники |
Оформите работу в выходные отдельным документом. Оплата будет рассчитана в документе начисления зарплаты |
Неправильное налогообложение командировочных расходов |
Суточные сверх норм не облагаются НДФЛ или, наоборот, суточные в пределах норм облагаются налогом |
Неправильно настроен вид начисления |
В начислении проверьте корректность заполнения вкладки Налоги, взносы, бухучет |
Командировка не отразилась в табеле |
Дни командировки не попали в табель учета рабочего времени |
|
|
Рекомендации по организации учета командировок
Чтобы оформление служебных поездок проходило быстро и без ошибок, рекомендуется заранее выстроить единый порядок работы.
В первую очередь стоит разработать внутреннее Положение о служебных командировках, в котором определить:
- порядок направления сотрудников;
- размеры суточных;
- правила компенсации расходов;
- сроки предоставления авансовых отчетов;
- ответственность участников процесса.
Также желательно установить единый регламент документооборота.
До начала поездки рекомендуется оформить:
- служебную записку или заявку;
- приказ о направлении;
- выдачу аванса;
- необходимые сопроводительные документы.
После возвращения сотрудник должен предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы, а бухгалтерия — выполнить окончательный расчет расходов.
Кроме того, полезно регулярно анализировать командировочные расходы, сравнивать их с плановыми показателями и формировать отчеты для руководства. Такой подход помогает контролировать затраты и своевременно выявлять неэффективные расходы.
Возникли вопросы по кадровому учету в 1С:ЗУП?
Резюмируя
Нестандартные ситуации при оформлении командировок требуют особого внимания, поскольку именно в них чаще всего возникают ошибки, влияющие на расчет заработной платы, учет рабочего времени и кадровые документы.
Возможности 1С:ЗУП позволяют корректно оформить командировки новых сотрудников и совместителей, учесть работу в выходные дни и автоматизировать большинство связанных с этим операций. Главное — знать, какой механизм программы использовать в каждом конкретном случае.
В следующей статье серии разберем, как в 1С:ЗУП учитывать командировочные расходы, оформлять суточные, отражать выплаты сверх установленных норм, формировать печатные формы и использовать отчеты для контроля учета командировок.
Работа с 1С:Зарплата и управление персоналом
