Работа с 1С:ИТС: Как сократить риски потери документов?

Эта статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровой службы, топ-менеджерам, а также сотрудникам, коммуницирующим с контрагентами.

Документооборот является важной частью любого предприятия, так как все хозяйственные операции должны подтверждаться документально.

Организации могут вести учет на бумаге или с помощью электронных возможностей. В выпуске расскажем, почему организациям стоит перейти на электронный документооборот и поговорим о преимуществах сервиса «1С-ЭДО».

Преимущества сервиса «1С-ЭДО»

• Возможность использования сервиса без дополнительной оплаты — достаточно иметь какую-либо конфигурацию 1С.
• Уменьшение количества бумажной работы.
• Сокращение ошибок ручного ввода.
• Экономия на архивах, так как все документы хранятся в базе.
• Экономия денежных средств на оплату труда сотрудников архивов и курьеров.
• Оперативная передача электронного документа.
• Сокращение времени на поиск документа.

Узнайте подробнее о сервисе здесь.

Какое количество документов можно отправлять бесплатно?

В рамках 1С:ИТС ПРОФ пользователь может бесплатно отправлять до 100 пакетов документов.

Если пользователь превышает установленный лимит, то каждый новый пакет документов будет оплачиваться отдельно в тарифе 10 рублей за пакет.

Обратите внимание: мы рекомендуем делать ежедневное архивное копирование информационных баз для исключения риска потери данных.

Механизмы бумажного и электронного документооборотов

Что происходит при бумажном документообороте?

1. Создание первичного документа.
2. Ввод реквизитов контрагента и там, и там.
3. Создание первичного документа.
4. Печать документа на принтере.
5. Проставление подписи и печати у руководителя.
6. Запись документа в реестр исходящих документов.
7. Отправка документа курьером или почтой.
8. Подпись документа и проставление печати руководителем другой стороны.
9. Возвращение курьера с подписанным другой стороной документом.

Что происходит при электронном документообороте?

1. Создание первичного документа.
2. Автоматический ввод реквизитов.
3. Нажатие кнопки «Отправить электронный документ», чтобы отправить документ контрагенту.
4. Подписание другой стороной документа ЭЦП.
5. Отправка документа контрагенту.

Обратите внимание: сервис автоматически при отправке документа направляет его к оператору ЭДО, попутно формирует документ подтверждения даты отправки, а извещение о получении электронного документа получателем предоставляет спецоператор связи.

Безопасно ли передавать документы через спецоператора?

Оператор связи не хранит документы, а выступает лишь посредником в передаче. Все документы хранятся только у продавца и покупателя. У спецоператора остаются только транзакционные документы, а сам отправленный документ хранится в базе клиента.

Безопасность передачи документов гарантируется кодировкой данных. Данные отправляются в зашифрованном виде между идентификаторами продавца и покупателя после отправки и принятия приглашения.

Обратите внимание: для передачи документов не нужно пользоваться таким же спецоператором, что и контрагент. Пользователю достаточно работать с 1С-ЭДО.

Проверка документов и уменьшение риска их потери

Как свести риск потери документов к нулю?

В случае использования электронного документооборота присутствуют небольшие риски потери документов, связанные, например, с неисправностью жесткого диска. Тем не менее, если организация использует облако, то эти риски сводятся к нулю.

Как ФНС проверяет документы?

Все документы, отправленные в ФНС, проверяет робот. Отчеты загружают в компьютер, программа считывает данные отчета и сверяет счета-фактуры продавца и клиента.

Если робот выявил нарушение, декларация по НДС будет непринятой или сданной частично. Тогда и продавцу, и покупателю направляется требование пояснения ошибки.

Работа с порталом ЭДО

1. Переходим на вкладку «Техподдержка».
2. Этот раздел предназначен для тех, кто пользуется или будет пользоваться ЭДО.
3. Здесь расположены пошаговые текстовые и видео инструкции по работе с сервисом 1С-ЭДО.

Примеры работы с 1С-ЭДО

Возможность сопоставления номенклатуры

Если номенклатура пользователя по названию не совпадает с номенклатурой контрагента, но по сути означает одно и то же, можно выполнить процедуру сопоставления и указать в документе сопоставимые номенклатуры.

Маркировка товаров

Все больше и больше товаров сейчас подвергаются обязательной маркировке. Процесс маркировки и передачи информации о товарах происходит через систему «Честный знак».

В данном случае информацию о маркированных товарах получает как ФНС, так и система «Честный знак». Для удобства передачи информации может использоваться электронный документооборот. Поэтому если компания использует ЭДО, то в Честном знаке нужно будет просто ввести идентификатор «1С-ЭДО». Тогда через оператора ЭДО в Честный знак будет поступать информация о том, что маркируемый товар выбыл с предприятия или торговой точки, и данные марки будут списаны.

Как отправить приглашение?

1. Переходим в справочник «Контрагенты».
2. Находим подраздел «ЭДО».
3. Рядом с некоторыми строками указана пиктограмма с двумя стрелочками. Это означает, что контрагенты уже подключены.
   Обратите внимание: если значок выделен серым цветом, это означает, что контрагенты используют ЭДО, но обмен с ними еще не настроен. После принятия контрагентом приглашения пиктограмма станет зеленого цвета.
4. Нажимаем «Отправить приглашение», чтобы настроить обмен документами с контрагентом.
5. Готово. Теперь пользователь может отправлять документы.

Механизм отправки и получения документа

1. Чтобы отправить документы, пользователь должен их выбрать.
   Обратите внимание: пользователь может выбрать несколько пакетов документов, зажав клавишу Ctrl и выбрав несколько реализаций.
2. Нажимаем на кнопку «ЭДО», затем «Отправить электронный документ».
3. Готово. Документы отправились контрагенту.
4. Чтобы получить документ, пользователь должен зайти в раздел «Покупки».
5. Нажимаем на кнопку «Текущие дела ЭДО».
6. Нажимаем «Получить».
7. Из папки входящих появляется документ.
8. Открываем документ и проверяем его.
9. Нажимаем кнопку «Подтвердить».
10. Документ переходит в папку «Подписать».
    Обратите внимание: если пользователь выберет папку «Входящие», то утвердить, подписать и отправить документы можно одной клавишей.

Отправка произвольных договоров

При необходимости пользователь может отправить произвольный документ. Например, спецификации к товару, договор на заключение сделки и т. д.

1. Переходим в «Текущие дела ЭДО».
2. Создаем произвольный документ.
3. По нажатию ссылки «Создать произвольный документ» можно прикрепить нужный файл.
4. Отправляем документ контрагенту.

Обратите внимание: на произвольных документах визуализация печати ЭЦП не предусмотрена, но документ считается юридически подписанным, потому что транзакции по подписанию этого документа и подписи, сопровождающие документ, будут видны.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Работа с кадрами на удаленке
• Ответы на вопросы по работе с сервисом «1С:Кабинет сотрудника»
• Оперативное получение консультаций в сервисе «1С-Коннект»
• Работа с 1С:ИТС: Ответы на вопросы по сервису «1С-Коннект»