Какую отчетность по трудовым договорам сдавать в 2026 году?

Статья будет полезна бухгалтерам, главным бухгалтерам, кадровым специалистам, финансовым менеджерам и руководителям организаций.

При заключении трудовых договоров и выплате доходов работникам у работодателя возникает обязанность представлять отчетность по НДФЛ, страховым взносам и кадровым событиям. Перечень форм и сроки их представления зависят от наличия выплат и статуса налогового агента.

В новом выпуске линия консультаций «1С‑Рарус» разберет:

Какие отчеты по НДФЛ нужно сдать?

Основной формой отчетности по НДФЛ является расчет 6-НДФЛ. Его обязаны представлять все налоговые агенты, выплачивающие доходы физическим лицам. Если выплат в расчетном периоде не было, обязанности сдавать расчет нет. Если доход был хотя бы один раз в году, отчетность необходимо сдавать весь год.

Сроки сдачи:

• за I квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца;
• за год — не позднее 25 февраля.

Справки о доходах (бывшая 2‑НДФЛ) подаются только по итогам года в составе расчета.

Если организация не выплачивает доходы, но опасается блокировки счета, можно сдать нулевой расчет, либо направить уведомление об отсутствии обязанностей налогового агента.

Обратите внимание: уплата страховых взносов с МРОТ за руководителя без зарплаты не делает организацию налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае 6-НДФЛ можно не сдавать, если других выплат нет.

Как сдавать расчет по страховым взносам?

Расчет по страховым взносам (РСВ) сдают организации и ИП, которые производят выплаты физическим лицам. Сроки сдачи:

• I квартал — до 27 апреля 2026 года;
• полугодие — до 27 июля;
• 9 месяцев — до 26 октября;
• год — до 25 января 2027 года.

Обратите внимание: в 2026 году применяется обновленная форма расчета по страховым взносам. При этом за I квартал 2026 года страхователи, не относящиеся к субъектам МСП из приоритетных отраслей, вправе представить расчет по прежней форме.

Какие сведения подавать в СФР?

Работодатели представляют сведения в СФР в составе формы ЕФС‑1. В нее входят разные разделы в зависимости от ситуации. Основные виды сведений:

1. Сведения о трудовой деятельности

   Срок представления:

   • При приеме, увольнении, заключении или прекращении договора — не позднее следующего рабочего дня.
   • В остальных случаях — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.

2. Сведения о страховом стаже

   Срок представления:

   • Ежегодно — за 2026 год не позднее 25 января 2027 года.

3. Сведения о страховых взносах на травматизм

   Срок представления:

   • Ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
   • За I квартал — до 27 апреля.
   • За полугодие — до 27 июля.
   • За 9 месяцев — до 26 октября.
   • За год — до 25 января.

Обратите внимание: в форму ЕФС‑1 включаются только те разделы, которые применимы к организации. Заполнять все подразделы не требуется.

Когда подавать дополнительные формы и уведомления?

Помимо основной отчетности работодатели представляют персонифицированные сведения о физических лицах. Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

При этом сведения за последний месяц квартала можно не подавать, поскольку соответствующая информация включается в расчет по страховым взносам.

Резюмируя

• Перечень отчетности определяется наличием выплат сотрудникам и выполнением функций налогового агента. Если выплат нет, часть форм можно не представлять.
• Расчет 6‑НДФЛ сдается только при наличии доходов физлиц. Если выплата была хотя бы один раз в году, отчетность необходимо представлять в течение всего года.
• Расчет по страховым взносам и сведения в составе формы ЕФС‑1 подаются при наличии начислений в пользу работников или иных застрахованных лиц. При отсутствии выплат допускается представление нулевых форм.
• Помимо основной отчетности работодатели обязаны сдавать персонифицированные сведения и уведомления об исчисленных суммах налогов, включая уведомления по НДФЛ, которые подаются в особом порядке.

Материал актуален на май 2026 года.