Описание функционала
Основные подсистемы «Модуля 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP»:
- Подсистема учета транспортных средств.
- Подсистема учета горюче-смазочных материалов.
- Подсистема учета работы транспортных средств, строительной техники и средств механизации.
- Подсистема управления тарифами на перевозки.
- Подсистема учета пассажирских перевозок.
- Подсистема учета рабочего времени водителей и начисление заработной платы.
- Подсистема интеграции с системами спутникового мониторинга.
Учет транспортных средств
Функциональные возможности подсистемы «Учет транспортных средств»:
- Ведение справочника Транспортные средства. В разделах подсистемы «Учет транспортных средств» можно получить информацию о госномере автомобиля, номерах двигателя и кузова, данные о марке машины, сведения о габаритах, весе и грузоподъемности. Пользователь может легко получить сведения о закрепленном за транспортным средством экипаже и о выданных документах (полис ОСАГО, медицинская справка, карта и пр.). Возможен просмотр различных комплектующих, таких как: аптечка, огнетушители, средства навигации и связи, просмотр данных об установленных шинах и аккумуляторах. Имеются сведения о пластиковых картах для заправок ГСМ.
- В карточке ТС имеется несколько закладок, поэтому ввод и корректировка нужной информации возможны без выхода из вышеуказанного пункта меню. Внесенные в систему данные о водителе и о сопроводительных документах автоматически отслеживаются на уровне контроля срока действия и корректности заполнения.
- Контроль сроков замены шин, аптечек, аккумуляторов. Данные об аптечках, рациях, аккумуляторах и другом дополнительном оборудовании просматриваются для каждого автомобиля в отдельности. Регистрация контрольных дат замены шин осуществляется не только для определенной машины, но и имеет привязку к месту установки шин. Функции модуля позволяют отслеживать срок эксплуатации и пробег по дате и месту монтажа каждой покрышки. При обработке путевого листа программа рассчитывает пробег отдельно взятой шины указанного автомобиля (на основании данных географической «привязки» места установки). Полученная информация используется при создании отчетов по срокам замены шин и формировании ведомостей дополнительного оборудования.
- Сбор сведений о дорожно-транспортных происшествиях (ДТП). Модуль позволяет вести статистику по дорожно-транспортным происшествиям. В программу вносятся следующие данные: номер, марка и другие характеристики автомобилей, участвовавших в ДТП, а также информация о документах водителей и других участников происшествия, заключения экспертной комиссии и данные о страховых выплатах. Собранные сведения используются при формировании отчетов, необходимых для расследования причин происшествия. Подобная статистика позволяет выявить водителей, наиболее часто задействованных в ДТП. На основании систематизированных данных возможно проверить затраты на ремонт машины, сопоставив их с выплаченными страховыми суммами.
- Проверка окончания сроков действия пакета документов, необходимых для транспортировки пассажиров и грузоперевозок. Настройки модуля позволяют отслеживать сроки действия различной документации, которая выдается водителям или оформлена на транспортное средство. Удобный интерфейс позволяет организовать выборку документов через специальный справочник по виду документа: полис ОСАГО, сертификат, медицинская справка, виза, карта и т.д. Количество документов для проверки ограничений не имеет.
Учет горюче-смазочных материалов
Назначение подсистемы «Учет ГСМ» — настройка норм расхода горюче-смазочных материалов, расчет фактического и нормативного расхода топлива, учет поступления и выдачи ГСМ.
Приход и расход ГСМ отражается в меню «Поступление товаров» и «Заправка ГСМ», учет расхода горюче-смазочных материалов оформляется, исходя из отметок путевых листов. Специальное меню предназначено для учета возвращаемого топлива на склад, например, в случае возврата излишка при поломке автомобиля.
Программа предоставляет возможность для оформления разных типов заправок. При заправке транспортного средства со склада наглядно представлен учет прихода и расхода топлива. В меню предусмотрено несколько типов оплаты заправки: за наличные, по талонам, по пластиковой карте. В случае заправки по пластиковой карте в программе возможна выгрузка детальной информации из отчетов заправок с последующим сравнением с данными, полученными от водителя. Для типа заправки «от поставщика» реализована возможность получения информации по заправкам ведущих процессинговых центров «Лукойл», «Интеркард», «Сибнефть», «ТНК-Магистраль», «Газпромнефть», «Автокард».
Существует возможность доработки и реализации автоматической загрузки отчетов детализации для процессинговых центров, не входящих в вышеуказанный список (при условии предоставления отчетов детализации в электронном виде в доступном открытом формате (xls, txt, DBF и пр.). На основании переданной информации формируются сводные отчеты и происходит сверка с данными водителей.
В программе предусмотрена возможность настройки сезонных надбавок в расчетах расхода топлива, а также надбавок за работу в сложных условиях.
В модуле учета ГСМ применяется расчет расхода топлива на основании данных путевого листа. Это осуществляется согласно нормам расхода, которые задаются в подменю «Модели транспортных средств». Расчет происходит в соответствии с нормативными документами Министерства транспорта и выполняется по следующим параметрам:
- Использование топлива для дополнительного оборудования,
- Учет возраста транспортного средства,
- Потребление топлива на работу отопительного устройства,
- Расход топлива при изменении веса,
- Линейный расход на пробег а/м,
- Потребление ГСМ на дополнительные операции,
- Затраты топлива на запуск двигателя,
- Расход на пробег при выполнении спецработы,
- Издержки на простой со включенным двигателем.
В программе по обороту ГСМ предусмотрено формирование ведомостей по движению ГСМ. Сюда относятся: сравнение по расходу горюче-смазочных материалов отдельных автомобилей, реестр выдачи талонов, отчет регистрации заправки ТС по пластиковой карте, по заправкам.
Учет работы транспортных средств, строительной техники и средств механизации
В подсистеме «Учет работы транспортных средств, строительной техники и средств механизации» ведется учет заказов на автотранспорт, путевых и маршрутных листов..
Возможен прием заказов на транспортное средство как от внутренних подразделений компании, так и от внешних клиентов. В карточке заказа фиксируются: маршрут перевозки, параметры перевозимого груза, требования к транспортному средству. Настройки программы позволяют контролировать выполнение заказа на всех этапах перевозки. При приеме заказа прослеживаются отложенные платежи и наличие задолженностей у заказчика услуг.
При выписке разнарядки на отгрузку автотранспорта учитываются возможные режимы работы ТС и рабочее расписание экипажей. На данном этапе происходит автоматическая проверка ТС на предмет пригодности для планируемого рейса. Задаются следующие критерии: наличие необходимой документации для предстоящего рейса, срок действия планового ТО не должен выходить за пределы установленной нормы.
В программе предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам: № 3 — для легковых автомобилей, № 4-П (повременный) и № 4-С (сдельный) — для грузовых автомашин, форма № 3 для специальных ТС, формы ЭСМ2, ЭСМ3, ЭСМ7 — для строительной техники, форма № 6 — для автобусов, а также путевые листы для индивидуальных предпринимателей.
Создание путевых листов возможно посредством формирования каждой путевки вручную, а также при помощи автоматической выписки путевых листов пакетами. При пакетной выписке экономится рабочее время диспетчера. С помощью данной опции в течение короткого промежутка времени возможно сформировать и распечатать документы по заданным параметрам. При создании нового листа показатели спидометра и данные по остаткам топлива импортируются в автоматическом режиме с предыдущей путевки. При закрытии путевого листа происходит расчет по заданным пользователем параметрам выработки: учет времени ТС в работе и простое, расчет пробега автомобиля с грузом и без, вес и объем груза. В путевом листе фиксируются данные о работе персонала, обслуживающего ТС, что позволяет производить соответствующие начисления заработной платы сотрудника.
Опции программы «Модуль 1C:Управление автотранспортом для 1C:ERP» позволяют настроить планирование текущей работы транспортных средств посредством специального АРМ.
При помощи меню «Диспозиция ТС» можно настроить сортировку по местонахождению и состоянию автомобиля. Пользователь может наблюдать изменение статусов по транспортному средству в онлайн режиме. Например, если ТС запланировано в рейс, то можно увидеть, на каком этапе грузоперевозки оно находится, или отследить, что машина сейчас в ремонте.
На основании полученной информации из путевых листов генерируются отчеты по выработке и пробегу автомобиля, наработке оборудования и отчет по простоям. Ведется статистика технико-эксплуатационных показателей ТС, формируется журнал путевых листов (форма ТМФ-8).
Управление тарифами на перевозки
Функциональные возможности подсистемы «Управление тарифами на перевозки» позволяют настраивать прейскуранты и тарифы на транспортные услуги. Возможно задавать параметры расчета для существующих тарифов в зависимости от настроек маршрута, типа ТС, объема и качества выполняемых работ.
Благодаря многогранной структуре в программе реализована возможность установки широкой системы фильтров. Задав определенный промежуток времени, пользователь может формировать акты выполненных работ, счета с различным уровнем детализации. По введенным параметрам в автоматическом режиме формируется реестр транспортных услуг по контрагентам.
Учет рабочего времени водителей и начисление заработной платы
В подсистеме осуществляется учет отработанного времени, анализируется выполненный объем работ и производится расчет заработной платы.
На основании путевых листов регистрируется продолжительность отработанного времени по соответствующим кодам и фиксируются отклонения. Для автоматизации учетных данных используется форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени». При начислении заработной платы учитываются фиксированная сумма оплаты труда, начисленные проценты, оплата ночных часов, а также выплаты согласно сдельным тарифам от выполненного объема.
При помощи фильтрации возможна настройка тарифов по заданным параметрам. Например, происходит привязка ставки к маршруту и при переходе водителя на другой маршрут происходит автоматический пересчет цены, согласно которому будет происходить оплата. В программе настроена опция консолидации нескольких тарифов в единый тарифный план.
Интеграция с системами спутникового мониторинга транспорта
В «Модуле 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP» можно объединить данные из систем спутникового слежения и мониторинга транспорта.
Встроенный модуль «1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» позволяет определять текущее местоположение автотранспорта, фиксировать пробег и нагрузку. При использовании карт в форматах INGID, WMS, MapQuest регистрируется движение автомобиля в режиме реального времени и с проекцией на заданный маршрут. В модуле настроена фиксация случаев нарушений скоростного режима. Через web-управление модулем отслеживаются показатели датчиков (тревожная кнопка, датчики температуры, данные системы CAN, тахограф). Система CAN обеспечивает подключение более 20 дополнительных устройств, с помощью которых возможна одновременная передача информации. С помощью автомобильных и персональные трекеров, GPRS-навигаторов ведется GPRS-мониторинг транспорта и контроль расхода топлива, фиксируется время простоя и нахождения в пути, поддерживается связь с диспетчером.
На основании полученных данных формируется сравнительный отчет по планируемым расходам на топливо, сведениям на пробег, зафиксированным системой мониторинга, формируются сводные отчеты по показателям датчиков.
В функционале «1C:Центр спутникового мониторинга» доступно определение расхода топлива, регистрация данных установленных датчиков, информационное сопровождение маршрута и снятие отчетов с привязкой к географическим координатам, возможность отправки собранной информации на трекер. Инновационное решение позволяет интегрировать данные, полученные с ведущих телематических платформ.
В «Модуле 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP» реализована возможность загрузки данных из систем спутникового мониторинга Omnicomm, Wialon, Автограф, Автотрекер, СКАУТ, Dynafleet. Интеграция с системами спутникового мониторинга позволяет непосредственно в 1С отражать и текущее местоположение транспортного средства, и трекинг за любой произвольный период. Загрузка данных по расходу топлива и выполненным заправкам и сливам помогают вести контроль за нецелевым расходом ГСМ.
Кроме того, посредством специальной настройки системы возможен импорт данных мониторинга из промежуточных файлов открытого формата, что позволит отслеживать местоположение автомобиля.
