Статья будет полезна руководителям компаний, специалистам по кадровому учету, ИТ-специалистам, администраторам информационных систем, юристам и сотрудникам, отвечающим за обработку персональных данных.
Практически каждая организация сегодня работает с персональными данными сотрудников, клиентов, контрагентов и посетителей сайтов. Это автоматически делает компанию оператором персональных данных и накладывает обязанности по соблюдению требований Федерального закона №152-ФЗ.
Нарушение правил обработки персональных данных может привести не только к штрафам, но и к репутационным рискам. Поэтому компаниям важно не ограничиваться сбором согласий, а выстроить полноценную систему документооборота и контроля.
В нашем новом материале рассмотрим, какие обязанности возникают у операторов персональных данных, и как сервис 152DOC помогает подготовить необходимые документы и корректно организовать работу.
Оглавление
- Что считается персональными данными
- Когда организация становится оператором персональных данных
- Какие требования предъявляются к обработке персональных данных
- Как проходит контроль со стороны Роскомнадзора за соблюдением закона
- Для чего предназначен сервис 152DOC
- Подготовка организационно-распорядительных документов
- Работа с электронной подписью и криптографической защитой
- Формирование уведомления оператору персональных данных
- Модель угроз безопасности информации
- Конструктор согласий
- Почему важно выстроить системную работу с персональными данными
Что считается персональными данными
Персональные данные — это любые сведения, которые позволяют прямо или косвенно идентифицировать человека. К таким данным относятся паспортные реквизиты, ФИО, дата рождения, адрес, ИНН, СНИЛС, контактный телефон, электронная почта и биометрические сведения.
Отдельные данные могут не считаться персональными сами по себе. Например, номер телефона без привязки к конкретному человеку. Однако в сочетании с фамилией или иными сведениями он уже становится персональными данными.
Подобная информация хранится практически в любой организации — в кадровых базах, CRM‑системах, интернет-сервисах, медицинских и образовательных учреждениях.
Когда организация становится оператором персональных данных
На практике оператором персональных данных становится большинство компаний. Достаточно, чтобы организация:
- оформляла сотрудников;
- заключала договоры с физическими лицами;
- собирала данные клиентов для выполнения заказов;
- использовала формы обратной связи на сайте;
- применяла электронные подписи сотрудников.
Если хотя бы один из этих процессов присутствует, организация обязана соблюдать требования закона и обеспечивать защиту информации.
Какие требования предъявляются к обработке персональных данных
Закон устанавливает принцип минимизации: собирать можно только те сведения, которые необходимы для конкретной цели. Например, для рассылки новостей не требуется паспортная информация.
Организация должна:
- получать согласие субъекта персональных данных;
- фиксировать цели обработки;
- обеспечивать конфиденциальность;
- прекращать обработку по истечении срока;
- поддерживать актуальность защитных мер;
- уведомлять Роскомнадзор об утечке данных в установленные сроки.
Ответственность за нарушения может наступить как для компании, так и для должностного лица.
Как проходит контроль со стороны Роскомнадзора за соблюдением закона
Контроль осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок, наблюдения и профилактических визитов. Проверяющие анализируют документы, уведомления, сайт компании, порядок обработки и хранения данных.
Для успешного прохождения проверки рекомендуется иметь полный комплект регламентов, согласий и актов, а также обучить сотрудников правилам работы с персональными данными.
Для чего предназначен сервис 152DOC
Сервис 152DOC представляет собой конструктор, который помогает оператору персональных данных подготовить необходимую документацию и выстроить систему работы.
Пользователь проходит мастер заполнения, последовательно указывая сведения об организации, информационных системах, сотрудниках и доступах. На основании введенных данных автоматически формируется комплект необходимых документов.
Подготовка организационно-распорядительных документов
В сервисе 152DOC фиксируются реквизиты организации, назначаются ответственные лица и формируется комплект документов по работе с персональными данными.
Отдельно указываются:
- помещения, где размещены информационные системы;
- сотрудники, имеющие доступ;
- сторонние организации, получающие данные;
- комиссии по определению уровня защищенности.
Готовый комплект документов можно сохранить и использовать при проверках.
Работа с электронной подписью и криптографической защитой
Электронная подпись также содержит персональные данные, поэтому необходимо документально фиксировать места ее использования и хранения ключей.
В документации отражаются:
- используемые средства криптографической защиты;
- сотрудники, имеющие доступ;
- места хранения ключевых контейнеров.
Если сотрудники работают удаленно, эти рабочие места также должны быть включены в перечень.
Формирование уведомления оператору персональных данных
Отдельный блок сервиса 152DOC формирует уведомление для Роскомнадзора. В нем указываются регионы обработки, информационные системы, ответственные лица и сторонние контрагенты.
Часть сведений подставляется автоматически из ранее заполненных данных, что снижает риск ошибок и ускоряет подготовку уведомлений.
Модель угроз безопасности информации
Сервис позволяет сформировать документы по модели угроз безопасности для каждой информационной системы. В них описываются возможные риски утечки и меры защиты.
На основе этих данных служба безопасности определяет правила доступа, требования к инфраструктуре и порядок реагирования на инциденты.
Конструктор согласий
Встроенный чат-помощник пошагово сопровождает пользователя при создании форм согласий. Сервис предлагает корректные формулировки и автоматически обновляет шаблоны при изменении законодательства.
Это позволяет значительно сократить время подготовки документов и снизить вероятность ошибок.
Почему важно выстроить системную работу с персональными данными
Работа с персональными данными требует системного подхода: необходимо не только получать согласия, но и документально фиксировать процессы, обеспечивать защиту информации и быть готовым к проверкам.
Использование сервиса 152DOC позволит автоматизировать подготовку документов, поддерживать их актуальность и снизить риски нарушений при работе с персональными данными.
Резюмируя
- Любая организация, которая собирает данные сотрудников или клиентов, признается оператором персональных данных.
- Для соблюдения требований законодательства РФ необходимо оформить организационно-распорядительные документы, согласия и уведомления.
- Важно фиксировать места хранения информации, круг сотрудников с доступом и применяемые средства защиты.
- Подготовка модели угроз и контроль мер безопасности помогают снизить риск утечек и санкций.
- Использование сервиса 152DOC позволяет автоматизировать подготовку документации и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Материал актуален на май 2026 года.
Ответы ЛК «1С-Рарус»
