Система «Управление автопарком» (Fleet Management System, FMS-система) в версиях ПРОФ и КОРП 1С:УАТ

Система «Управление автопарком» — основная система в продуктах:

которая позволяет решать основные задачи по управлению автопарком в компаниях:

Учет автомобилей, прицепов, оборудований
Учет и обработка путевых листов
Учет ГСМ и технических жидкостей
Учет ремонтов и агрегатов
Учет ДТП и штрафов
Складской учет запчастей и расходных материалов
Учет работы водителей
Учет пассажирских перевозок
Учет доходов и затрат автопарка

Ключевые задачи по учету работы ТС решаются в подсистеме «Работа ТС»:

Учет автомобилей, прицепов и оборудований.
Учет и контроль документов ТС и водителей.
Выписка и обработка путевых листов.
Планирование выпуска ТС (Разнарядки).
Учет и анализ технико-эксплуатационных показателей работы техники.
Планирование работы ТС.

Учет автомобилей, прицепов и оборудований

Вся основная информация об автомобилях компании (собственных, привлеченных, арендованных) хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудования»:

По каждому ТС можно учитывать технические характеристики и параметры, такие как:

собственный вес;
грузоподъемность;
объем кузова;
способ погрузки и размеры двери;
количество осей;
габаритные и полезные размеры.

По моделям ТС доступна настройка норм ТО и дальнейший контроль их прохождения. Предусмотрен механизм автоматического контроля состояния ТС перед рейсом. Есть настройки программы, которые позволяют проинформировать и заблокировать проведение Путевого листа, если своевременно не выполнено ТО и/или отсутствует, просрочен обязательный документ ТС или водителя, либо же обнаружено пересечение занятости автомобиля, водителя.

Предусмотрено получение данных по VIN коду транспортного средства от сайта ГИБДД.РФ для заполнения реквизитов в форме «Транспортные средства» и загрузки сведений по истории дорожно-транспортных происшествий.

Учет документов ТС и водителей

Функционал программы позволяет:

Вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей,
Контролировать наличие обязательных категорий документов ТС и водителей,
Загружать и хранить скан-копии документов в системе,
Хранить архив документов с истекшим сроком действия

Учет и обработка путевых листов

В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:

легкового автомобиля (форма №3);
грузового автомобиля (повременный №4-П, сдельный №4-С);
специального автомобиля (форма №3 спец);
междугороднего автомобиля (форма №4-М);
автобуса (форма №6 спец);
индивидуального предпринимателя (Формы №ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);
рапорт о работе башенного крана (ЭСМ-1);
рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2, ЭСМ-3);
трактора (412-АКТ);
технологический путевой лист.

Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированнымии соответствуют требованиям Минтранса.

Выписка путевого листа

Документ можно создавать вручную, а также при помощи автоматической пакетной выписки. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать множество путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

В программе поддерживается штрихкодирование путевых листов.

Варианты работы с Путевыми листами

В решении поддерживается несколько вариантов (схем) работы с Путевыми листами:

Упрощенный: Заказ на ТС → Путевой лист.
Расширенный: Заказ на ТС → Маршрутный лист → Путевой лист (без указания Заказа на ТС).
Смешанный: Заказ на ТС → Маршрутный лист → Путевой лист (с указанием Заказа на ТС).

Упрощенный вариант работы рекомендуется использовать:

при использовании простых перевозок вида точка-точка;
при малом объеме Заказов на ТС;
при использовании только собственного транспорта.

Расширенный сценарий рекомендуется использовать:

при перевозке сборных грузов и FTL заказов;
при большом объеме Заказов на ТС использовании алгоритмов автоматической маршрутизации;
при использовании одновременно собственного и привлеченного транспорта.

Смешанный сценарий работы учитывает все преимущества расширенного варианта и дает возможность при проведении Путевого листа распределять все расходы по Заказам на ТС, которые в него включены.

Путевой лист можно также использовать для закрытия Заказов на ТС, минуя Маршрутный лист.

Обработка путевого листа

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей. Есть возможность загрузки данных в Путевой лист по пробегу, фактическому расходу ГСМ, а также заправкам из систем спутникового мониторинга транспорта.

Технологический путевой лист

Для учета пробега и наработки техники вне путевых листов, а также для ввода пробега (моточасов) и расхода ГСМ по объектам малой механизации предусмотрен документ «Технологический путевой лист». Для автоматического создания и обработки технологических путевых листов (ТПЛ) и загрузки заправок ГСМ , связанных с ними, предусмотрена обработка «Создание технологических путевых листов».

Учет журналов транспортных документов

В программе есть возможность вести учет журналов транспортных документов:

Журнал учета движения путевых листов.
Журнал регистрации предрейсовых медицинских осмотров водителей.
Журнал регистрации послерейсовых медицинских осмотров водителей.
Журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств.

Для журналов доступна печать, заверение записей в журналах с помощью ЭЦП для диспетчера, водителя, медицинского работника и контроллера технического состояния ТС.

Также предусмотрены возможности:

аннулирования подписей при внесении изменений в Путевой лист;
формирование отчетов по результатам проведения осмотров.

Планирование выпуска ТС

В программе возможно формировать план выпуска автомобилей — выписывать суточные разнарядки на транспорт. Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

В программе также есть возможность удобного оперативного планирования текущей работы автомобилей с помощью специального АРМ «Планирование работы ТС».

Учет и анализ технико-эксплуатационных показателей работы техники

На основании данных путевых листов в программе накапливается информация по выработке ТС и ТЭП. Эти показатели доступны для анализа при помощи отчетов:

наработка оборудования в моточасах;
карточка работы ТС;
пробег ТС;
выработка транспортных средств;
диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);
и другие по требованиям компании.

Планирование работы ТС

Функциональные возможности программы позволяет планировать выработку, объем предоставляемых услуг, доходы и расходы.

Доступно несколько уровней планирования:

долгосрочное (планирование на длительный интервал времени от недели до года);
краткосрочное (планирование на более короткие интервалы времени, чем долгосрочное планирование);
оперативное (планирование на каждый день).

План, по которому производится планирование, можно импортировать из Excel или воспользоваться обработкой «Помощник планирования».

Оперативное планирование выполняется ежедневно. Основание оперативного планирования — долгосрочный или краткосрочный план.

При оперативном планировании на основании плана могут быть созданы документы «Заказ на ТС», «Разнарядка на выпуск ТС».

Таким образом, решается задача перевозки больших объемов груза, когда известен, например, месячный план и на основании этого плана ежедневно формируются «Заказы на ТС» в зависимости от текущей доступности ресурсов.

Также доступна возможность планирования по фактическим показателям прошлых периодов.

Анализ результатов доступен в отчетах «План-фактный анализ работы ТС», а также Отчет «План предоставления услуг».

Учет ГСМ и технических жидкостей

В блоке «ГСМ» решаются следующие задачи:

Расчет нормативного и фактического расхода топлива и ТЖ.
Учет расхода топлива для составных механизмов и специальных автомобилей.
Расчет расхода ГСМ по настраиваемым алгоритмам (формулам).
Учет заправок и сливов ГСМ.
Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС.
Операции с ТЖ и маслами.

Расчет нормативного и фактического расхода топлива и ТЖ:

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.
Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).
Доступен детализированный расчет расхода ГСМ в Путевых листах (с учетом этапов задания) и учет фактов экономии и пережогов топлива в каждом рейсе.
Есть учет расхода ТЖ и масел в каждом рейсе.

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива в программе разработаны в соответствии с Приказом Министерства Транспорта

Расчет расхода ГСМ по настраиваемым алгоритмам (формулам)

В программе имеется конструктор формул для расчета ГСМ, позволяющий создать собственный алгоритм расчета расхода топлива для автомобиля. Также предусмотрены готовые редактируемые шаблоны формул:

Заправки и сливы ГСМ и ТЖ

Основные возможности:

Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика.
Возможность загрузки заправок из внешних систем:
- из процессинговых центров;
- из систем спутникового мониторинга;
- из системы «Опти-24» — личного кабинета «Газпромнефть»;
- из системы «Передовые платежные решения».
Управление топливными картами.
Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.
Учет фактов сливов топлива.
Возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей.

Операции с ТЖ

В программе предусмотрен учет операций с техническими жидкостями (ТЖ) и маслами. Возможно учитывать долив масла по акту, по ТО, прочий, слив масла, а также прочий расход ТЖ и масел.

Анализ оборотов топлива и ТЖ на предприятии

Полную картину по движению топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью многочисленных отчетов:

ведомость движения ГСМ;
ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
заправки ГСМ;
сравнение заправок по пластиковым картам и многие др.

Учет ремонтов и агрегатов

Основные возможности:

Учет заявок на ремонт.
Возможность подачи заявки на ремонт через мобильное приложение водителя.
Отслеживание текущего статуса заявки.
Согласование документов «Заявка на ремонт» и «Ремонтный лист».
Учет плановых ТО и ремонтов автомобилей.
Учет ТО по сервисной книжке.
Планирование загрузки ремонтных зон.
Печать унифицированной формы М-11 «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист».
Учет шин, агрегатов и прочей дополнительной комплектации.
Учет операций с агрегатами и контроль их технического состояния.

Учет плановых ТО и ремонтов автомобилей

Программа позволяет учитывать различные виды ТО техники. Есть возможность настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т. д.), так и в зависимости от календарных сроков.

Для каждого вида ТО в программе возможно добавлять модели ТС и список работ и З/Ч в рамках этого ТО.

Поддерживается возможность загрузки/выгрузки из Excel работ и запчастей.

Есть возможность учета ТО «по сервисной книжке». Доступна функция копирования сервисных книжек.

Ремонты

Есть возможность учета ремонта в собственной ремонтном зоне, а также в стороннем автосервисе.

Для планирования оптимальной загрузки собственной ремонтной зоны предусмотрен инструмент: «Планирование загрузки ремонтных цехов».

Учет шин, агрегатов и прочей дополнительной комплектации

В программе фиксируется информация о каждом агрегате:

Учет агрегатов и дополнительной комплектации автомобилей выполняется в разрезе каждого автомобиля, шин — еще и разрезе мест установки.
По шинам учитываются характеристики, серийный номер, дата и место установки.
Автоматически рассчитывается текущий пробег и износ шин, можно прогнозировать сроки их замены.

Предусмотрен инструмент «Мастер установки шин», который позволяет механику быстро и наглядно устанавливать, менять шины, видеть установленные шины:

Также для удобства работы механика предусмотрен «АРМ Механика»:

Есть отчеты, позволяющие проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта: «Планирование ТО», «График ТО». Отчеты для анализа использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, анализа рейтинга автомобилей по затратам на ремонт:

Учет ДТП и штрафов водителей

В программе есть учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП):

Учет и оформление документов о ДТП.
Учет данных экспертизы, ущерба и страховой компании.
Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД.
Ведение рейтинга водителей-нарушителей.

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями:

Учет данных характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.
Хранение фотографии нарушений.
Загрузка штрафов из платного сервиса «Штрафов.Нет».
Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п.
Ведение рейтинга водителей-нарушителей.
Ведение аналитики по видам нарушений ПДД.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Складской учет запчастей и расходных материалов

Основные возможности:

Адресное хранение запчастей на складе (ячеистый склад).
Учет поступления запчастей, топлива, ТЖ и расходных материалов на склад.
Внутреннее перемещение номенклатур между складами.
Списание товаров на автомобиль.
Возможность проведения инвентаризаций.
Контроль актуальных остатков товаров на складах.

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов:

Учет работы водителей

Решаются основные задачи:

учет выработки и рабочего времени водителей;
начисление заработной платы по путевым листам.

Функциональные возможности позволяют:

Учитывать сменные графики работы водителей.
Формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т. д.).
Использовать графики работы как для предприятия в целом, так и для его подразделений (например, графики работы автоколонн).
Заполнять водителей в документы с учетом смен.
Производить план-фактный анализ отклонений водителя от графика (недоработки, переработки).

Для оперативного планирования работы сотрудников предусмотрена обработка «Редактирование рабочего времени», позволяющая просматривать графики работы сотрудников и редактировать отклонения от графиков.

Доступна возможность корректировать плановое рабочее время сотрудников без изменения графика работы. Корректировки позволяют планировать рабочее время с учетом отклонений, например, отпуск или больничный.

Корректировка плана учитывается при заполнении экипажа ТС по графикам в документах.

Есть возможность печати графика работы сотрудника на год, в том числе с учетом корректировок.

Предусмотрена возможность ввода отклонений в использовании водителями рабочего времени (документ «Использование сотрудниками рабочего времени»). Доступно формирование табеля учета рабочего времени — унифицированная форма Т13.

Есть учет начислений и выплат водителям, предусмотрена их выгрузка в типовые конфигурации «1С».

Пассажирские перевозки

Функционал предназначен для осуществления и контроля пассажирских перевозок, предоставляет следующие возможности:

учет поступления и выдачи билетов;
оформление билетно-учетных листов;
учет сданной выручки водителями;
оформление посадочных ведомостей;
формирование расписания движения;
учет выходов автобусов на линию.

В программе предусмотрена печатная форма ПЛ автобуса (форма 6).

Учет доходов и затрат автопарка

Решаются задачи:

учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
расширенная настройка различных планов затрат по организациям;
учет расходов на платные дороги в разрезе транспортных средств («Платон»);
учет расходов на платные парковки;
учет прочих затраты на автомобили;
планирование затрат будущих периодов.

Прямые затраты автопарка определяются на основании путевых и ремонтных листов, выдач расходных материалов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания, стоимость расходных материалов, износ автомобилей и шин.

При проведении Путевого листа расходы по статьям ГСМ, зарплата и прочие прямые затраты могут быть распределены по Заказам на ТС, которые в него включены.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Контур по учету расходов будущих периодов позволяет распределять расходы на страхование автомобилей.

Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков и заказов на ТС.

По итогу работы можно проанализировать общие финансовые результаты работы автопарка:

А также проанализировать рентабельность работы каждого автомобиля: