Кадровая отчетность в 2026 году: список отчетов, сроки, штрафы и изменения

Статья будет полезна кадровым специалистам, бухгалтерам, главным бухгалтерам и руководителям организаций.

Кадровая отчетность — это целая система обязательств перед государственными органами. В 2026 году кадровая отчетность по‑прежнему включает разные виды отчетов и требования, а данные необходимо передавать сразу в несколько ведомств: Социальный фонд России, Росстат, службу занятости, военкоматы и МВД. При этом у каждой формы — свои сроки, правила и ответственность за ошибки.

В новом выпуске линия консультаций «1С‑Рарус» разберет:

Какие отчеты входят в кадровую отчетность?

Кадровая отчетность охватывает сразу несколько государственных органов. В зависимости от вида данных сведения передаются в:

• Социальный фонд России (СФР);
• Росстат;
• службу занятости;
• военкоматы;
• МВД (при работе с иностранными гражданами).

Сами отчеты различаются по периодичности:

• срочные — подаются сразу при наступлении события;
• ежемесячные;
• ежеквартальные;
• годовые.

Отдельно формируется внутренняя отчетность для управленческих задач: анализ текучести кадров, структуры персонала, возраста, квалификации и других показателей.

Что такое форма ЕФС‑1 и как она применяется?

Ключевая форма кадровой отчетности — ЕФС‑1. Это единая форма сведений, которая заменила несколько ранее действовавших отчетов и стала основным инструментом передачи кадровых данных в Социальный фонд России.

Основные особенности ЕФС‑1:

• Титульный лист заполняется при каждой отправке.
• В отчет включается только тот раздел, по которому есть событие.
• Данные подаются по месту регистрации организации или ИП.

Отдельное внимание в структуре формы уделяется разделу 2. В нем отражаются сведения, связанные со страховыми взносами на травматизм, результатами медосмотров и специальной оценки условий труда. При этом часть подразделов заполняется только при наличии соответствующих условий — например, если у сотрудников есть право на досрочную пенсию или применяются специальные тарифы.

С 2026 года в форме появились дополнительные требования: работодатели обязаны указывать численность работающих инвалидов.

Обратите внимание: если в компании более 11 сотрудников, ЕФС‑1 подается только в электронном виде.

Сроки сдачи кадровой отчетности

Единого срока сдачи формы ЕФС‑1 нет — он зависит от типа события:

• Прием или увольнение сотрудника — на следующий рабочий день.
• Перевод — до 25 числа следующего месяца.
• Сведения о стаже — ежегодно.
• Раздел по травматизму — ежеквартально до 25 числа числа следующего месяца.
• Добровольные взносы — ежеквартально до 25 числа числа следующего месяца.

Обратите внимание: если срок сдачи выпадает на выходной день, он переносится на ближайший рабочий.

Отдельно стоит учитывать форму СЗВ‑М. Ее обязаны сдавать все работодатели — как организации, так и индивидуальные предприниматели, если они привлекают к работе сотрудников по трудовым договорам или договорам гражданско-правового характера, по которым начисляются страховые взносы.

Исключение составляют только те категории, у кого нет наемных работников — например, индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы или крестьянские фермерские хозяйства без персонала.

Ответственность за ошибки и просрочки в кадровой отчетности

Ошибки и просрочки в кадровой отчетности напрямую приводят к штрафам. Причем санкции применяются не только к организации, но и к должностным лицам. Наиболее частые случаи:

• просрочка отчетности — 500 рублей за каждого сотрудника;
• ошибки в персональных данных — 500 рублей за каждого сотрудника;
• несвоевременная сдача отчетов по травматизму — до 5% от суммы взносов.

Отчетность в Росстат

В отличие от СФР, отчетность в Росстат подается не всеми организациями. Компании включаются в выборку по ряду критериев — виду деятельности, численности, выручке. Это означает, что схожие по деятельности компании могут сдавать разный набор отчетов. Проверять актуальный перечень необходимо через официальный сервис Росстата по ИНН.

С 2026 года применяются обновленные формы статистической отчетности. Среди наиболее распространенных:

• Форма №1‑Т — сведения о численности и заработной плате работников (как правило, годовая форма для организаций, не подающих П‑4).
• Форма №1‑Т (ГС и МС) — аналогичный отчет для государственных и муниципальных служащих.
• Форма №1‑Т (условия труда) — отражает условия труда сотрудников, включая данные по рабочим местам и факторам производства.

В зависимости от деятельности организации Росстат может назначить и другие формы. Например:

• отчеты по численности и оплате труда;
• формы по инвестициям, основным средствам и финансовым показателям;
• отраслевые отчеты — для IT, строительства, транспорта, торговли и других сфер;
• формы по производству, услугам или перевозкам.

Сроки сдачи отчетности стандартные:

• ежемесячные — до 15 числа следующего месяца;
• квартальные — до 15 числа следующего за окончанием квартала месяца;
• годовые — чаще всего до 1 апреля следующего года.

Обратите внимание: индивидуальные предприниматели сдают отчетность в Росстат только при попадании в выборку, и для них обычно предусмотрены упрощенные формы.

Штрафы за нарушения по статистической отчетности выше, чем по большинству кадровых форм:

• для должностных лиц — от 10 до 20 тыс рублей;
• для организаций — от 20 до 70 тыс рублей;
• при повторном нарушении суммы увеличиваются.

При этом ответственность наступает только в том случае, если организация включена в выборку и получила уведомление о необходимости сдачи отчетности.

Отчеты в службу занятости и военкомат

Помимо отчетности в СФР и Росстат, работодатели обязаны передавать сведения в службу занятости и вести воинский учет.

В службу занятости передается несколько видов сведений. Основной блок — информация о вакансиях: ее нужно направлять не позднее 5 рабочих дней с момента появления свободного рабочего места. Если условия по вакансии изменились, обновленные данные также необходимо передать в течение 5 рабочих дней.

Отдельно подается отчетность по квотам для инвалидов. Ее обязаны сдавать организации с численностью от 35 сотрудников. В отчете отражаются:

• среднесписочная численность работников;
• установленная квота;
• количество фактически трудоустроенных инвалидов;
• количество оборудованных рабочих мест.

Также в службу занятости передаются данные о кадровых изменениях. Например, при планируемом сокращении численности или штата работников информация подается заранее:

• за 2 месяца — в общем случае;
• за 3 месяца — при массовых увольнениях;
• за 2 недели — для индивидуальных предпринимателей.

Воинский учет — отдельное направление, которое требует внимания. Организации обязаны вести учет сотрудников, подлежащих воинскому учету, и ежегодно формировать план работы по учету. Этот план согласовывается с военкоматом и направляется не позднее 31 декабря. Дополнительно подаются сведения:

• о численности работающих и забронированных граждан — два раза в год;
• о сотрудниках, подлежащих постановке на учет;
• об изменениях данных (например, смена места жительства).

С 2026 года допускается передача отчетности в военкоматы в электронном виде с использованием электронной подписи.

Отчетность при работе с иностранными сотрудниками

При работе с иностранными гражданами у работодателя возникает дополнительная обязанность — уведомлять органы МВД о кадровых изменениях. Уведомление требуется при:

• заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином;
• расторжении такого договора.

Срок подачи — не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения договора. Нарушение этого срока считается основанием для привлечения к ответственности, даже если сам факт трудоустройства оформлен корректно.

Помимо этого, работодатели и принимающие стороны обязаны передавать сведения о пребывании иностранных граждан на территории России. Это касается информации о месте проживания, перемещениях и иных данных, связанных с миграционным учетом.

Обратите внимание: важно не только соблюдать сроки, но и корректно заполнять форму уведомления. Ошибки в данных или нарушение установленного формата также могут привести к штрафам.

Как упростить работу с отчетностью?

Основная сложность кадровой отчетности связана не столько с заполнением форм, сколько с постоянными изменениями требований и необходимостью контролировать сроки сдачи. Отчеты подаются в разные ведомства, и без автоматизации возрастает риск ошибок и пропусков.

В большинстве случаев эту задачу решают с помощью учетных систем и специализированных сервисов. В решениях 1С для этого используются:

• Регулярные обновления конфигураций — формы и форматы отчетности поддерживаются в актуальном состоянии.
• Сервис «1С‑Отчетность» — позволяет формировать, проверять и отправлять отчеты напрямую из программы, без выгрузки в сторонние системы.
• Информационная система «1С:ИТС» — содержит инструкции по заполнению отчетов, разъяснения и примеры, что особенно важно при изменении форм и требований.
• Календарь бухгалтера — помогает отслеживать сроки сдачи, показывает ближайшие отчетные даты и перечень необходимых форм.

Обратите внимание: перед сдачей отчетности важно обновить программу. Устаревшие формы и форматы — одна из самых частых причин отказа в приеме отчетов.

Что изменилось в 2026 году?

2026 год усилил требования к кадровому учету и отчетности сразу по нескольким направлениям. Изменения затрагивают как сами формы отчетности, так и подход к выплатам сотрудникам и работе с персональными данными.

В первую очередь, обновлена форма ЕФС‑1. Расширен состав передаваемых сведений, в том числе добавлены новые показатели, которые необходимо учитывать при формировании отчетности.

Также изменились условия по страховым взносам и минимальному размеру оплаты труда. Повышение МРОТ напрямую влияет на расчет базы для начисления взносов. В частности, если заработная плата сотрудника (например, руководителя) ниже установленного минимума, страховые взносы должны рассчитываться исходя из МРОТ.

Отдельный блок изменений касается стимулирующих выплат. Премии теперь рассматриваются как часть заработной платы, а не как произвольная выплата по усмотрению работодателя. С учетом нововведения:

• Премии нельзя назначать или отменять без оснований.
• Различия в размерах выплат по одной и той же должности должны быть обоснованы.
• Порядок начисления должен быть закреплен во внутренних нормативных документах.
• Снижение премий без дисциплинарных оснований может быть признано нарушением.

Это означает, что компаниям необходимо пересмотреть положения об оплате труда и убедиться, что система премирования прозрачна и документально подтверждена.

Также усиливается контроль за обработкой персональных данных. Организациям важно четко разграничивать ситуации, в которых согласие сотрудника на обработку данных требуется, и те, где оно не нужно.

Резюмируя

• Кадровая отчетность включает широкий перечень форм и подается в разные ведомства.
• Основной отчет — ЕФС‑1, который объединяет несколько видов сведений.
• Сроки сдачи зависят от события и требуют постоянного контроля.
• Нарушения приводят к штрафам, в ряде случаев — существенным.
• Снизить риски помогает автоматизация процессов и работа с актуальными формами.

Материал актуален на июнь 2026 года.