Статья будет полезна руководителям подразделений, финансовым директорам, аналитикам, менеджерам по продажам и всем сотрудникам, которые регулярно работают с отчетами в системах «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием».
Многие отчеты в компании требуют регулярной проверки: остатки на складах, дебиторская задолженность, выполнение плана продаж. Если сотрудник каждое утро вручную открывает 1С, формирует отчет и пересылает результат коллегам — это потеря времени и риск забыть или пропустить важные данные.
В конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP реализован механизм автоматической рассылки отчетов по электронной почте. Система сама формирует нужную аналитику по заданному расписанию и отправляет их на указанные адреса.
В статье «1С‑Рарус» расскажем, как настроить автоматическую рассылку отчетов, чтобы нужная информация приходила вовремя без ручных действий.
Содержание статьи
Зачем нужна автоматическая рассылка отчетов
Автоматическая рассылка отчетов решает несколько задач:
- Экономия времени — отчеты формируются и отправляются без участия сотрудника.
- Регулярность — гарантия, что отчет приходит ежедневно, еженедельно или с другой заданной периодичностью.
- Актуальность данных — каждый раз отчет строится по текущим данным базы.
- Контроль — руководитель получает отчет на почту и может быстро принять решение, не заходя в 1С.
Рассылки отчетов в 1С используются для автоматического формирования отчетов и доставки сформированных результатов получателям.
Предварительная настройка: учетная запись электронной почты
Прежде чем создавать рассылку, необходимо настроить системную учетную запись электронной почты в программе. Для этого необходимо создать новую учетную запись, указав данные ящика электронной почты. После сохранения настроек программа выполнит проверку подключения, и на указанный адрес будет отправлено тестовое письмо.
Если отчеты приходится регулярно формировать вручную, настройка автоматической рассылки позволит полностью убрать эту рутину. Специалисты «1С-Рарус» настроят рассылку отчетов в 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP Управление предприятием: отчеты будут автоматически формироваться по расписанию и отправляться нужным сотрудникам без участия пользователей. Узнайте подробности у специалиста.
Настройка рассылки отчетов и их параметров
Рассылка позволяет выбрать один или несколько отчетов из доступных в системе, а также выполнить настройки для каждого из выбранных.
При рассылке отчет может быть вставлен прямо в тело письма или прикреплен как вложение в формате электронной таблицы. Дополнительно можно заархивировать вложения и установить для архива пароль.
В теме письма и тексте сообщения можно использовать параметры, которые при отправке автоматически заменяются на конкретные значения — например, дату формирования отчета.
Настройка расписания
При создании рассылки есть возможность настроить расписание, по которому будет осуществляться рассылка. Например, можно настроить ежедневную отправку отчета по остаткам на складе в 9:00 менеджерам по продажам или еженедельную отправку отчета по валовой прибыли по понедельникам в 10:00 руководителям отделов.
Хотите, чтобы отчеты по продажам, остаткам или дебиторской задолженности приходили руководителям автоматически и без ручных действий сотрудников? — специалисты «1С-Рарус» помогут настроить рассылку отчетов в системе. Подключим почтовую отправку, настроим расписание и проверим корректность формирования отчетов, чтобы важная аналитика всегда приходила вовремя. Узнайте больше у специалистов.
Выбор получателей и параметров доставки
При настройке рассылки отчетов необходимо указать, кому будет отправляться отчет. В качестве адресатов могут выступать:
- пользователи системы,
- организации,
- контрагенты,
- партнеры,
- физические лица.
Для каждого получателя в карточке должен быть заполнен адрес электронной почты.
Существует также возможность отправлять персональные отчеты — когда каждому получателю приходит документ, сформированный именно по его данным (например, расчетный листок сотрудника или отчет по продажам конкретного менеджера).
Проверка и контроль отправки
После создания рассылки рекомендуется выполнить тестовую отправку. В это время система сформирует отчет и отправит его на указанные адреса для проверки.
Успешное выполнение рассылки подтверждается зеленым кружком и указанием времени последней отправки. Все отправленные письма из 1С также можно найти в папке «Отправленные» почтового ящика.
Резюмируя
- Автоматическая рассылка отчетов — это встроенная функция в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP, которая избавляет сотрудников от рутинной работы и гарантирует, что ключевые отчеты доставляются вовремя и без ошибок.
- Настройка занимает считанные минуты, а результат — регулярная информированность всей команды.
Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.
Ответы ЛК «1С-Рарус»
