Статья будет полезна кадровым специалистам, бухгалтерам по расчету заработной платы, руководителям HR‑подразделений и специалистам, сопровождающим 1С:ЗУП.
Эта статья завершает серию и посвящена финансовой стороне командировок. Разберем, как в 1С:ЗУП учитывать командировочные расходы, оформлять суточные в пределах и сверх установленных норм, отражать соответствующие начисления, формировать печатные формы и использовать отчеты для контроля учета. Эти знания помогут не только правильно оформить служебную поездку, но и избежать ошибок при расчете выплат и подготовке документов.
Оглавление
Учет командировочных расходов
Помимо сохранения среднего заработка работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой.
Согласно статье 168 ТК РФ возмещению подлежат:
- Суточные — расходы на питание и дополнительные бытовые нужды.
- Расходы на проезд — стоимость билетов на транспорт.
- Расходы на проживание — оплата гостиницы или аренды жилья.
- Иные расходы — если они произведены с разрешения работодателя (мобильная связь, оформление документов и т.п.).
Суточные в пределах норм
Для целей налогообложения действуют необлагаемые лимиты:
- 700 рублей — при командировках по России;
- 2 500 рублей — при зарубежных командировках.
Суточные в пределах этих норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Для начисления расходов в плане видов начислений (раздел «Настройка» — «Начисления») нужно создан новый вид начисления:
- Нажмите на кнопку «Создать».
- В поле «Наименование» заполните название вида начисления — «Командировочные расходы в пределах норм».
- В поле «Код» укажите код вида начисления (он должен быть уникальным).
- Флажок «Начисление больше не используется» устанавливается, если на предприятии данный вид начисления больше не используется.
- На вкладке Основное:
- В разделе «Назначение и порядок расчета» в поле «Назначение начисления» выберите значение «Доход в натуральной форме». Данное начисление не будет выплачиваться сотруднику на руки, но попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по такому начислению не формируются. В поле «Начисление выполняется автоматически» будет указано значение «По отдельному документу» (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу «Доход в натуральной форме» до окончательного расчета зарплаты).
- В разделе «Расчет и показатели» переключатель «Результат вводится фиксированной суммой» установлен по умолчанию.
- На вкладке «Налоги, взносы, бухучет»:
- В разделе «НДФЛ» установите переключатель в положение «Не облагается».
- Поле «Строка Раздела 2 Расчета 6‑НДФЛ» заполнять не нужно. Доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц на основании ст. 217 НК РФ, не отражаются в расчете по форме 6‑НДФЛ.
- В разделе «Страховые взносы» выберите «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».
- В разделе «Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ» установите переключатель в положение «Не включается в расходы по оплате труда».
- В разделе «Исполнительное производство» поле «Вид дохода с 01мая 2022 г.» выберите «4 - Единовременные доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок)» (пп. «а» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229‑ФЗ).
Само начисление производится документом «Доход в натуральной форме».
Для этого нужно:
- Перейти в раздел «Зарплата», затем «Натуральные доходы».
- Нажать кнопку «Создать».
- В поле «Месяц» выбрать месяц, в котором будет отражаться данное начисление (по умолчанию текущий месяц).
- В поле «Дата» указать дату регистрации документа в информационной базе.
- В поле «Организация» по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя.
- В поле «Вид дохода» выбрать ранее созданный вид начисления «Командировочные расходы в пределах норм».
- В поле «Дата получения дохода» указать фактическую дату получения дохода при расчете НДФЛ.
- В табличной части по кнопке «Подбор» или «Добавить» ввести новую строку, в которой указать:
- сотрудника, по которому начисляется оплата командировочных расходов;
- подразделение, в котором числится сотрудник (заполняется автоматически);
- сумму расходов.
Оплата командировочных расходов сотруднику в пределах норм отражается в расчете по страховым взносам:
- по строкам 030 и 040 подраздела 1 раздела 1 расчета по страховым взносам;
- по строке 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 расчета по страховым взносам;
- в подразделе 2.1 раздела 2 формы ЕФС‑1 (строка 1 и 2).
Расходы сверх установленных норм
Если размер суточных превышает необлагаемый лимит, в программе необходимо создать отдельный вид начисления «Командировочные расходы сверх норм».
Для этого перейдите в раздел «Настройка → Начисления» и создайте новый вид начисления.
При настройке обратите внимание на несколько ключевых параметров:
- В поле «Назначение начисления» выберите «Доход в натуральной форме».
- В разделе «НДФЛ» установите признак «Облагается» и укажите код дохода 2015 для суточных сверх установленных норм.
- В разделе «Страховые взносы» выберите вариант учета доходов, облагаемых страховыми взносами.
- При необходимости настройте способ отражения начисления в бухгалтерском учете и код исполнительного производства.
После создания вида начисления регистрация суммы выполняется документом «Доход в натуральной форме». В документе необходимо указать сотрудника, сумму сверхнормативных расходов и дату получения дохода. Программа автоматически рассчитает НДФЛ, а страховые взносы будут начислены при окончательном расчете заработной платы за месяц.
Начисление суточных сверх установленных норм выполняется с помощью документа «Доход в натуральной форме».
Для этого перейдите в раздел «Зарплата → Натуральные доходы» и создайте новый документ. Затем укажите:
- месяц начисления;
- дату регистрации документа;
- организацию;
- вид дохода «Командировочные расходы сверх норм»;
- дату получения дохода — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.
В табличной части добавьте сотрудника, подразделение и сумму сверхнормативных расходов. После заполнения документа программа автоматически рассчитает сумму НДФЛ.
Страховые взносы по таким выплатам рассчитываются при окончательном начислении заработной платы документом «Начисление зарплаты и взносов». В расчетном листке суммы суточных сверх норм отображаются в разделе «Справочно», а при выплате заработной платы удерживается НДФЛ как с заработной платы, так и со сверхнормативных суточных.
Печатные формы и отчетность
После оформления командировки программа позволяет автоматически сформировать все необходимые документы, а также контролировать командировочные расходы с помощью стандартных отчетов.
Приказ о направлении в командировку
Приказ формируется непосредственно из документа «Командировка».
Для этого достаточно открыть проведенный документ, нажать кнопку «Печать» и выбрать нужную форму:
- Т‑9 — для одного сотрудника;
- Т‑9а — для группы сотрудников.
Все реквизиты приказа — данные сотрудника, место назначения, сроки поездки, цель командировки и источник финансирования — заполняются автоматически на основании введенной информации.
Командировочное удостоверение
Хотя с 2015 года командировочное удостоверение (форма Т‑10) больше не относится к обязательным документам, многие организации продолжают использовать его во внутреннем документообороте.
Документ также формируется из раздела «Печать» и содержит:
- сведения о сотруднике;
- место назначения;
- сроки командировки;
- количество дней в пути;
- поля для отметок о прибытии и выбытии.
Служебное задание
При необходимости из документа «Командировка» можно сформировать форму Т‑10а — служебное задание.
В документ включаются:
- цель поездки;
- описание служебного задания;
- ожидаемые результаты;
- раздел для отчета сотрудника после возвращения из командировки.
Контроль командировок с помощью отчетов
Для анализа командировочных расходов и контроля отсутствий сотрудников в 1С:ЗУП предусмотрены стандартные отчеты.
Анализ фонда оплаты труда
Отчет «Анализ ФОТ по начислениям» позволяет оценить суммы, начисленные по командировкам.
При формировании отчета достаточно выбрать нужный период и установить фильтр по виду начисления «Командировка».
Полученную информацию можно анализировать:
- по подразделениям,
- по сотрудникам,
- по другим аналитикам.
Универсальный отчет
Если необходимо контролировать продолжительность служебных поездок, удобно использовать универсальный отчет.
На его основе можно получить информацию:
- о сотрудниках;
- датах начала и окончания командировок;
- количестве дней отсутствия.
Такой отчет особенно полезен при анализе загрузки персонала и планировании дальнейших командировок.
Отражение командировок в табеле учета рабочего времени
После проведения документа «Командировка» программа автоматически отражает отсутствие сотрудника в табеле учета рабочего времени.
Проверить результат можно через отчет «Табель учета рабочего времени (Т‑13)».
Коды обозначений:
|
Код |
Наименование |
Когда применяется |
|---|---|---|
| К | Командировка | Рабочие дни в командировке |
| В | Выходной день | Выходные в период командировки |
| РВ | Работа в выходной | Работа в выходной день в командировке |
| ПНК | Отгул за работу в выходной | Предоставленный день отдыха |
Рекомендации по организации учета командировок
Чтобы оформление служебных поездок проходило быстро и без ошибок, рекомендуется заранее выстроить единый порядок работы.
В первую очередь стоит разработать внутреннее Положение о служебных командировках, в котором определить:
- порядок направления сотрудников;
- размеры суточных;
- правила компенсации расходов;
- сроки предоставления авансовых отчетов;
- ответственность участников процесса.
Также желательно установить единый регламент документооборота.
До начала поездки рекомендуется оформить:
- служебную записку или заявку;
- приказ о направлении;
- выдачу аванса;
- необходимые сопроводительные документы.
После возвращения сотрудник должен предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы, а бухгалтерия — выполнить окончательный расчет расходов.
Кроме того, полезно регулярно анализировать командировочные расходы, сравнивать их с плановыми показателями и формировать отчеты для руководства. Такой подход помогает контролировать затраты и своевременно выявлять неэффективные расходы.
Резюмируя
На этом мы завершаем серию статей, посвященную оформлению командировок в 1С:Зарплата и управление персоналом. Мы рассмотрели весь процесс: от создания документа «Командировка» и расчета среднего заработка до оформления нестандартных ситуаций, учета командировочных расходов и формирования отчетности.
Грамотно настроенные процессы и правильное использование возможностей 1С:ЗУП позволяют значительно сократить количество ошибок, снизить трудоемкость кадровой работы и обеспечить корректный расчет выплат в соответствии с требованиями законодательства.
Работа с 1С:Зарплата и управление персоналом
