Статья будет полезна руководителям, бухгалтерам, менеджерам по продажам и закупкам, ИТ-специалистам, специалистам отдела контроля качества, а также всем пользователям, работающим с документами в системах «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием».
В компаниях, где с одним документом работает несколько сотрудников, регулярно возникает один и тот же вопрос: кто внес изменения, и когда это произошло? Без контроля за историей правок легко потерять важные данные, одобрить устаревшие цифры или не найти виновника ошибки. Ручной контроль — через заметки в чатах или «запомнил» — неизбежно приводит к сбоям.
В конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP реализован встроенный механизм версионирования объектов, который автоматически сохраняет каждую версию документа или справочника и позволяет в любой момент узнать, кто, когда и что именно изменил.
В статье «1С‑Рарус» расскажем, как настроить и использовать версионирование документов для полного контроля над изменениями.
Содержание статьи
Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.
Что такое версионирование и зачем оно нужно?
Версионирование объектов — это хранение всех версий документов и справочников в информационной базе «1С». При каждом изменении объекта система автоматически фиксирует новую версию, включая данные об авторе правки, дате и содержании изменений.
Функция позволяет ответить на три ключевых вопроса:
- Кто изменил объект?
- Когда произошли изменения?
- Что именно было изменено?
Без версионирования компания рискует столкнуться с типичными проблемами:
- Невозможно определить автора ошибочной правки в документе.
- Нет способа восстановить предыдущее состояние заказа или договора.
- Потеря данных при случайном удалении или перезаписи реквизитов.
- Конфликты между сотрудниками из-за неясности, кто изменил цены, количества или условия.
Как включить и настроить версионирование
Чтобы включить и настроить версионирование, нужно:
- Активировать механизм хранения истории изменений в системных настройках.
- После этого откроется доступ к инструменту настройки — с его помощью можно задать индивидуальные параметры отслеживания версий для разных типов данных: определить, для каких объектов будет фиксироваться история изменений и с какой детализацией сохранять версии.
Не получается настроить версионирование документов в системе или не уверены, какие параметры выбрать? — специалисты «1С‑Рарус» помогут сделать это за вас. Настроим механизм так, чтобы все изменения в документах автоматически фиксировались: будет видно, кто и когда внес правки, а при необходимости можно будет быстро сравнить версии или вернуть документ к предыдущему состоянию. Узнайте больше на консультации со специалистом «1С‑Рарус».
Варианты сохранения версий
Система предлагает три режима сохранения версий, которые выбираются с помощью команды «Установить вариант версионирования»:
- Никогда — значение установлено всем объектам по умолчанию; история изменений не ведется.
- При записи — версия объекта создается при каждой записи. Подходит и для документов, и для справочников.
- При проведении (для документов) — версия создается только после первого проведения документа, что позволяет не создавать версии незаполненных или черновых документов и экономить объем базы.
Для справочников доступны только первые два режима, для документов — все три.
Команда «Установить вариант версионирования — По умолчанию» восстанавливает те варианты, которые были предусмотрены на этапе проектирования конфигурации
Сроки хранения версий
Для каждого типа документа и справочника можно отдельно задать срок хранения версий. Доступные варианты:
- за последнюю неделю;
- за последний месяц;
- за последние три месяца;
- за последние шесть месяцев;
- за последний год;
- бессрочно.
Для контроля объема базы предусмотрен отчет «Количество и объем хранимых версий объектов», доступный из формы настроек хранения.
Как посмотреть историю изменений?
Историю изменений можно посмотреть для тех объектов, по которым настроено версионирование. У таких документов в списке появляется специальный значок — зеленый карандаш с часами.
Открыть историю изменений можно двумя способами:
- По значку на панели соответствующего АРМ (например, «Заказы клиентов»).
- Через меню «Еще», затем «История изменений» в форме самого документа.
При нажатии открывается журнал версий, где отображается полная хронология правок: кто и когда вносил изменения.
Обратите внимание: текущая версия документа выделяется жирным шрифтом.
Сталкивались с ситуацией, когда в документе неожиданно меняются цены, количество или условия сделки, а определить, кто внес изменения, невозможно? — значит, в системе не используется версионирование. В результате сотрудники тратят время на поиски ошибок, возникают споры между отделами, а иногда приходится заново восстанавливать данные. Специалисты «1С‑Рарус» помогут настроить механизм версионирования в системе, чтобы все изменения фиксировались автоматически и можно было увидеть полную историю правок в документе.
Как сравнить версии и вернуться к предыдущему состоянию документа?
Для каждой версии доступны три действия:
- Открыть версию — просмотр конкретной версии документа в виде отчета.
- Сравнить — формируется наглядный отчет, где цветовым выделением отмечены реквизиты, которые были изменены, удалены или добавлены.
- Перейти на версию — приведение документа к виду выбранной версии (откат изменений).
Отчет сравнения содержит легенду для расшифровки цветового выделения, что позволяет быстро определить характер каждого изменения.
Резюмируя
- Версионирование документов — это встроенная и бесплатная функция в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP, которая обеспечивает полный контроль над историей правок.
- Настройка занимает несколько минут, а результат — прозрачность, ответственность пользователей и возможность в любой момент восстановить документ.
Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.
Ответы ЛК «1С-Рарус»
